shyft hero: Gedikom GmbH

Vor drei Jahren hat die Gedikom GmbH damit begonnen, für die Kassenärztliche Vereinigung in Bayern Bereitschaftspraxen zu eröffnen. In den letzten beiden Jahren ist die Zahl der Praxen rasch auf jetzt 83 angestiegen - ein Wachstum, das den Einsatz einer professionellen Softwarelösung für Personaleinsatzplanung erforderte.

Gediko hero

Als hundertprozentiges Tochterunternehmen der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns übernimmt die Gedikom GmbH Kommunikations-Dienstleistung für das Gesundheitswesen, unter anderem im Call-Center und im Servicecenter-Bereich sowie in den Vermittlungen des ärztlichen Bereitschaftsdienstes. Im Rahmen der Bereitschaftsdienstreform eröffnet Gedikom seit 2016 zudem bayernweit Bereitschaftspraxen: Zur entlastung der Notaufnahme werden Patienten ohne akuten Notfall und mit normalen hausärztlichen Problemen an einen Bereitschaftsarzt verwiesen, der seinen Dienst nicht in seiner eigenen Praxis, sondern in einer der derzeit 83 Bereitschaftspraxen in Bayern absolviert. Für diese Praxen stellt Gedikom die Medizinischen Fachangestellten.

In den Gemeinschaftspraxen arbeiten im Schnitt zehn Mitarbeiter mit entsprechend fundierter medizinischer Ausbildung, um dem Bereitschaftsarzt assistieren zu können. Jede Praxis verfügt über eine Erstkraft, die auch administrative Aufgaben hat und für die Dienstplanung vor Ort zuständig ist. Die zentrale Personalverwaltung und Planung erfolgt am Hauptsitz in Bayreuth.

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Challenge: Personaleinsatzplanung im medizinischen Bereich

Eine besondere Herausforderung bei der Personaleinsatzplanung für die Bereitschaftspraxen ist, dass jede Schicht zwingend mit mindestens einem Medizinischen Fachangestellten besetzt sein muss und bei kurzfristigem Ausfall schnell Ersatz gefunden werden muss. Zusätzlich sind Verdienstgrenzen zu berücksichtigen, denn die Mitarbeiter sind in der Regel als Minijobber tätig. Zudem muss insgesamt eine große Anzahl von Mitarbeitern geplant und abgerechnet werden: Derzeit sind 812 aktive Mitarbeiter in der Planungssoftware verzeichnet.

Excel kommt an seine Grenzen

Bis Ende 2017 erfolgte die Dienstplanung der Mitarbeiter in den Bereitschaftspraxen über Excel-Tabellen. Diese waren relativ ausgefeilt und enthielten feste Schichtkürzel, bei denen die Zeiten bereits automatisch hinterlegt waren. Das System funktionierte zwar in der Zentrale, gestaltete sich aber problematisch, sobald das Personal vor Ort in den verschiedenen Gemeinschaftspraxen Zugriff auf die Dateien erhalten musste: die Excel-Sheets mussten hin- und hergeschickt werden, ein zeitgleicher Zugriff war nicht möglich. Dies war unkomfortabel und auch fehleranfällig:

„Ich kann nicht davon ausgehen, dass jede Erstkraft mit Excel vertraut ist oder das Programm zuhause überhaupt auf dem Rechner hat“

, schildert Susanne Schinke, Bereichsleiterin Personalwesen bei Gedikom, das Problem.

„Wir haben hier in der Zentrale auch schon Dienstpläne zurückerhalten, in denen das gesamte Excel-Sheet nicht mehr funktionsfähig war. Hier mussten wir also schnell reagieren und eine Alternative finden.“

Hinzu kam, dass sich die Vorbereitung der Abrechnung ohne ein spezielles Tool langwierig und unkomfortabel gestaltete: Weil der einzelne Mitarbeiter nicht auf den Excel-Dienstplan zugreifen konnte, mussten die Mitarbeiter in den Praxen noch einmal händisch Zeitzettel ausfüllen. Diese wurden in der Personalabteilung der Zentrale dann wieder in ein anderes Excel-Tool übertragen, um entsprechende Schichtzulagen und Urlaubstage zu ermitteln und einen Nachweis über die geleisteten Stunden zu haben. Entscheidung für professionelle Software

Das enorme Wachstum an Gemeinschaftspraxen – Ende 2017 waren es 27, derzeit sind es bereits 83 – machte die bisherige Planung via Excel unmöglich. Gedikom erkundigte sich über zehn Anbieter für Personaleinsatzplanung am Markt und entschied sich schließlich für die Software von shyftplan:

„Zum einen ist die Wahl auf shyftplan gefallen, weil es uns wichtig war, dass es eine App gibt, die die Mitarbeiter in den Praxen auch nutzen können, egal mit welchem Endgerät“

so Schinke.

„Nicht jeder Mitarbeiter hat einen PC zuhause, die meisten haben aber ein Smartphone. Deshalb war die Nutzung über eine App für uns ein sehr wichtiger Faktor.“

Weitere wichtige Anforderungen für Gedikom waren ein detailliertes Rollen- und Rechtssystem und die Fähigkeit, spezifische Arbeitszeitmodelle, Schichtzulagen, Feiertagsbezahlungen sowie die Urlaubsplanung abzubilden. Zudem war es den Entscheidern wichtig, dass die Server in Deutschland stehen.

Einführung parallel zur Eröffnung von elf neuen Praxen

Der Einführungsprozess erfolgte schnell und reibungslos: Im Januar 2018 eröffneten elf neue Praxen mit rund 110 Mitarbeitern, die von Beginn an komplett mit der neuen Software geplant wurden. Die bereits zuvor eröffneten Praxen fungierten über einen kurzen Zeitraum als Testobjekt: um die Software testen zu können und eventuelle Fehler ausschließen zu können, wurden shyftplan und Excel parallel genutzt. Innerhalb von drei Monaten war die Software komplett ausgerollt. Die Personalabteilung stellte Arbeitshilfen zusammen, die sie den Mitarbeitern in kurzen Einführungen an die Hand gab. Aufwändige Schulungen waren nicht notwendig:

„Das Programm ist eigentlich selbsterklärend“, so Schinke.

„Es ist einfach genug, dass es auch jemand versteht, der nicht besonders Software-affin ist.“

Die Vorteile: Leichte Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit und Zeitersparnis Neben der einfachen und komfortablen Bedienung der Software schätzt Schinke vor allem die Übersicht, die ihr shyftplan bietet:

„Ich habe hier am Standort als Verantwortliche einfach einen Gesamtüberblick. Durch die Filtermöglichkeiten, die shyftplan bietet, kann ich mir schnell alle nötigen Informationen beschaffen. Ich kann mir die Mitarbeiter einer einzelnen Praxis angucken, Gruppen bilden und Abwesenheitsarten wie z. B. Urlaub anzeigen lassen. Wenn meine Sachbearbeiterinnen von Mitarbeitern von außerhalb angerufen werden, können diese sich über das System sofort ein Bild der aktuellen Lage machen. So klären sich dann schnell die Fragen darüber, was gearbeitet, abgerechnet und eingetragen wurde und ob der Urlaubsanspruch und die Urlaubsplanung passen. Das ist für uns ein Riesenvorteil.“

Auch bei der Herausforderung, dass jede Schicht besetzt sein und bei Ausfall kurzfristig Ersatz gefunden werden muss, kann die Software unterstützen: Speziell am Wochenende sind Mitarbeiter als Springer eingeplant, die dann im Bedarfsfall kontaktiert werden können. Zudem ermöglicht shyftplan, die Verdienstgrenze bei Minijobbern im Auge zu behalten, denn die Software zeigt an, wenn Mitarbeiter aufgrund dessen nicht mehr eingeplant werden können.

Gedikom nutzt nicht nur die Planungsfunktionen und das Abwesenheitsmanagement von shyftplan, sondern auch die Möglichkeiten der Lohnabrechnung Hier sieht Schinke einen großen Vorteil in der enormen Zeitersparnis:

„Mit der Software kann ich innerhalb von zwei Tagen die komplette Lohnabrechnung für die Personalabteilung umsetzen. Das macht eine Mitarbeiterin mehr oder weniger alleine. Dabei ist shyftplan mit der Datenerhebung für die Abrechnung absolut zuverlässig.“

Wir entwickeln unsere Software-Lösung stetig weiter und arbeiten hier auch eng mit unseren Kunden zusammen. Auch mit Gedikom wurden in einem gemeinsamen Prozess Wünsche umgesetzt und die Software weiter optimiert, beispielsweise im Bereich der Ruhezeiten.

Das komplette Gedikom Whitepaper zum Thema "Digitale Einsatzplanung für Personal an 83 Standorten" können Sie hier kostenlos herunterladen:

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Über uns

Wir bietet eine cloudbasierte Softwarelösung für Personalplanung und Mitarbeiterkommunikation. Dabei werden manuelle Prozesse automatisiert, indem strukturierte Kommunikation – vom Einsatzplan bis hin zum Abwesenheitsmanagement – digitalisiert wird. Darüber hinaus fördern wir die Selbstbestimmung der Mitarbeiter, indem diese in viele Prozesse schon von Anfang an miteinbezogen werden und nutzen so ein bisher ungeahntes Potential: Employee Intelligence. Zu den Kernfunktionen unserer Software gehören Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsplanung und Zeit- und Geldwirtschaft. Wir sind ein Startup mit Sitz im Herzen von Berlin-Kreuzberg, unterstützt vom Senat von Berlin sowie EU-Fördermitteln und finanziert von namhaften Investoren. Seit sechs Jahren am Markt, definieren wir Personalmanagement und -kommunikation neu.

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