Mitarbeiter-Chat & Datenschutz

Bequem einen Mitarbeiter nach einem Schichttausch fragen, die nächste Fahrgemeinschaft organisieren oder wichtige Infos an mehrere Kollegen gleichzeitig kommunizieren - seit Juli dank shyftplans Mitarbeiter-Chat* auch DSGVO-konform möglich!

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Da uns immer wieder Fragen zum Thema Mitarbeiter-Chat & Datenschutz erreichen, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag zeigen, was DSGVO überhaupt bedeutet und wie genau der Mitarbeiter-Chat von shyftplan funktioniert.

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Was besagt die DSGVO?

Die Europäische Union hat eine Reihe von Regelungen geschaffen, welche zur Verarbeitung personenbezogener Daten dienen und diese vereinheitlicht. Dazu zählen sowohl öffentliche, als auch private Datenverarbeiter. Diese Regelungen bilden die Datenschutz-Grundverordnung - kurz: DSGVO.

Vor der Datenschutz-Grundverordnung regelten die EU-Mitgliedstaaten den Datenschutz eigenständig durch nationale Gesetze. Da es keine einheitliche Rechtsprechung gab, war das Datenschutz-Niveau von Land zu Land unterschiedlich. Durch den starken Zuwachs digitaler Medien und der immer häufiger werdenden Erhebung personenbezogener Daten im Internet, stieg auch die Notwendigkeit für eine Aktualisierung der Regelung zur Datensicherheit - so kam es im Mai 2018 zu der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union.

Durch die DSGVO soll der Schutz personenbezogener Daten innerhalb der EU sichergestellt, aber auch der freie Datenverkehr innerhalb des Europäischen Binnenmarktes gewährleistet werden.

Oberstes Ziel ist ein besserer Schutz der Persönlichkeitsrechte des Einzelnen, weswegen sämtliche Informationen nur noch mit Zustimmung der betroffenen Person gesammelt werden können und die Unternehmen offen kommunizieren müssen, warum und wie personenbezogene Daten verwendet werden. Außerdem soll die Transparenz bezüglich der Datennutzung erhöht werden. Es muss herauszufiltern sein, wie Webseiten und Unternehmen mit personenbezogenen Daten umgehen, welche aus den unterschiedlichen Online-Aktivitäten gewonnen werden können. Zusätzlich ist geregelt, dass Daten-Sicherheitsmängel innerhalb kürzester Zeit den zuständigen Behörden gemeldet werden müssen, um keine Schäden zu riskieren.

Die Datenschutz-Grundverordnung dient in erster Linie also vor allem einer Sache: Den Einzelnen vor Datenmissbrauch zu schützen. Daher gibt die DSGVO Privatpersonen zusätzliche Rechte hinsichtlich ihrer Daten. Dazu zählt die Zustimmung, sowie der Widerruf zum Erhalt werblicher Emails. Außerdem können Privatpersonen die Daten, die ein Unternehmen über sie speichert, anfordern und haben Anspruch darauf, diese löschen zu lassen. Zudem haben sie auch das Recht, zu wissen, wie ein Unternehmen die DSGVO erfüllt.

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Die Grundsätze zur Verarbeitung personenbezogener Daten zusammengefasst

Im Art. 5 der DSGVO werden sechs Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten aufgezählt:

1. Integrität und Vertraulichkeit

(„angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten […], einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung“)

2. Richtigkeit

(„es sind alle angemessenen Maßnahmen zu treffen, damit [unrichtige] personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht oder berichtigt werden“)

3. Speicherbegrenzung

(Daten müssen „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es […] erforderlich ist“)

4. Zweckbindung

(Verarbeitung nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke)

5. Datenminimierung

(„dem Zweck angemessen und erheblich sowie auf das […] notwendige Maß beschränkt“)

6. Rechtmäßigkeit

(“Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz”)

Der Mitarbeiter-Chat von shyftplan - natürlich DSGVO-konform

Uns liegt der Schutz unserer Kundendaten am Herzen, deswegen ist shyftplan DSGVO-konform und arbeitet mit dem höchsten Grad der Verschlüsselung im Netz. Um die Datensicherheit garantieren zu können und jegliche Form von Datenmissbrauch zu verhindern, sind shyftplans Server bei unserem Partner AWS ausschließlich in Deutschland gehosted und C5-zertifiziert.

Weitere Vorteile von shyftplans Mitarbeiter-Chat

Mitarbeitern und Schichtplanern wird es dank des Mitarbeiter-Chats noch einfacher gemacht, miteinander zu kommunizieren. Absprache zu Fahrgemeinschaften, Urlaubsplanung oder Schichttausch können in der App bzw. online in der Desktop-Version von shyftplan getätigt, statt über externe und potentiell unsichere Messaging-Dienste kommuniziert zu werden.

Gut zu wissen: Administratoren können den Chat für einen Standort oder Arbeitsbereich nicht nur an- und ausstellen, sondern auch entscheiden, wer mit wem kommunizieren kann. So kann zum Beispiel ein Arbeitsbereich oder auch ein gesamter Standort für den Austausch im Chat freigegeben werden. Administratoren haben natürlich jedoch keine Einsicht in die einzelnen, vertraulichen Gespräche. Chats können entweder zu zweit oder in einer Gruppe geführt werden. Gruppenchats eignen sich besonders gut für interne News aus dem Unternehmen, zum Austausch von Informationen über eine Schicht aber auch für Team-Veranstaltungen oder - Ankündigungen.

Über shyftplan

Wir bietet eine cloudbasierte Softwarelösung für Personalplanung und Mitarbeiterkommunikation. Dabei werden manuelle Prozesse automatisiert, indem strukturierte Kommunikation – vom Einsatzplan bis hin zum Abwesenheitsmanagement – digitalisiert wird. Darüber hinaus fördern wir die Selbstbestimmung der Mitarbeiter, indem diese in viele Prozesse schon von Anfang an miteinbezogen werden und nutzen so ein bisher ungeahntes Potential: Employee Intelligence. Zu den Kernfunktionen unserer Software gehören Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsplanung und Zeit- und Geldwirtschaft. Seit sechs Jahren am Markt, definieren wir Personalmanagement und -kommunikation neu.

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Quellen:

https://debitoor.de/lexikon/dsgvo https://www.dataguard.de/lp/datenschutz-grundverordnung/?gclid=EAIaIQobChMIqIum1Iy35AIVTLTtCh3fvQBuEAAYASAAEgL7Y_D_BwE https://de.m.wikipedia.org/wiki/Datenschutz-Grundverordnung#Aufbau_der_DSGVO

*Der Chat ist aktuell für die Pakete „Full“ und „Enterprise“ verfügbar.

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