Automatische Personaleinsatzplanung – Vorteile einer PEP-Software

Digitalisierung und Automatisierung beschränken sich schon lange nicht mehr nur auf Produktion, Logistik oder Vertrieb. Laut Bain & Company ist eine optimierte und automatisierte Personaleinsatzplanung eines der Top-Themen für Unternehmen, wenn es um die Digitalisierung der Arbeitswelt von morgen geht.

Eine automatisierte Personaleinsatzplanung sorgt für eine effizientere Dienstplanung. Geringere Personalkosten, ein bedarfsorientierter Personaleinsatz, höhere Flexibilität für Management und Mitarbeitende sowie die einfache Berücksichtigung der Wünsche aller Beteiligten zählen zu den größten Vorteilen der Lösung. Allerdings müssen Unternehmen bei der Implementierung einer PEP-Software eine Reihe von Faktoren beachten, wie eine umfassende Datenmigration, Datenschutz und detaillierte Einstellungen und Individualisierungen, damit das System auch reibungslos funktioniert. Wird das berücksichtigt, ist eine automatisierte Personaleinsatzplanung die Basis für ein leistungsstarkes und erfolgreiches Personalcontrolling.

Automatisierte PEP
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Was leistet eine Software für Personaleinsatzplanung?

Kosten optimieren und die Dienstplanung dabei so einfach wie möglich gestalten: Mit der richtigen Software ist das ganz einfach umsetzbar. Arbeitsabläufe werden durch gezielten Personaleinsatz so effektiv wie möglich gestaltet und es werden immer die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt.

Software für Personaleinsatzplanung wird meist von externen Anbietern in Kauf- oder Abo-Modellen angeboten. Dabei hat insbesondere das Software-as-a-Service-Modell (SaaS) wie es shyftplan anbietet, für Anwender entscheidende Vorteile. Eine Cloud-Software für Personaleinsatzplanung befindet sich stets auf dem aktuellen Stand der technologischen Entwicklung, da die anfallenden Updates und Wartungsarbeiten vom Anbieter übernommen werden. Schichten, Zeiterfassung, Krankmeldungen, Urlaubsanträge etc. befinden sich außerdem innerhalb eines einzigen Systems, sodass Inkompatibilitäten oder zusätzliche Zettelwirtschaft vermieden werden. Dank einer meist visuell einfachen Gestaltung der Software ist die Handhabung für Mitarbeiter und Verantwortliche gleichermaßen bequem und intuitiv.

Eine langfristige und verlässliche Personaleinsatzplanung ist sowohl für das Management als auch für die Mitarbeitenden eines Unternehmens enorm wichtig. Nichtsdestotrotz kann es in jedem Unternehmen durch unvorhergesehene Ausfälle, wie z.B. Krankheit, zu kurzfristigen Änderungen kommen. Die PEP-Software kann hier direkt einspringen und unterstützen. Sie findet die Beschäftigten, mit den geeigneten Qualifikationen, Vakanzen und entsprechenden Präferenzen und schlägt diese Mitarbeitenden für die freigewordene Schicht vor. Gesetzliche und tarifliche Arbeitszeitregelungen finden dabei ebenfalls Berücksichtigung.


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Die Kosten für eine automatisierte Personaleinsatzplanung amortisieren sich nach kürzester Zeit

Die automatisierte Personaleinsatzplanung bietet vielfältige Vorteile, sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeiter. Für die Unternehmensführung sind hier besonders eine gesteigerte Wirtschaftlichkeit und Flexibilität hervorzuheben. So beschleunigt die digitalisierte, automatische Personalplanung die Planungsprozesse, ermöglicht den reibungslosen und transparenten Ablauf und reduziert gleichzeitig manuelle Fehler, wie sie bei der herkömmlichen Dienstplanung auftreten. Die auf diese Weise eingesparten Kosten sorgen dafür, dass sich die Investition in eine automatisierte Personaleinsatzplanung nach kurzer Zeit amortisiert.


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Personalplanung automatisiert, einfacher und schneller

Die automatisierte Planungstechnologie von shyftplan ermöglicht das Erstellen von bedarfsgerechten Schichtplänen unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben wie Qualifikationen, Bedarfen, Verfügbarkeiten und Ruhezeiten – und das schneller als jemals zuvor. Fehlplanungen werden vermieden und die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter steigt messbar.
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Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch automatisierte Personaleinsatzplanung

Eine flexible Arbeitszeitgestaltung, die eine hohe Work-Life-Integration bietet, macht Arbeitgeber attraktiver und Mitarbeitende glücklicher, zufriedener und produktiver. Wunschdienstpläne oder die Möglichkeit, selbstständig Schichten und Dienste zu tauschen und spezielle Präferenzen in die Planung einzubeziehen, steigert langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit und die Leistungsbereitschaft.

Mit Hilfe einer automatischen Personaleinsatzplanung ist all dies möglich. So kann den Wünschen der Belegschaft viel leichter entsprochen werden, denn die übersichtlichere Dienstplanung stellt sicher, dass alle wichtigen Parameter zugleich im Auge behalten werden können. Ganz davon abgesehen, dass sich Mitarbeitende schon im Vorhinein, mit Veröffentlichung der Schichtplanung auf Schichten bewerben oder, wenn erlaubt, direkt eintragen können. Beides spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Mitarbeitende entsprechend ihrer Qualifikationen, ihrer Wünsche und des Personalbedarfs zu verteilen.

Personaleinsatzplaner sparen Zeit und können sich auf stressresistente Schichtpläne verlassen

Eine Herausforderung bei der Personaleinsatzplanung sind heterogene Systeme im Unternehmen. Planer müssen auch heute noch häufig Zeitsalden, Urlaubsdaten, individuelle Mitarbeiteranforderungen oder spezielle Arbeitszeitmodelle aus verschiedenen Datenquellen ziehen und in den Plan überführen. Eine Software für Personaleinsatzplanung liefert all diese Daten in Echtzeit. Die Automatisierung sowie die Möglichkeiten zur Partizipation von Mitarbeitenden sorgt für eine nachhaltigere Dienstplanung und eine höhere Planungsqualität. So gibt es weniger manuelle Fehler und auch weniger nachträglich notwendige Anpassungen bei der Einsatzplanung.

Die Mitarbeiterwünsche werden in einer automatisierten PEP übrigens nicht nur im Planungsprozess berücksichtigt, sondern auch dann, wenn schon geplante Mitarbeitende ausfallen. So entsteht nicht nur eine nachhaltige, sondern auch eine stressresistente Dienstplanung, was den Arbeitsalltag von Personaleinsatzplanern stark erleichtert.

Automatische Personaleinsatzplanung steigert die Produktivität und Kundenzufriedenheit

Eine ideale Personaleinsatzplanung und das Kompensieren von Schichtausfällen ist deshalb so wichtig, weil so die durch Unterbesetzung hervorgerufenen Leerläufe von Maschinen und Produktionsausfälle vermieden werden können. Denn stillstehende Maschinen kosten Geld und führen zu Produktionsengpässen. Eine bedarfsoptimierte Einsatzplanung mittels PEP-Software unterstützt die umfassende und ideal geplante Betreuung von Kunden, steigert die Produktivität und damit nicht zuletzt auch die Umsätze.

DSGVO- und Compliance-Anforderungen in der Personaleinsatzplanung werden sicher abgebildet

Die automatisierte Personaleinsatzplanung managt eine Vielzahl an personenbezogenen Daten, es muss daher gewährleistet sein, dass diese absolut sicher sind und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Zertifikate und DSGVO-Konformität sind hier sinnvolle Wegweiser, die bei der Entscheidung für oder gegen eine Software unterstützen können.

Aber auch andere Gesetze, Tarife, Betriebsvereinbarungen und individuelle Arbeitszeitregelungen haben großen Einfluss auf die Personaleinsatzplanung und müssen entsprechend berücksichtigt werden. Das macht die Planung zunehmend komplexer und erhöht das Risiko für rechtliche Konsequenzen. Mit einer Software wie shyftplan werden alle Regularien automatisch überwacht und bei Verstößen Warnungen verschickt – und das schon im Planungsprozess.

DSGVO-konforme Dienstplanung Illustration

Automatisierte Personalplanung erfolgreich implementieren

An den erfolgreichen und gewinnbringenden Einsatz der automatischen Personaleinsatzplanung sind einige Faktoren geknüpft. So gilt es zunächst, alle relevanten Daten in das jeweilige System zu migrieren, damit Arbeits- und Schichtpläne präzise geplant und erfasst werden können. Dabei kommt es nicht nur darauf an, die Daten zu digitalisieren, sondern auch, diese Daten laufend zu pflegen und zu aktualisieren. Eine automatische Personaleinsatzplanung ist nur so gut wie ihre Daten. Ist das gegeben, kann die Software zuverlässig auf sämtliche Informationen zugreifen und verlässliche Dienstpläne erstellen.

Gleichzeitig muss das System über ausreichend Flexibilität verfügen, um auch bei kurzfristigen Änderungen für den benötigten Ersatz zu sorgen. Es gilt also, die vielen Anpassungsmöglichkeiten einer Cloud-Lösung so zu nutzen, dass sie auch genau dem entspricht, was das Unternehmen benötigt. Ob Mitarbeitende sich selbst eintragen können, sich bewerben, nach Qualifikationen oder schlicht nach Arbeitszeitregelungen ausgewählt werden – all das sind Faktoren, die zunächst definiert werden müssen. Es gilt also, sich im Rahmen der Einführung der Personaleinsatzplanungs-Software Gedanken zu machen, welche Anforderungen diese erfüllen sollte. Wird dies beachtet, kann die automatisierte Personaleinsatzplanung von Tag eins an gewinnbringend im Unternehmen eingesetzt werden.

Erfahren Sie hier, wie wir unseren Kunden mit digitaler Schichtplanung bei handfesten Problemen geholfen haben.

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