Interview: Zwischen Theorie und Praxis

Um herauszufinden, wie wir Unternehmen helfen können, schauen wir nicht nur auf die Zahlen und Fakten – sondern sprechen auch mit den Mitarbeitern. Welche Insights haben sie beizutragen? Welche Probleme können ihnen abgenommen werden? Ein Interview mit einem Mitarbeiter und einer Schichtplanerin.

shyftplan: Hallo Frau Nöldes, Hallo Herr Rogall. Zum Einstieg erstmal ganz einfach: Wo arbeiten Sie?

R: Bei einem großen Automobil-Zulieferer in der Nähe von Stuttgart – derzeit sind wir, glaube ich, so circa 1000 Beschäftigte. Mit mir natürlich.

N: Ich leite dort die Personaleinsatzplanung und bin verantwortlich für die Dienstpläne für die Hälfte der Mitarbeiter.

Also fast 500 Personen?

N: Exakt.

Mögen Sie Ihren Job?

R: Oh, das ist ja direkt (lacht). Also… eigentlich bin ich schon ganz zufrieden, ja.

N: Wenn alles so läuft, wie es soll, dann ja.

Und wenn nicht?

N: Dann suche ich so lange nach einer Lösung, bis es läuft.

Was sind denn Ihre größten Herausforderungen in Ihrem Beruf?

N: Wir müssen einen Dienstplan mit drei Schichten für 1000 Angestellte erstellen. Jeden Monat aufs Neue. Das ist schon komplex genug. Und dann müssen wir diesen auch aktuell halten. Das ist fast täglich eine neue Herausforderung.

R: Herausforderungen… ja also natürlich müssen wir halt die Arbeit erledigen, die so anfällt. Aber wenn Sie das jetzt so mit dem Schichtplan erwähnen – wir haben damit auch manchmal zu kämpfen.

Inwiefern? Stört Sie die Schichtarbeit?

R: Naja, also… Wen stört das nicht, Spätschicht, Nachtschicht… aber das gehört halt dazu, da gewöhnt man sich schon dran. Was eigentlich so das Nervige ist, ist das ganze Organisatorische dabei.

Organisatorisches? Was meinen Sie damit? Frau Nöldes, das müsste doch eigentlich in Ihren Bereich fallen, oder?

N: Ja natürlich. Aber das meinte ich ja eben mit den Herausforderungen: Wir können ja nicht einfach einen Plan machen und dann den Angestellten wie jetzt Herrn Rogall sagen: Das ist euer Plan, basta, aus, fertig – wie ihr das hinkriegt, ist jetzt euer Problem (lacht). Dann würden Sie ja toben, nicht?

R: (lacht) Hehe, ja… Also ich sag’s mal so: Wenn man mal eben für einen Kollegen einspringen soll oder selber mal eine Schicht tauschen will…

Dann herrscht Chaos?

(beide lachen)

R: Ja, also das kann schon mal sehr stressig sein, wenn jemand krank ist, der zum Beispiel der einzige in der Schicht ist, der die Maschine bedienen kann. Dann muss man halt Ersatz für den holen.

Und wie machen Sie das?

R: Naja, also eigentlich macht das ja dann die Schichtleitung… wir bekommen da ja nicht so viel mit, was da im Hintergrund läuft.

N: Seien Sie froh! (lacht)

Wieso? Ist so ein Krankeitsfall das Worst-Case-Szenario?

N: Ein Krankheitsfall? Nein – das ist ja eher der „Normalfall“, das passiert ja ständig. Aber auch der ist schon aufwendig genug. Wir Planer müssen dann schauen: Wo ist geeigneter Ersatz? Wer kann überhaupt die Maschine bedienen? Und daneben müssen wir noch jede Menge anderer Dinge beachten: Hat der Ersatz genug Pause eingehalten? Ist er überhaupt jetzt erreichbar? Und wer übernimmt notfalls dessen Schicht? Ist der Schichtleiter damit einverstanden?

Das klingt nach viel Koordinationsarbeit.

N: Ja, auf jeden Fall. Aber eigentlich ist es vor allem das Beschaffen und Verteilen von Informationen.

Wie meinen Sie das?

N: Also… Wir müssen ja wissen: Wer kann dann und dann arbeiten, wer nicht. Wer ist verfügbar? Wer hat welche Berechtigungen, und so weiter. Wir arbeiten zwar mit Excel, aber da weiß man auch nicht immer, ob das jetzt alles auf dem aktuellsten Stand ist. Am Ende muss man doch wieder bei den Schichtleitern oder sogar bei den Mitarbeitern direkt nachfragen, ob das stimmt, was in dem Plan steht.

Kennen Sie diese Listen auch, Herr Rogall?

R: (kratzt sich verlegen am Kopf) Oh, hehe… ja, die kenne ich schon. Aber da will ich eigentlich gar nichts damit zu tun haben. Das macht dann auch immer der Schichtleiter für uns.

Was genau?

R: Ja die Arbeitszeiten eintragen und so. Oder wenn einer Urlaub hat… oder wenn man mal seine Schicht tauschen will.

Wie läuft das bei Ihnen ab?

R: Der Schichttausch? Naja, also man geht halt zu den Kollegen und fragt… oder manche von uns sind auch in so einer WhatsApp-Gruppe, und dann fragt man eben da: Wer kann wann, wer kann tauschen? Und wenn das passt, dann gibt man kurz beim Schichtleiter Bescheid.

Sehen Sie das als Planerin gerne, wenn da “herumgetauscht” wird?

N: Wie gesagt – verbieten kann man’s den Leuten ja nicht. Wir wollen ja auch, dass die Mitarbeiter flexibel sind.

Aber?

N: Aber… ja, es kann schon manchmal alles durcheinander kommen. Vor allem dann, wenn wir nichts davon wissen, dass da was getauscht wurde. Und wenn dann jemand ausfällt und wir Ersatz brauchen – dann wird das alles chaotisch. Dann müssen wir umschichten, telefonieren, aktualisieren… Und weil Sie das gerade erwähnt haben: Sie schreiben das in Ihre Chat-Gruppe?

R: Ja, also ich persönlich jetzt nicht, aber…

N: Na, dann seien Sie froh, dass das der Betriebsrat nicht mitbekommt…

Wieso?

N: Weil das eigentlich gegen jede Datenschutzbestimmung verstößt, diese Chatgruppen.

Wie könnte man dieses Chaos verhindern?

N: Also wenn jeder Mitarbeiter alle Änderungen immer aktuell in die Excel-Tabellen eintragen würde, wäre uns schon viel geholfen. Aber wir können ja nicht von Mitarbeitern wie Herrn Rogall verlangen, dass sie jeden Morgen ihre Schichten am PC bestätigen.

R: (lacht)

Was würden Sie sich beide denn in Bezug auf die Schichtplanung wünschen?

R: Naja, dass alles halt ein bisschen flexibler wäre. Oder dass man vielleicht auch mal sagen kann: Da und da hätte ich gern die und die Schicht. Man muss ja auch sein Privatleben ein bisschen danach planen, nicht?

N: Und wir würden Ihnen das ja auch gern ermöglichen! Ich bin ja die Letzte, die sagt: “Das ist mein Plan, niemand darf da mitreden!”. Wir sehen eben meistens nur unsere Aufgabe. Und die lautet: Wir müssen einen Plan für 500 Mitarbeiter erstellen. Da können wir einfach nicht auf alle Wünsche eingehen. Zumindest nicht mit den Möglichkeiten, die uns zur Verfügung stehen.

Hätten Sie denn Ideen, wie man etwas besser machen könnte?

R: Also so konkret jetzt nicht. Ich meine – heutzutage gibt’s ja für alles Apps und Programme. Vielleicht kann man da ja auch was mit dem Schichtplan machen. Das hat mir neulich ein Bekannter erzählt. Dass die da bei denen in der Firma das alles auf dem Smartphone erledigen.

N: Die Dienstpläne?

R: Ja.

N: Hmm, also das wäre natürlich schon eine gute Lösung. Wenn man da Programme hätte, die das alles übersichtlicher machen könnten. Dann hätten wir weniger Chaos – und Sie hätten ja auch was davon, nicht? Ja, ich glaube, das wäre durchaus denkbar. Aber da kenne ich mich leider nicht aus.

Dann heißt es also “weiter mit Excel und Telefonanrufen?”

N: (lacht) Ja, ich fürchte schon.

R: Oder halt einfach nicht krank werden, dann braucht man das alles nicht.