Fehlerquellen im Dienstplan

Dienstpläne können wahre Fehlerquellen sein. In diesem Blogpost erfahrt ihr, wo sich die Fehler einschleichen und wie Fehler vermieden werden können.

Fehlerquellen

Der fehlende Überblick

Ein effizienter Dienstplan erfordert einen guten Überblick über die verschiedenen Arbeitsbereiche, deren Bedürfnisse und die verfügbaren Ressourcen. Geht dieser Überblick verloren, erschwert dies die Schichtplanung ungemein und eine ineffiziente Verteilung der Ressourcen ist oft die Folge. Um stets den Durchblick zu behalten, ist es sinnvoll alle für die Dienstplanung relevanten Informationen an einem Ort zu sammeln. Dazu gehören unter anderem die Verfügbarkeiten sowie Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Änderungswünsche der Mitarbeiter. Zudem sollte der aktuelle Plan an einem Ort liegen, der für alle Mitarbeiter einsehbar ist. Um die Vielzahl an Informationen an einem Ort zu sammeln und für die Mitarbeiter zugänglich zu machen, bieten sich Cloud- Lösungen an.

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Fehlerhafte Stundenzettel

Die exakte Buchführung über tatsächlich geleistete Arbeitsstunden ist ebenfalls eine häufige Fehlerquelle. Der Abgleich von Soll- und Ist-Stunden ist besonders wichtig für die monatliche Abrechnung und sollte deshalb immer akkurat geführt werden. Besonders in größeren Unternehmen kann dies schnell untergehen und zu Problemen führen. Im besten Fall aktualisieren und führen sich die Stundenkonten von selbst. Die moderne Lösung des Problems sind Zeiterfassungstools sowie digitale Stundenkonten. Mithilfe von Zeiterfassungssoftware werden die tatsächlichen Arbeitszeiten der Mitarbeiter minutengenau erfasst und im digitalen Stundenkonto gesammelt. Auf diese Weise hat sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer stets im Blick, wie viele Stunden bereits gearbeitet wurden und wie viel Arbeitszeit noch zur Verfügung steht. Adé, falscher Stundenzettel!

einfache Zeiterfassung mit shyftplan

Schlechte Kommunikation

Kommunikation ist manchmal kompliziert und das vor allem, wenn es um die Dienstplanung geht. Die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter müssen erfragt, bei der Planung berücksichtigt und der fertige Dienstplan im nachhinein an die Mitarbeiter weitergegeben werden. Änderungs- bzw. Tauschwünsche bedeuten zusätzlichen Abstimmungs- und Kommunikationsaufwand. Oft finden die Absprachen per E-Mail oder Telefon statt. Dabei kommt es nicht selten vor, dass Informationen verloren gehen und im Schichtplan nicht berücksichtigt werden. Auf diesem Weg kommt es zu Fehlern im Dienstplan. Umso wichtiger ist es deshalb, klare Kommunikationswege und Regeln im Umgang mit der Informationsweitergabe festzulegen.

Im Rahmen der Digitalisierung sind viele neue Kommunikationskanäle entstanden, die einen schnellen, unkomplizierten Informationsaustausch ermöglichen. So nutzen einige Unternehmen Messengerdienste, um Absprachen bezüglich des Dienstplans zu treffen. In diesem Zusammenhang stellt die Datensicherheit eine große Herausforderung für Arbeitgeber dar. Gemäß Art. 32 Abs. 1 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind Arbeitgeber verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherung der personenbezogenen Daten zu treffen. Insbesondere in Bezug auf die Verschlüsselung der Daten bestehen bei einer Vielzahl der Dienste weiterhin Defizite. Businessversionen werden diese Mängel voraussichtlich beseitigen, die Einbindung von Messengerdiensten in die Mitarbeiterkommunikation bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass die Informationen bei der Dienstplanung automatisch berücksichtigt werden.

Die Chat-Lösungen einiger Dienstplan-Apps setzen genau an dieser Stelle an. Durch die Einbindung in die App, liegen die Informationen an einem Ort mit dem Dienstplan und können bei der Planung leichter berücksichtigt werden. Ob Messengerdienst oder Chat- Option in der Dienstplan- App: Die Zukunft verspricht Besserung im Hinblick auf die Kommunikation rund um den Dienstplan.

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Pausenzeiten und Verdienstgrenzen

Mitarbeiter haben meist eine maximal verfügbare Anzahl an Stunden, in denen sie eingeteilt werden (z.B. 40h/Woche) oder einen maximalen Verdienst (z.B. 450€/Monat), den sie erhalten dürfen. (§ 3 ArbZG) Zudem müssen Ruhe- sowie Pausenzeiten bei der Dienstplanung berücksichtigt werden. Bei einer Arbeitszeit unter 6 Stunden haben die Beschäftigten keinen Anspruch auf eine Pause, arbeitet der Angestellte jedoch zwischen 6 und 9 Stunden, steht ihm eine halbe Stunde Pause zu. Arbeitet der Mitarbeiter mehr als 9 Stunden, hat er, laut des Paragraphen 4 des Arbeitszeitgesetzes, das Recht 45 Minuten zu pausieren. Zwischen dem Schichtende und dem Beginn einer neuen Schicht müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen (§ 4 Abs. 1 ArbZG). Werden diese Vorgaben bei der Planung nicht beachtet, wird schnell über die Stunden- oder Lohn-Grenzen hinaus geplant bzw. manche Mitarbeiter werden zu viel oder zu wenig eingeteilt. Auch die Pausen- und Ruhezeiten können zur Überschneidung von Schichten oder zu Lücken im Plan führen und gelten deshalb als Fehlerquelle in der Dienstplanung.

Unklare Zuständigkeiten

Die Zuständigkeiten bei der Dienstplanung sollten klar verteilt sein. Oftmals gibt es einen Planer oder Manager, der für die Erstellung des Plans verantwortlich ist. Damit die Planung auch dann funktioniert, wenn diese Person im Urlaub oder krank ist, ist es wichtig, die Mitarbeiter in die Planung miteinzubeziehen. Ist der Plan in der Cloud gespeichert, können die Mitarbeiter den Plan nicht nur jederzeit einsehen, sondern zusätzlich bei der Erstellung des Plans sowie der Anpassung des Plans an Änderungen mithelfen. Dies entlastet nicht nur den Planer, sondern stärkt gleichzeitig die Mitbestimmung der Mitarbeiter und ist hilfreich, falls der Planer einmal ausfällt.

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