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Unter dem Menüpunkt “Abwesenheiten” können alle kurzen oder auch längeren Abwesenheiten deiner Mitarbeiter für das System hinterlegt werden. Zu Abwesenheiten gehören neben Krankheit und Urlaub auch Überstunden für die ein Freizeitausgleich genommen wird. Falls ein Abwesenheitsgrund nicht in diese drei Kategorien passt, kannst du die Abwesenheit als “Andere” speichern. Außerdem kann zu allen Abwesenheiten eine Bemerkung eingetragen werden. Durch das Hinterlegen der Abwesenheiten werden diese im Dienstplan sichtbar und es wird auch eine Warnung angezeigt, wenn du einen Mitarbeiter einer Schicht zuweisen möchtest, obwohl dieser abwesend ist. Zusätzlich werden alle Abwesenheiten auch direkt mit in das Stundenkonto und den Lohnexport übernommen. Eine Abwesenheit kann kann vom Mitarbeiter selbst erstellt werden. Dieser Abwesenheitsantrag kann von dir als Manager entweder akzeptiert oder abgelehnt werden. Wenn du als Manager eine Abwesenheit für einen Mitarbeiter erstellst (z.B. um eine Krankheit nachzutragen), entfällt dieser Schritt und die Abwesenheit ist direkt als akzeptiert im System vermerkt.

Wie kann ich Resturlaub zeitlich befristet ins Folgejahr übertragen?

Mit dieser Funktion kann eingestellt werden, ob und wenn ja, bis zu welchem Datum im Folgejahr, Resturlaub genommen werden darf. Nach einem festgelegten Datum verfällt entsprechend der nicht-genommene Resturlaub automatisch.

Wie wird die Funktion eingestellt in shyftplan?

  1. Klicken Sie zunächst oben rechts auf Ihren Namen. Im Drop-down können Sie nun auf “Firmenprofil” klicken. Hinweis: Nur mit Inhaberrechten haben Sie Zugang zum Firmenprofil.
  2. Klicken Sie auf den Reiter “Abwesenheiten”. Bei den Abwesenheitsgründen können Sie nun den entsprechenden Grund heraussuchen und auf das Stiftsymbol klicken. Somit können Sie pro Abwesenheitsgrund entscheiden, wo eine Übertragung ins Folgejahr möglich ist (z.B. soll dies für Urlaubskontingente gelten, aber nicht für Krankheiten oder Überstunden.)
  3. Nun können Sie den Regler bei “Restliche Abwesenheitstage in das Folgejahr übertragen?” aktivieren. Danach geben Sie das Verfallsdatum von Abwesenheiten aus dem Vorjahr ein (z.B. 31. März, wenn zum Ende des ersten Quartals der Resturlaub genommen werden kann.)*. Danach klicken Sie auf “Speichern”. Step 3
  4. Nun können Sie links in der Navigationsleiste “Mitarbeiter” auswählen und neben dem gewählten Mitarbeiter auf das Stiftsymbol klicken. Unter der Ansicht “Abwesenheitstage” finden Sie nun bei den Abwesenheitsgründen, für die Sie den Übertrag aktiviert haben, drei Felder Urlaub - 2020, Urlaub - 2021, Urlaub 2022. Das entsprechende Kontingent für das Kalenderjahr können Sie nun eintragen. step4
  5. Wenn Sie nun in der Navigationsleiste “Abwesenheiten” auswählen und den entsprechenden Mitarbeiter und Zeitraum filtern, finden Sie nun auch die Anzahl des Resturlaubs. Beispiel: Sie filtern nach dem Mitarbeiter und den Abwesenheitsgrund. Wenn Sie z.B. für 2020 30 Tage als Kontingent eingetragen haben und der Mitarbeiter hat 13 Urlaubstage genommen, sehen Sie nun unter Resturlaub im Jahr 2021 17/30. Wenn der Mitarbeiter zwischen dem 01.01.2021 und z.B. 31.3.2021 den Urlaub einträgt, wird dies automatisch als Resturlaub dargestellt. Step5

Besonderheiten:

Wenn ein Mitarbeiter einen Abwesenheitsantrag stellt und diese Funktion aktiviert wurde, so muss das Enddatum vom Abwesenheitsantrag vor dem Verfallsdatum sein. Wenn aber der Abwesenheitsantrag über den Zeitraum des Verfallsdatums läuft, können Sie diesen einteilen.

Gut zu wissen:

  • Diese Funktion kann in allen Tarifen genutzt werden.
  • *Wenn der Regler “Restliche Abwesenheitstage in das Folgejahr übertragen” aktiviert ist, dann muss ein Verfallsdatum eingetragen werden.
  • Eine korrekte Kalkulation der Abwesenheit setzt voraus, dass auch unter “Arbeitszeit Informationen” im Mitarbeiter-Profil die richtigen Daten eingetragen wurden. Der Resturlaub wird dargestellt für das entsprechende Kalenderjahr oder vor dem Verfallsdatum.

Wie kann ich eine größere Anzahl an Mitarbeitern einstellen?

Wenn Sie das FULL- oder ENTERPRISE Paket gebucht haben und eine größere Anzahl an Mitarbeiterdaten ändern möchten, wenden Sie sich bitte an service@shyftplan.com oder ihren dedizierten Customer Success Manager für den Massendatenimport. Vorraussetzung dafür ist, dass bei den Mitarbeitern, eine Personalnummer hinterlegt wurde, um das Kontingent eindeutig zuordnen zu können.

API (http://www.shyftplan.com/swagger)

Unter dem Endpoint “absence_reasons” finden Sie das Verfallsdatum.

Hier finden Sie das Kontingent und eingetragene Abwesenheiten:

get/api/v1/absences/employment/{id}/carry_over_info