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Newsroom & shyftplan

Abwesenheitsmanagement mit shyftplan

 

2016
150
2017

Unternehmen

Die Berliner Newsroom GmbH obliegt seit 2016 die publizistische Gesamtverantwortung für die Berliner Zeitung und dem Berliner Kurier. Im integrierten Newsroom werden die Printversionen der beiden Zeitungen, sowie sämtliche digitale Kanäle, Formate und neuer Produkte übergreifend produziert.

Herausforderungen bei der Personaleinsatzplanung

  • Abbildung von verschiedenen Teams sowie deren Personalanforderungen
  • Konformität der Software mit den Datenschutz- und It-Richtlinien des Unternehmens
  • Gewährleistung der Übersichtlichkeit für Redakteure, Journalisten aber auch Assistenten, Grafiker, Layouter und freie externe Mitarbeiter

Ergebnis mit shyftplan

  • hohe Transparenz innerhalb der Schichtbelegungen fördert die Eigenbestimmung der Mitarbeiter und vereinfacht Prozesse
  • ausserplanmäßig gearbeitete Schichten gehen nicht mehr merloren, da man sich auch rückwirkend auf gearbeitete Schichten bewerben kann
  • weniger Aufwand in der Kommunikation während der Planung
  • dank shyftplans übersichtlichen Abwesenheitsmanagement können Kollegen und Teamleiter rechtzeitig bestimmen, dass freie Tage abgebaut werden sollen

„Ich sehe sofort auf einen Blick, wie die Teams besetzt sind und wo es Engpässe gibt. Zudem ist es ein erheblicher Vorteil, dass ich schnell umplanen und die Planungsprozesse zügiger durchlaufen kann.“

Newsroom Manager
Jan Schmidt, Newsroom Manager

Die Berliner Newsroom GmbH hat als Dienstleister am 1. November 2016 die publizistische Gesamtverantwortung für die Berliner Zeitung und den Berliner Kurier unter der Führung der Chefredakteure Jochen Arntz und Elmar Jehn übernommen. Im Zuge dessen wurden neue Arbeitsumfelder, neue Formen der Zusammenarbeit und neue – vor allem durch die Digitalisierung geprägte – Rollen geschaffen.

Personaleinsatzplanung ohne shyftplan

Die Einsatzplanung erfolgte zuvor unter anderem über Excel-Tabellen. Das Problem dabei war, dass Schichtänderungen nur schwer erfolgreich in den Teams kommuniziert werden konnten. Bei kurzfristigen Ausfällen und Schichtänderungen waren viele Telefonate mit Mitarbeitern notwendig, zudem konnte nicht sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter von den Änderungen auf den ausgedruckten Plänen Kenntnis erhielten.

Newsroom Herausforderungen

Es war somit eine Lösung erforderlich, die nicht nur die Planung der Schichten, sondern zugleich auch die entsprechende Kommunikation rund um die Einsatzplanung umfasst.

Personaleinsatzplanung mit shyftplan

Überzeugen konnte die Verantwortlichen des Berliner Newsrooms die cloudbasierte Softwarelösung shyftplan. Die Einsätze von rund 150 Mitarbeitern im Berliner Newsroom werden daher seit 2017 mit shyftplan geplant und mit den Mitarbeitern abgestimmt. Einer der ausschlaggebenden Gründe für die Entscheidung war die Konformität der Software mit den Datenschutz- und IT-Richtlinien des Unternehmens. Zudem kann die Software die verschiedenen Teams sowie deren spezifische Personalanforderungen und Schichten übersichtlich abbilden. Auch mit einer Zeitersparnis für die Planer konnte shyftplan punkten:

„Ich sehe sofort auf einen Blick, wie die Teams besetzt sind und wo es Engpässe gibt. Zudem ist es ein erheblicher Vorteil, dass ich schnell umplanen und die Planungsprozesse zügiger durchlaufen kann.“

Newsroom Manager
Jan Schmidt, Newsroom Manager

Die digitale Softwarelösung sorgt für eine hohe Transparenz in den Schichtbelegungen, aber auch für weniger Aufwand in der Kommunikation während der Planung. Aufwändige Absprachen entfallen und jeder Mitarbeiter kann auf die Benachrichtigungen bei Bedarf reagieren. Das spart Zeit. „Kleinere Teams von fünf bis sechs Leuten organisieren sich bei uns sogar komplett selbst.“

Die Förderung der Mitarbeiter-Selbstbestimmung ist ein wesentliches Element bei shyftplan, denn die Software bietet die Möglichkeit, die Mitarbeiter in den Planungsprozess mit einzubeziehen. Diese Funktion nutzt auch der Berliner Newsroom: Mitarbeiter können sich automatisiert oder manuell für Schichten bewerben. Einzig Einzelschichten im Online-Bereich werden zentral gesteuert, um ständige Mehrfachbewerbungen und daraus entstehende Konflikte zu vermeiden. In jedem Team gibt es einen Planer, der den Schichtplan verwaltet und Abwesenheitsanträge sowie Bewerbungen auf Schichten akzeptiert.

Die hohe Transparenz der Software empfindet Planungsleiter Schmidt als großen Vorteil: „Viele Mitarbeiter arbeiten Team übergreifend. Sie können bei shyftplan genau sehen, in welchem Ressort bzw. in welcher Schicht und mit wem sie arbeiten. „Wir haben zum Beispiel spezielle Spätdienste zu vergeben“, erklärt Schmidt. „Dank shyftplan weiß jeder sofort, wer sein Ansprechpartner und seine Mitstreiter für den Abend sind“.

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