Excel hat ausgedient: Die 5 wichtigsten Vorteile einer digitalen Schichtplanung

Das Erstellen eines Schichtplans ist ein schwieriger Prozess. Neben zeitlichen Faktoren gilt es auch gesetzliche Vorschriften, betriebsinterne Vereinbarungen sowie Wünsche der Mitarbeiter zu berücksichtigen. In unserem neuesten Blogpost haben wir Ihnen deshalb die 5 wichtigsten Vorteile einer digitalen Schichtplanung zusammengefasst und zeigen auf, warum Excel endgültig ausgedient hat.

Digitale Schichtplanung ist einfacher und effektiver

Die Vorteile einer Schichtplan Software liegen auf der Hand

✔️ Online Personalplanung spart Zeit

Wenige Klicks reichen aus, um Schichten zu erstellen und Mitarbeiter mithilfe von Drag & Drop zuzuweisen. Dabei rechnen Dienstplanungs-Tools und -Apps für Sie die bereits geplanten Stunden Ihrer Mitarbeiter zusammen und zeigen Ihnen mögliche Interessenskonflikte oder Arbeitswünsche an. So entsteht innerhalb kürzester Zeit ein mit allen Wünschen ausgestatteter Dienstplan. Dazu kann auch die Zeiterfassung komplett online geschehen. Egal, ob am Computer, Tablet oder als App auf dem Smartphone. Mit moderner Schichtplan Software können sich Ihre Mitarbeiter zudem einfach online ein- und ausstempeln. Die erfassten Arbeitszeiten, sowie gewünschte andere Informationen werden Ihnen dann übersichtlich aufbereitet zur Verfügung gestellt.

✔️ Ende des Papierkriegs

Schluss mit der Zettelwirtschaft: Sich stapelnde Papierberge, verschwundene Formulare und nicht lesbare Anträge gehören der Vergangenheit an. Mit einer Schichtplan Software wird alles übersichtlicher, klarer und einfacher dargestellt. Als Schichtplaner hat man bei der Erstellung einer Schichtplanung so, dank verschiedener Darstellungsoptionen, immer alles im Blick. Ist eine Schicht z.B. nicht ausreichend besetzt, wird das vom System angezeigt und kann in wenigen Schritten behoben werden. Auch Interessenskonflikte, Arbeitswünsche sowie Daten aus der Arbeitszeiterfassung und Urlaubsverwaltung sind in einer Schichtplan Software ersichtlich. Dank cloudbasiertem Zugriff können nach abgeschlossener Personaleinsatzplanung dann alle Mitarbeiter auf den Schichtplan zugreifen, um Ihre Einsatzzeiten einzusehen – auch mit mobilen Geräten per App.

✔️ Transparentes Vergabeverfahren

Welche Schichten noch nicht besetzt sind, kann online für Ihr Personal sichtbar gemacht werden. So haben Ihre Mitarbeiter dann die Option, sich auf ihre Wunschschichten zu bewerben. Das Vergabeverfahren wird dadurch transparent und Sie brauchen nur noch einen verfügbaren Mitarbeiter auswählen. Das Online-Verfahren bietet Ihnen zudem höhere Planungssicherheit und mehr Gestaltungsspielraum, da sich Arbeitswünsche leichter in die Einsatzplanung integrieren lassen. Volle Transparenz ist aber natürlich kein Muss: Für jeden Mitarbeiter kann in einer modernen Schichtplan Software einzeln eingestellt werden, welche Teile des Schichtplans dieser einsehen darf.

✔️ Einfach Arbeit abgeben

Mitarbeiter können Arbeitswünsche angeben und so am Schichtplan mitarbeiten. Eine Schichtplan Software ermöglicht theoretisch aber noch eine weitere Möglichkeit der Teilhabe: Sie können Ihren Mitarbeitern auch Planungsaufgaben übertragen und sie Teile oder komplette Dienstpläne erstellen und verwalten lassen. Mit der Funktion der Rechtevergabe erleichtern Sie Ihre Arbeit und können - falls gewünscht - den Planungsprozess auf mehrere Schultern verteilen. Die Entscheidung bleibt natürlich bei Ihnen.

✔️ Sicherheit geht vor

Papier lässt sich verlieren, Excel-Dokumente können aus Versehen gelöscht werden. Bei einer professionellen Schichtplan Software sind Ihre Daten hingegen sicher. Alle eingetragenen Schichten und Arbeitszeiten werden auf mehreren deutschen Servern gespeichert. Selbst im unwahrscheinlichen Falle eines Server-Crashs gehen also keine Daten verloren. Zu jeder Zeit können alle Daten des Dienstplans ortsunabhängig abgerufen werden.

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Sie können Ihre Dienstplanerstellung weiter mit Excel durchführen und dabei an viele Dinge denken müssen: Datensicherheit, Backups, Zugriffsrechte, IT-Organisationsstruktur, Festplatten zum Speichern und ein Ablagesystem für Papieranträge. Oder Sie steigen um auf shyftplan und überlassen der Software die Verwaltung. Das spart Ihnen viel Zeit, Nerven und langfristig auch Geld.

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