shyft Hero: Berliner Newsroom GmbH

Mit Effizienz und gutem Zeitmanagement kennt sich die Berliner Newsroom GmbH aus, schließlich sind sie ständig auf der Jagd nach interessanten Stories aus der Hauptstadt und wollen diese schnell, informativ und hochwertig veröffentlichen. Daher ist es kein Wunder, dass der Berliner Newsroom sich zur Mitarbeitereinsatzplanung für shyftplan entschieden hat.

Newsroom Hero

Seit November 2016 hat die Berliner Newsroom GmbH die publizistische Gesamtverantwortung für die Berliner Zeitung und den Berliner Kurier. Sie legen großes Augenmerk auf die Berichterstattung über die deutsche Hauptstadt, dabei werden die unverwechselbaren eigenen Identitäten der Berliner Zeitung und des Berliner Kurier stark herausgestellt. Im integrierten Newsroom werden die Printversionen der beiden Tageszeitungen sowie sämtliche digitale Kanäle, Formate und neue Produkte übergreifend produziert. Dafür werden neue Arbeitsumfelder, neue Formen der Zusammenarbeit sowie neue, durch die Digitalisierung geprägte, Rollen geschaffen.

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Nach der Zusammenlegung der Redaktionen von Berliner Zeitung und Berliner Kurier entstand der Wunsch nach einem effizienten Personaleinsatzplanungs-Tool. Zuvor erfolgte die Einsatzplanung unter anderem über Excel-Tabellen. Das Problem dabei war, dass Schichtänderungen nur schwer erfolgreich in den Teams kommuniziert werden konnten. Bei kurzfristigen Ausfällen und Schichtänderungen waren zahlreiche Telefonate mit Mitarbeitern notwendig, zudem konnte nicht sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter von den Änderungen auf den ausgedruckten Plänen Kenntnis erhielten. 01 Berliner Newsroom

Planung, Kommunikation und Selbstbestimmung

Den Schlüssel zur Lösung der Planungsschwierigkeiten stellte unsere cloudbasierte Softwarelösung shyftplan dar. Einer der ausschlaggebenden Gründe für die Entscheidung war die Konformität der Software mit den Datenschutz- und IT-Richtlinien des Unternehmens. Zudem kann shyftplan die vielen verschiedenen Teams sowie deren spezifische Personalanforderungen und Schichten übersichtlich abbilden.

Der Newsroom Manager Jan Schmidt erklärt:

„Ich sehe sofort auf einen Blick, wie die Teams besetzt sind und wo es Engpässe gibt. Zudem ist es ein erheblicher Vorteil, dass ich schnell umplanen und die Planungsprozesse zügiger durchlaufen kann. Kleine Teams von fünf bis sechs Leuten organisieren sich bei uns sogar komplett selbst.”

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Dem Berliner Newsroom ist außerdem die Förderung der Selbstbestimmung bei den Mitarbeitern wichtig. Dies ist ein wesentliches Element bei der Planung mit shyftplan. Mitarbeiter können sich selbstständig auf Schichten bewerben, einen Schichtwechsel oder Urlaub beantragen. In jedem Team gibt es dazu einen Planer, der den Schichtplan verwaltet und Abwesenheitsanträge sowie Schichtbewerbungen akzeptiert. 02 Berliner Newsroom

Mehr Übersichtlichkeit und Eigenverantwortung bei der Schichtplanung

Planungsleiter Schmidt empfindet die hohe Transparenz der Software als großen Vorteil:

„Viele Mitarbeiter arbeiten Team-übergreifend. Sie können bei shyftplan genau sehen, in welchem Ressort bzw. in welcher Schicht und mit wem sie arbeiten. Wir haben zum Beispiel spezielle Spätdienste zu vergeben”, erklärt Schmidt. “Dank shyftplan weiß jeder sofort, wer sein Ansprechpartner und seine Mitstreiter für den Abend sind.”

Ein weiterer Vorteil der Transparenz in der Dienstplanung ist, dass diese die Selbstbestimmung der Mitarbeiter fördert und Prozesse vereinfacht. Jeder kann selbst schauen, wie viele Plus- oder Minustage er hat. Kollegen und Teamleiter können rechtzeitig bestimmen, dass freie Tage abgebaut werden sollen. Außerplanmäßig gearbeitete Schichten gehen nicht mehr verloren, da man sich auch rückwirkend auf gearbeitete Schichten bewerben kann. Die stärkere Eigeninitiative äußert sich auch bei der Urlaubsplanung positiv: Die Mitarbeiter schauen in shyftplan nach, wie die Besetzung in der gewünschten Urlaubswoche aussieht und stellen dann, wenn es gut aussieht, einen Urlaubsantrag. So übernehmen sie ein Stück Verantwortung für das ganze Team.

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