Automatisierung in der Personaleinsatzplanung

Wir leben in einer Zeit, die von permanentem technologischem Wandel geprägt ist. Er bestimmt nicht nur unser alltägliches Leben, sondern hat längst und vor allem auch die Geschäftswelt erfasst. Unter dem Eindruck der rasant fortschreitenden Digitalisierung werden dort betriebliche Prozesse in nie gekanntem Umfang automatisiert. Das betrifft die Produktion, aber auch Bereiche wie Controlling und Personaleinsatzplanung. Mag die Umstellung für das ein oder andere Unternehmen auch eine Herausforderung darstellen, die Vorteile der automatisierten Planung des Personals sind unübersehbar, wie der folgende Beitrag zeigt.

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Automatisierung im Zeichen der Industrie 4.0

In den letzten 200 Jahre unterlagen Industrie und Wirtschaftsgeschehen einem stetigen Wandel. Dieser nahm seinen Anfang mit Einsetzen der industriellen Revolution. Der technische Fortschritt bedingte immer effizientere sowie schnellere Produktions- und Ablaufprozesse, die Produktivität stieg. Im 20. Jahrhundert wurde die maschinelle Weiterentwicklung in ihrem Stellenwert abgelöst von der Digitalisierung und dem Auftreten von Computern am Arbeitsplatz. Damit war der Grundstein gelegt für einen rasant fortschreitenden Umbruch in der Arbeitswelt, der sich auch heute noch in Industrie und Dienstleistungsgewerbe auswirkt.

Diese, auch Industrie 4.0 genannte Phase, zeichnet sich durch eine immer stärkere Vernetzung von Maschinen und Systemen unter- und miteinander aus. So können Produktionsanlagen beispielsweise selbst neue Bauteile bestellen, sobald sie einen kritischen Lagerbestand feststellen. Und das ist nur eines von unzähligen Beispielen dafür, wie Produktions- und Steuerungsprozesse in immer größerem Maße vollkommen automatisch ablaufen. Tätigkeiten, die früher von Mitarbeitern ausgeführt wurden, erledigen die teil- oder vollautonomen Systeme inzwischen autark und bedarfsoptimiert, sodass sich die Beschäftigten der Kontrolle der Systeme oder anderen Aufgabengebieten zuwenden können.

Ermöglicht wird diese Industrie 4.0 durch das Internet der Dinge (IoT), dass die Vernetzung von Maschinen und Prozessen erlaubt. Hier sind die neuesten Innovationen jedoch noch längst nicht an ihrem Ende angelangt. Verknüpft man die implementierte Internet der Dinge (IoT)-Lösung mit einer Cloud-Lösungen können beispielsweise direkte Datenzugriffe von jedem Ort der Erde geschehen. Das Management von Betriebsabläufen kann global erfolgen. Außerdem gilt es die neueste Technologie, die allgegenwärtige künstlichen Intelligenz (KI), zu berücksichtigen. Eigenständig lernende Systeme sorgen dafür, dass automatisierte und digitalisierte Vorgänge permanent von Algorithmen auf den Prüfstand gestellt und optimiert werden. Die Auswirkungen sind allumfassend und können von sinkenden Produktionskosten bis hin zu kürzeren Entwicklungszyklen reichen. In Zeiten der Globalisierung sind IoT, Cloud-Lösungen und KI somit die Technologien, die für die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens entscheidend sein können. Auswirkungen haben diese Entwicklungen aber nicht nur auf maschinelle Abläufe in der Produktion. Auch die bedarfsoptimierte Einsatzplanung von Mitarbeitern, u.a. das Management ihrer An- und Abwesenheiten sowie ihrer Qualifikationen, ist mithilfe der genannten Entwicklungen möglich. Betriebliche Effizienz wird so ganzheitlich gesteigert, Prozesse werden durch die Automatisierung einfacher und effizienter gemanagt. Durch die automatische Einbeziehung von Wunschschichten und der Ermöglichung von flexiblen Arbeitszeiten mit Fokus auf die Belegschaft, steigert eine Automatisierung in der Personaleinsatzplanung zudem langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit.

Automatisierung in der Personaleinsatzplanung

Digitalisierung und Automatisierung beschränken sich schon lange nicht mehr nur auf Produktion, Logistik oder Vertrieb. Um rundum effizient zu sein, erledigen immer mehr Unternehmen auch Tätigkeiten wie die Personaleinsatzplanung (PEP) automatisiert.

Die Automatisierung der Prozesse geschieht mithilfe von spezialisierten Softwaresystemen, die zumeist von externen Anbietern in Kauf- oder Abo-Modellen angeboten werden. Dabei bietet insbesondere das Software as a Service-Modell (SaaS) für Anwender entscheidende Vorteile. Die (Cloud-)Software für die Personaleinsatzplanung befindet sich stets auf dem aktuellsten Stand der technologischen Entwicklung, da der Anbieter die anfallenden Updates und Wartungsarbeiten übernimmt. Schichten, Zeiterfassung, Krankmeldungen, Urlaubsanträge und so weiter befinden sich außerdem innerhalb eines einzigen Systems, sodass Inkompatibilitäten oder zusätzliche Zettelwirtschaft vermieden werden. Dank der visuell einfachen Gestaltung der Software ist die Handhabung für Mitarbeiter und Verantwortliche gleichermaßen bequem und intuitiv, dadurch kann die automatisierte Personaleinsatzplanung innerhalb kürzester Zeit abgeschlossen und im Unternehmen eingesetzt werden.

Vorteile der automatisierten Personaleinsatzplanung

Auf einen Blick:

Die automatisierte Personaleinsatzplanung bietet also vielfältige Vorteile, sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeiter, die es sich auch lohnt, genauer anzusehen. Für die Unternehmensführung sind hier besonders eine gesteigerte Wirtschaftlichkeit und Flexibilität hervorzuheben. So beschleunigt die digitalisierte, automatische Personalplanung die Planungsprozesse, ermöglicht den reibungslosen und transparenten Ablauf und reduzieren gleichzeitig manuelle Fehler, wie sie bei der herkömmlichen Dienstplanung auftreten. Die auf diese Weise eingesparten Kosten sorgen dafür, dass sich die Investition in eine automatisierte Personaleinsatzplanung nach kurzer Zeit amortisiert.

Zunächst ist es meist die langfristige und verlässliche Planung, die, im Gegensatz zur Flexibilität, sowohl für Management also auch Mitarbeiter Priorität hat. Nichtsdestotrotz kann es in jedem Unternehmen durch unvorhergesehene Ausfälle, wie z.B. Krankheit, zu kurzfristigen Änderungen kommen. Die den Prozess automatisierende Software kann hier direkt einspringen und unterstützen. Sie findet die Beschäftigten, mit den geeigneten Qualifikationen, Vakanzen und entsprechenden Präferenzen und schlägt diese Mitarbeiter für die freigewordene Schicht vor. Gesetzliche und tarifliche Arbeitszeitregelungen finden dabei natürlich Berücksichtigung. Über die integrierte digitale Kommunikation kann mit den jeweiligen Angestellten ggf. gleich das weitere Vorgehen besprochen werden.

Die Tendenz zur immer weiteren Vernetzung verschiedener Systeme, die die Digitalisierung grundsätzlich auszeichnet, ist auch in der Personaleinsatzplanung zu beobachten. Die einfache, unkomplizierte und barrierefreie Integration neuer Anwendungen ist heutzutage problemlos möglich. Und auch schon im Unternehmen eingesetzte Programme können mit der neuen Software in der Regel verknüpft werden. Das neu eingeführte PEP-System kann dann auf schon vorhandene Daten zugreifen und diese für die Konzeption und Optimierung der Dienstplanung nutzen.

All diese Vorteile einer digitalisierten Personaleinsatzplanung für Unternehmen tragen gleichzeitig auch die Vorteile für Mitarbeiter in sich. Ihren Wünschen kann in der automatisierten Personaleinsatzplanung viel leichter entsprochen werden, sie finden Berücksichtigung. Denn die übersichtlichere Dienstplanung stellt sicher, dass alle wichtigen Parameter zugleich im Auge behalten werden können. Ganz davon abgesehen, das sich Mitarbeiter schon im Vorhinein, mit Veröffentlichung der Schichtplanung, auf Schichten bewerben oder, wenn erlaubt, direkt eintragen können. Beides spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikationen, ihrer Wünsche und des Personalbedarfs zu verteilen. Das System erleichtert es Planenden, bei geringerem Aufwand besser auf Präferenzen der Beschäftigten einzugehen. In seiner ausgeprägtesten Form kommt eine automatisierte Personaleinsatzplanung sogar gänzlich ohne weiteres Zutun von Planern aus und erstellt Schichtpläne anhand hinterlegter Regelungen, Mitarbeiterwünsche und -qualifikationen. Das hat nicht nur eine höhere Zufriedenheit der Angestellten zur Folge, die sich auch in ihrer Motivation niederschlägt, sondern vereinfacht die gesamte Dienstplanung. Die Automatisierung der Personaleinsatzplanung ist also ein Gewinn für Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen.

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Herausforderungen von automatisierter Personalplanung

An den erfolgreichen und gewinnbringenden Einsatz der automatischen Personaleinsatzplanung sind einige Faktoren geknüpft. So gilt es zunächst, alle relevanten Daten in das jeweilige System zu migrieren, damit Arbeits- und Schichtpläne präzise geplant und erfasst werden können. Dabei kommt es nicht nur darauf an, die Daten zu digitalisieren, sondern auch darauf, diese Daten laufen zu pflegen und zu aktualisieren. Eine automatische Personaleinsatzplanung ist nur so gut wie ihre Daten. Ist das gegeben, kann die Software zuverlässig auf sämtliche Informationen zugreifen und verlässliche Dienstpläne erstellen.

Natürlich erfordert diese Arbeit mit sensiblen Mitarbeiterdaten besondere Umsicht. Die automatisierte Personaleinsatzplanung managt eine Vielzahl an personenbezogenen Daten, es muss daher gewährleistet sein, dass diese absolut sicher sind und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Zertifikate und DSGVO-Konformität sind hier sinnvolle Wegweiser, die bei der Entscheidung für oder gegen eine Software unterstützen können. Außerdem gilt: Eine kleinteilige Rechteverteilung innerhalb der Personaleinsatzplanung (wie z.B. unterschiedliche Sichtrechte) mag zunächst vielleicht mühsamer sein, stellt aber auch sicher, dass Mitarbeiterdaten nur berechtigten Planungsverantwortlichen angezeigt werden. Werden beide Punkte bei der Auswahl und Anpassung der automatisierten Software berücksichtigt, erfüllen Unternehmen problemlos die datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Gleichzeitig muss das System über ausreichend Flexibilität verfügen, um auch bei kurzfristigen Änderungen für den benötigten Ersatz zu sorgen. Es gilt also, die vielen Anpassungsmöglichkeiten der Online-Lösung so zu nutzen, dass sie auch genau dem entspricht, was das Unternehmen benötigt. Ob Mitarbeiter sich selbst eintragen können, sich bewerben, nach Qualifikationen oder schlicht nach Arbeitszeitregelungen ausgewählt werden, sind alles Dinge, die zunächst definiert werden müssen. Es gilt also, sich im Rahmen der Einführung der Software Gedanken zu machen, was für Anforderungen diese erfüllen muss. Werden die notwendigen Einstellungen vorgenommen, kann die automatisierte Personaleinsatzplanung von Tag eins an gewinnbringend für alle eingesetzt werden.

Zusammenfassung

Eine automatisierte Personaleinsatzplanung sorgt für eine effizientere Dienstplanung. Geringere Personalkosten, bessere Bedarfsdeckung bzw. ein bedarfsorientierter Personaleinsatz, höhere Flexibilität für Management und Mitarbeiter sowie die einfache Berücksichtigung der Wünsche aller Beteiligten zählen zu den größten Vorteilen der Lösung. Allerdings müssen Anwender eine Reihe von Faktoren beachten, wie eine umfassende Datenmigration, Datenschutz und detaillierte Einstellungen, damit das System auch reibungslos funktioniert. Wird das berücksichtigt, ist eine automatisierte Personaleinsatzplanung die Basis für ein leistungsstarkes und erfolgreiches Personalcontrolling im Unternehmen. Personalengpässe werden frühzeitig erkannt und passende Lösungen angeboten. Am Ende der Implementierung einer automatisierten Personaleinsatzplanung steht eine einfachere und schnellere Dienstplanung, die stressresistent ist und Mitarbeiter glücklich macht.

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