EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung: Zurück zur Stechuhr?

Das aktuelle Urteil des EuGHs, das die Arbeitgeber in den EU-Mitgliedstaaten zu kompletter Arbeitszeiterfassung verpflichtet, ist gerade in aller Munde- und stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. In vielen Unternehmen werden die Arbeitszeiten bislang nicht systematisch erfasst bzw. fehlen die entsprechenden Systeme- doch wie geht man das Thema Zeiterfassung am besten an? Wir geben Tipps!

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EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung: Tipps für Unternehmen

Das Europäische Gerichtshof hat in Luxemburg entschieden: Alle Arbeitgeber der EU - Mitgliedsstaaten sollen dazu verpflichtet werden, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig zu erfassen. Das soll die Arbeitnehmer schützen, denn nur durch die genaue Zeiterfassung aller geleisteten Stunden kann festgestellt werden, ob die zulässigen Arbeitszeiten überschritten werden. Die Rechte der Beschäftigten sollen durch das neue Gesetz gestärkt werden, da dies ohne ein Instrument zur Zeiterfassung äußerst schwierig oder gar praktisch unmöglich sei, so der Gerichtshof.

1. Bestandsaufnahme

Zunächst stellt sich die Frage: Werden im Unternehmen schon Arbeitszeiten erfasst oder fehlen die Erfassungssysteme noch komplett, da beispielsweise mit Vertrauensarbeitszeiten gearbeitet wurde? In vielen Unternehmen wird es bereits eine Form der Erfassung geben - sei es zur Dokumentation von Überstunden, von Minijobbern oder in typischen Branchen wie in der Industrie. Die Formen können vielfältig sein: Von der klassischen Stempeluhr über Excel-Sheets bis hin zu Apps. Können diese Methoden erweitert oder aufgerüstet werden, sodass alle Start- und Endzeiten, Pausen und Überstunden systematisch erfasst werden? Oder muss nach einer komplett neuen Lösung gesucht werden? Was sind die besonderen Voraussetzungen, die das (bisherige oder neue) System erfüllen muss? Muss die Lösung z.B im Home Office genutzt werden können, mehrere Standorte abbilden können, sollte sie bei der Nicht-Einhaltung von Ruhezeiten warnen? Diese Voraussetzungen können je nach Unternehmen sehr unterschiedlich sein, deshalb ist eine individuelle Bestandsaufnahme ein wichtiger erster Schritt für alle weiteren Entscheidungen.

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2. Einbindung aller beteiligten Abteilungen

Je nach Unternehmensstruktur und -größe wird das Thema Arbeitszeiterfassung verschiedene Bereiche im Unternehmen berühren - IT, HR, Geschäftsführung. Diese sollten als Projektteam frühzeitig in einen gemeinsamen Entscheidungs- und Planungsprozess mit eingebunden werden, um alle Anforderungen zu berücksichtigen und Prozesse sauber aufzusetzen. Ist ein Betriebsrat vorhanden, ist es sicher sinnvoll, diesen von Anfang an mit einzubeziehen.

3. Entscheidung für neue Tools

Ist ein neues System für die systematische Arbeitszeiterfassung vonnöten, lässt sich dieses am effektivsten anhand einer nach Bestandsaufnahme erstellten Checkliste auswählen. Welcher Anbieter erfüllt welche Voraussetzungen? Empfehlenswert sind Lösungen, die alle nötigen Prozesse im Unternehmen abbilden, aber unkompliziert in der Anwendung sind, sodass die Mitarbeiter sie nach kurzer Einführung leicht nutzen können. Eine unkomplizierte Lösung ist unsere Software shyftplan. Neben der Kernfunktion der Schichtplanung bieten wir eine digitale Stempeluhr, mit der die Arbeitszeiten der Mitarbeiter minutengenau erfasst und auch Pausen direkt dokumentiert werden können. Dies kann via Browser oder mobil über unsere App geschehen - auch eine Bedienung im Home Office ist also problemlos möglich.

4. Planung des Einführungsprozesses

Ist die Entscheidung für eine Lösung gefallen, sollte dem Einführungsprozess ausreichend Zeit gewährt und der Prozess in einem zuvor festgelegten Projektteam gut geplant werden. Auch wenn sich das System intuitiv bedienen lässt, benötigt das Einpflegen bestehender Daten ggf. eine gewisse Zeit. Bei der Einführung neuer Lösungen sind Key-User hilfreich, die den Prozess begleiten und die Software im Anschluss möglichst weiter betreuen und deren Akzeptanz im Unternehmen fördern.

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5. Einbeziehung der Mitarbeiter

Eigentlich soll die Pflicht zur systematischen Zeiterfassung dem Schutz des Arbeitnehmers dienen - doch im Gegenteil schürt es bei manchen die Angst vor dem “gläsernen Mitarbeiter”. Hier empfiehlt sich eine transparente Kommunikation mit den Mitarbeitern: Welche Daten werden erfasst und warum, welche Daten werden nur in anonymisierter Form gespeichert?

Bei der Einführung neuer Systeme sollten entsprechende Schulungen für alle Mitarbeiter selbstverständlich sein, in denen auch um Feedback gebeten werden sollte, damit Prozesse ggf. weiter optimiert werden können. Und falls es mehrere Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt, sollten Mitarbeiter die Wahl haben und beispielsweise Zeit sowohl mobil als auch auf dem PC erfassen können.

Über uns - shyftplan

Wir bieten eine cloudbasierte Softwarelösung für Personalplanung und Mitarbeiterkommunikation. Dabei werden manuelle Prozesse automatisiert, indem strukturierte Kommunikation - vom Einsatzplan bis hin zum Abwesenheitsmanagement - digitalisiert werden. Darüber hinaus fördern wir die Selbstbestimmung der Mitarbeiter, indem diese in viele Prozesse schon von Anfang an miteinbezogen werden und nutzen so ein bisher ungeahntes Potential: Employee Intelligence. Zu den Kernfunktionen unserer Software gehören Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsplanung.

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