Landratsamt Karlsruhe

Landratsamt Karlsruhe & shyftplan

Cloudbasiertes Workforce Management

 

Landratsamt Karlsruhe

Das Gesundheitsamt Karlsruhe ist Teil des Landratsamts und zuständig für die reibungslose Nachverfolgung der Kontaktpersonen von Corona-Patienten und der Berechnung der 7-Tages-Inzidenz.

Herausforderungen bei der Personaleinsatzplanung

  • steigende Covid-19 Infektionszahlen: volatile Auslastungen
  • hoher administrativer Aufwand
  • komplexe Personaleinsatz- und Abwesenheitsplanung

Ergebnis mit shyftplan

  • Cloudbasiertes Workforce Management: in Echtzeit, ob Home Office oder unterwegs – von überall einsehbar
  • schnelle Implementierung der digitalen Lösung: auf steigende und sinkende Infektionszahlen kann reaktionsschnell reagiert werden
  • Personaleinsatzplanung und Abwesenheitsmanagement in Echtzeit: durch die dynamische Entwicklung der Pandemie wird effektiv dem laufendem Betrieb angepasst

Personaleinsatzplanung ohne shyftplan

Die Einsatzplanung erfolgte zuvor unter anderem über Excel-Tabellen. Das Problem dabei war, dass Schichtänderungen nur schwer erfolgreich in den Teams kommuniziert werden konnten. Bei kurzfristigen Ausfällen und Schichtänderungen waren viele Telefonate mit Mitarbeitern notwendig, zudem konnte nicht sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter von den Änderungen auf den ausgedruckten Plänen Kenntnis erhielten.

Eine Lösung war erforderlich, die nicht nur die Planung der Schichten, sondern zugleich auch die entsprechende Kommunikation rund um die Einsatzplanung umfasst.

Personaleinsatzplanung mit shyftplan

Überzeugen konnte die Verantwortlichen des Landratamts Karlsruhe die cloudbasierte Softwarelösung shyftplan. Der Personaleinsatz wird daher seit Anfang 2021 mit shyftplan geplant und mit den Mitarbeitern abgestimmt. Einer der ausschlaggebenden Gründe war zum einen die schnelle Implementierung der digitalen Lösung, da die steigenden Infektionszahlen ein schnelles Handeln erforderten, zum anderen die Einbindung der Mitarbeiter in den Planungsprozess. Zudem kann die Software die verschiedenen Teams sowie deren spezifische Personalanforderungen und Schichten in Echtzeit übersichtlich abbilden und kommunizieren, was zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führt.

“Da wir den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit geben wollten, sich möglichst flexibel und ortsunabhängig ihre Dienstplanungen vorzunehmen, schätzen wir die Vorteile der nutzerfreundlichen App.”

Ulrich Max, Landratsamt Karlsruhe Verantwortlicher

Die cloudbasierte Softwarelösung sorgt für eine hohe Transparenz in den Schichtbelegungen, aber auch für weniger administriven Aufwand in der Kommunikation während der Planung. Aufwändige Absprachen entfallen und jeder Mitarbeiter kann auf die Benachrichtigungen bei Bedarf reagieren. Das ist zeit- und kosteneffizient.

Die Förderung der Mitarbeiter-Selbstbestimmung ist ein wesentliches Element bei shyftplan, denn die Software bietet die Möglichkeit, die Mitarbeiter in den Planungsprozess miteinzubeziehen. Diese Funktion nutzt auch das Landratamt Karlsruhe: Mitarbeiter können sich automatisiert oder manuell für Schichten bewerben.

Die hohe Transparenz der Software empfindet Personalleiter Ulrich Max als großen Vorteil: "Die Einbindung der Nutzer war und ist für uns ein entscheidendes Kriterium, da wir den Nutzern eine größtmögliche Selbstbestimmung einräumen wollten. (...) Wir sind von der Funktionalität überzeugt.”

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