Gedikom Titel

Gedikom & shyftplan

Standortübergreifende Personaleinsatzplanung

 

2016
812

Unternehmen

Die Gedikom GmbH ist ein hundertprozentiges Tochterunternehmen der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns. Seit 2006 arbeitet das Unternehmen exklusiv für und mit Akteuren im Gesundheitswesen. Das Leistungsspektrum umfasst dabei Call Center Dienstleistungen, Kommunikation und Beratung.

Herausforderungen

  • Dienstplanung in Excel fehleranfällig, zu kleinteilig und zeitaufwendig
  • kein zeitgleicher Zugriff auf Dateien möglich
  • Berücksichtigung vom detaillierten Rollen- und Rechtesystem
  • Besetzung jeder Schicht zwingend mit mindestens einem Medizinischen Fachangestellten, besonders heruasfordernd bei kurzfristigen Änderungen

Ergebnis mit shyftplan

  • Schichtpläne können schnell und einfach erstellt, kommuniziert und angepasst werden
  • schnelle Nachbesetzung von Schichten dank Aufbau eines Springer-Pools
  • Leichte Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit und Zeitersparnis

Eine besondere Herausforderung bei der Personaleinsatzplanung für die Bereitschaftspraxen ist, dass jede Schicht zwingend mit mindestens einem Medizinischen Fachangestellten besetzt sein muss und bei kurzfristigem Ausfall schnell Ersatz gefunden werden muss.

Gedikom
Susanne Schinke, Gedikom

Im Jahr 2016 hat die Gedikom GmbH damit begonnen, für die Kassenärztliche Vereinigung in Bayern Bereitschaftspraxen zu eröffnen. In den letzten Jahren ist die Zahl der Praxen rasch auf jetzt 83 angestiegen – ein Wachstum, das den Einsatz einer professionellen Softwarelösung für Personaleinsatzplanung erforderte.

Eine besondere Herausforderung bei der Personaleinsatzplanung für die Bereitschaftspraxen ist, dass jede Schicht zwingend mit mindestens einem Medizinischen Fachangestellten besetzt sein muss und bei kurzfristigem Ausfall schnell Ersatz gefunden werden muss. Zusätzlich sind Verdienstgrenzen zu berücksichtigen, denn die Mitarbeiter sind in der Regel als Minijobber tätig. Hinzu kommt, dass eine große Anzahl von Mitarbeitern geplant und abgerechnet werden: Derzeit sind 812 aktive Mitarbeiter in der Planungssoftware verzeichnet.

Gedikom & shyftplan Übersicht

Dienstplanung ohne shyftplan

Bis Ende 2017 erfolgte die Dienstplanung der Mitarbeiter in den Bereitschaftspraxen über Excel-Tabellen. Das System funktionierte zwar in der Zentrale, gestaltete sich aber problematisch, sobald das Personal vor Ort in den verschiedenen Gemeinschaftspraxen Zugriff auf die Dateien erhalten musste: Die Excel-Sheets mussten hin- und hergeschickt werden, ein zeitgleicher Zugriff war nicht möglich. Dies war unkomfortabel und auch fehleranfällig: „Ich kann nicht davon ausgehen, dass jede Erstkraft mit Excel vertraut ist oder das Programm zuhause überhaupt auf dem Rechner hat“, schildert Susanne Schinke, Bereichsleiterin Personalwesen bei Gedikom, das Problem.

Wir haben hier in der Zentrale auch schon Dienstpläne zurückerhalten, in denen das gesamte Excel-Sheet nicht mehr funktionsfähig war. Hier mussten wir also schnell reagieren und eine Alternative finden.

Gedikom
Susanne Schinke, Gedikom

Das enorme Wachstum an Gemeinschaftspraxen – Ende 2017 waren es 27, derzeit sind es bereits 83 – machte die bisherige Planung via Excel unmöglich.

Dienstplanung mit shyftplan

Gedikom erkundigte sich über zehn Anbieter für Personaleinsatzplanung am Markt und entschied sich schließlich für shyftplan: „Zum einen ist die Wahl auf shyftplan gefallen, weil es uns wichtig war, dass es eine App gibt, die die Mitarbeiter in den Praxen auch nutzen können, egal mit welchem Endgerät“, so Schinke. „Nicht jeder Mitarbeiter hat einen PC zuhause, die meisten haben aber ein Smartphone. Deshalb war die Nutzung über eine App für uns ein sehr wichtiger Faktor.“

Neben der einfachen und komfortablen Bedienung der Software schätzt Schinke vor allem die Übersicht, die ihr shyftplan bietet: „Ich habe hier am Standort als Verantwortliche einfach einen Gesamtüberblick. Durch die Filtermöglichkeiten, die shyftplan bietet, kann ich mir schnell alle nötigen Informationen beschaffen. Die Vorteile: Leichte Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit und Zeitersparnis. Ich kann mir die Mitarbeiter einer einzelnen Praxis angucken, Gruppen bilden und Abwesenheitsarten wie z. B. Urlaub anzeigen lassen. Wenn meine Sachbearbeiterinnen von Mitarbeitern von außerhalb angerufen werden, können diese sich über das System sofort ein Bild der aktuellen Lage machen. So klären sich dann schnell die Fragen darüber, was gearbeitet, abgerechnet und eingetragen wurde und ob der Urlaubsanspruch und die Urlaubsplanung passen. Das ist für uns ein Riesenvorteil.“

Auch bei der Herausforderung, dass jede Schicht besetzt sein und bei Ausfall kurzfristig Ersatz gefunden werden muss, kann shyftplan unterstützen: Speziell am Wochenende sind Mitarbeiter als Springer eingeplant, die dann im Bedarfsfall kontaktiert werden können. Zudem ermöglicht shyftplan, die Verdienstgrenze bei Minijobbern im Auge zu behalten, denn die Software zeigt an, wenn Mitarbeiter aufgrund dessen nicht mehr eingeplant werden können.

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