Was wäre, wenn Dienstpläne sich wie von selbst planen könnten?

Schichtpläne zu erstellen frisst Zeit und Ressourcen: Neben zeitlichen Faktoren und Vorschriften sind auch die Wünsche der Mitarbeiter wichtig.

Was wäre, wenn man weniger Zeit für Schichtplanung bräuchte?

Durch die Automatisierung fallen viele lästige und zeitintensive Arbeiten weg, die man normalerweise zur Erstellung eines Dienstplans bräuchte. Diese gewonnene Zeit kann dann sinnvoller genutzt werden. Doch wie genau kann digitale Schichtplanung Zeit einsparen?

Pläne können vollautomatisiert erstellt werden

Durch intelligente Software ist es möglich, Schichtpläne vollautomatisch zu erstellen. Dabei können Schichten an Mitarbeiter mithilfe von Drag and Drop zugewiesen werden. Bereits geplante Stunden der Mitarbeiter berechnet die Software automatisch und zeigt mögliche Interessenskonflikte oder Arbeitswünsche an. In kürzester Zeit entsteht so für Planer ein kompletter Schichtplan.

Ohne Aufwand zu einer übersichtlichen Zeiterfassung

Dank cloudbasiertem Zugriff können nach abgeschlossener Einsatzplanung alle Mitarbeiter auf den Schichtplan zugreifen und ihre akkurate Zeiterfassung online einsehen. Dabei ist es möglich, sich auf Wunsch auch einfach vom Handy, Tablet oder PC ein- und auszustempeln. Die erfassten Arbeitszeiten werden dann übersichtlich und exakt aufbereitet zur Verfügung gestellt.

Einfache Anbindung über Standard-APIs

Digitale Lösungen bieten ein hohes Integrationspotential durch die Anbindung von Standard-APIs und können eine automatisierte sowie qualitativ hochwertige Datenübertragung ermöglichen. Auf diese Weise lassen sich genaue Prognosen für das Reporting und Controlling erstellen. Manuelle Auswertungen von Arbeitszeiten sind nicht mehr nötig – und Kosten lassen sich auf diese Weise auch schneller kalkulieren.

Was wäre, wenn Schichtpläne zu mehr Zufriedenheit führen würden?

Wenn jeder dort und dann arbeitet, wann er am besten kann, steigt die Mitarbeiterzufriedenheit – und damit auch die Effizienz. Mit moderner Schichtplanungs-Software lässt sich auf diese Weise einiges zu einem besseren Betriebsklima beitragen.

Abwesenheiten können in Echtzeit gemanagt werden

Mithilfe einer nativen App gehören Zettelwirtschaft und Abstimmungen der Vergangenheit an. Ist eine Schicht nicht besetzt, zeigt das System dies an – so kann das Problem in wenigen Schritten behoben werden. Interessenkonflikte, Daten aus der Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung werden in Echtzeit kommuniziert und sind deshalb immer sofort ersichtlich.

Mitarbeiter können bedarfsgerecht eingebunden werden

Die Schichtplan Software kann nicht nur Wünsche der Mitarbeiter beachten, sondern ermöglicht es ihnen auch, selbst Planungsaufgaben zu übernehmen. Die Mitarbeiter können so teilweise oder auch komplett selbst Dienstpläne erstellen und verwalten. Mit der Funktion der Rechtevergabe wird Arbeit erleichtert, da der Planungsprozess auf mehrere Schultern verteilt wird.

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Die Kommunikation bleibt immer datenschutzkonform

Digitale Schichtplan Software ermöglicht es, schnell wichtige Informationen für die nächste Schicht zu verteilen. Eine DSGVO-konforme Chat-Funktion in der App ersetzt aufwendige Telefonate. Dieses Kommunikationsmittel ist nicht nur sicher, sondern kann den unternehmensspezifischen Anforderungen entsprechend angepasst werden.

Was wäre, wenn man Risiken automatisch vermeiden könnte?

Wenn man immer auf der sicheren Seite ist, nimmt das nicht nur Arbeit ab, sondern auch Stress. Zudem wird dadurch gewährleistet, dass im Betrieb alles reibungslos funktioniert.

Keine Angst mehr vor Datenverlust

Papier kann verloren gehen und Excel-Dokumente gelöscht werden. Bei cloudbasierten Lösungen sind die Daten jedoch sicher aufgehoben: Bei shyftplan werden alle eingetragenen Schichten und Arbeitszeiten werden auf mehreren deutschen Servern gespeichert. Selbst im Falle eines Server-Crashs gehen keine Daten verloren. So besteht zu jeder Zeit die Gewissheit, dass Daten des Dienstplans ortsunabhängig abrufbar sind.

Alle Rechte verwalten

Volle Transparenz bei der Einsatzplanung ist kein Muss – und oftmals auch gar nicht vorgesehen. Für jeden Mitarbeiter können daher in einer modernen Schichtplan Software einzeln Berechtigungen eingestellt werden. Dabei kann festgelegt werden, wer welchen Teil des Schichtplans einsehen darf.

Eine automatisch 100 % regelkonforme und transparente Einsatzplanung

Digitale Schichtplanung zeigt an, welche Schichten noch nicht besetzt sind – ganz einfach und übersichtlich in der Software. Verfügbare Mitarbeiter können entweder auf die Schicht geplant werden oder sich selbstständig auf Schichten bewerben. Die transparente Einsatzplanung bietet somit eine höhere Planungssicherheit und mehr Gestaltungsspielraum, da sich Wünsche und betriebliche Regeln einfacher in die Einsatzplanung integrieren lassen.

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