Corona zum Trotz: Der Weg in einen neuen Normalbetrieb mithilfe von professionellem Workforce Management - Teil 2

Jetzt kommt die Wirkung einer passenden Workforce Management Lösung erst richtig zum Tragen: In unserem zweiten und letzten Teil unserer Blogreihe “Der Weg in einen neuen Normalbetrieb mithilfe von professionellem Workforce Management” stellen wir Maßnahmen vor, die Ihnen dabei helfen akute, corona-bedingte Herausforderungen zu meistern.

shyftplan gegen akute Corona-Herausforderungen

Hinweis: Sollten Sie den ersten Teil unserer Blogreihe verpasst haben können Sie diesen hier nachlesen.

Teil 2: Wenn Sie schnell reagieren müssen - so lösen Sie akute Herausforderungen

Ausfall von Mitarbeitern

Die erste große potenzielle Herausforderung, vor dem Unternehmen aller Größen und Branchen stehen, ist, wie man besonders effektiv und schadensminimiert mit gehäuften krankheits- oder quarantäne-bedingten Ausfällen umgehen sollte. Eine Workforce Management Software hilft Ihnen sofort zu erfahren, wenn ein Mitarbeiter ausfällt und ermöglicht es Ihnen Ihre Mitarbeiter ganz einfach per Push-Notification über frei gewordene Schichten zu benachrichtigen. Ihre Belegschaft hat zudem die Möglichkeit sich selbst per App eine Vertretung bei bevorstehender Abwesenheit zu suchen. Des Weiteren werden Sie von Ihrer Lösung jederzeit informiert, sollte es Kollisionen mit Arbeitszeitgesetzen oder mit vorher festgelegten betriebsinternen Regelungen geben. Mit einem übersichtlichen Dashboard behalten Sie außerdem jederzeit den Überblick über den allgemeinen Krankenstand und die Verfügbarkeiten.

Starke und kurzfristig auftretende Auftragsschwankungen

Wie kann Ihnen eine Workforce Management Lösung helfen wenn unerwartete Auftragsschwankungen eintreten oder Mitarbeiter in Kurzarbeit gehen müssen?

Mithilfe automatisierter Planungstechnologie der Software sind Sie in der Lage Schichtpläne unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben wie Qualifikationen, Bedarfen, Verfügbarkeiten und Ruhezeiten zu erstellen. Sollte der Bedarf sinken, wird nur das Personal verplant, das auch wirklich gebraucht wird. Über- oder Minusstunden werden dann automatisiert dem digitalen Stundenkonto Ihres Mitarbeiters hinzugefügt und in künftigen Einsatzplanungen berücksichtigt. Das Gleiche gilt im Falle eines unerwartet steigenden Bedarfs: Verplanen Sie hier vorzugsweise erst einmal Personal mit einem negativen Stundenkonto. Und auch bei Inkrafttreten von Kurzarbeit können die neuen Soll-Stunden der Mitarbeiter einfach im System hinterlegt werden.

Entscheidender Faktor bei allen Maßnahmen ist jedoch grundsätzlich eine reibungslose Kommunikation zwischen Planungsebene und der Belegschaft.

Mitarbeiterkommunikation in Echtzeit

Immer, wenn Mitarbeiter über eintretende Änderungen informiert werden müssen (von Kurzarbeit bis zur Sperrung einzelner Produktionsstätten) muss gewährleistet sein, dass Ihre Mitarbeiter davon schnellstmöglich und so unkompliziert wie möglich erfahren. So ist Workforce Management Software in der Lage, Mitarbeiter über die Notifikationen direkt über veränderte Schichtarbeitszeiten zu informieren und auf dem Dashboard der App anzeigen zu lassen. Manager haben zudem die Möglichkeit im Chat persönlich mit einzelnen Mitarbeitern sowie ganzen Teams zu kommunizieren und somit die Chance live über mögliche Änderungen oder Perspektiven (z.B. voraussichtliche Dauer der Kurzarbeit oder Ähnliches) zu informieren. Dies steigert nicht nur die kurzfristige Kommunikation, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Fazit

Arbeitsausfall, Personalmangel, Auftragsschwankungen, Kurzarbeit, Homeoffice – vor diesen und vielen weiteren Herausforderungen stehen Betriebe aller Branchen und Größen. shyftplan unterstützt Ihr Unternehmen als Teil einer umfänglichen Workforce Management Lösung bei der Bewerkstelligung dieser Aufgaben und bei der Automatisierung der Mitarbeiterplanung sowie den dazugehörigen Auswertungsprozessen. Dabei steht eine faire, transparente und effiziente Planung inklusive Einbeziehung der Mitarbeiter und Reduzierung manueller Aufgaben im Mittelpunkt. Damit bringt shyftplan alle wichtigen Zweige des Personalmanagements in einem Tool zusammen - und das digital, in der Cloud und DSGVO-konform.

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