Personalplanung Excel

Personalplanung mit Excel – eine Lösung?

Personalplanung mit Excel – eine Lösung?

Personalplanung = Excel. Diese einfache Gleichung galt lange, schließlich vereinfachte Excel den Planungsvorgang gegenüber der händischen Erstellung und Organisation. Vielerorts wird Excel noch immer für die Personalplanung verwendet. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche Vorteile ein kompletter Wechsel ihrer Dienstplanung zu Online-Tools wie beispielsweise shyftplan bietet.

Es gab Zeiten, da führte kein Weg an einer Excel-Personalplanung vorbei, schließlich ist die händische Erstellung von Dienstplänen mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Excel ist von seinen Möglichkeiten vielseitig, gleichzeitig aber ebenso sperrig und schwierig zu handhaben. Im Tabellenwerk kann man leicht die Übersicht verlieren und die Korrektur eines Fehlers oder ein unbedachtes Kommando macht die Arbeit von Stunden zunichte. Aus den verschiedenen Tabellen die Arbeitszeit fehlerlos zu berechnen, ist eine Kunstform für sich. Und die dafür nötige Konzentration und Aufmerksamkeit kann an anderer Stelle gewiss gewinnbringender eingesetzt werden.

Optimieren sie ihre Dienstplanung

Während in Excel letztlich eine Niederschrift der Dienstplanung geschieht und der Planende alle Regeln und Standards im Kopf haben muss (oder sogar noch andere Tabellen und Dokumente zu Rate ziehen muss), bietet shyftplan die effiziente All-in-One-Lösung mit hinterlegten Regeln und Standards, anhand derer das System den Planenden unterstützt und durch die Planung führt: von der Personalplanung, über die detaillierte Erfassung der Arbeitszeiten bis hin zur Urlaubsplanung. Während man in Excel also verschiedene Spalten suchen und vergleichen muss, stellt der shyftplan-Dienstplan alles übersichtlich dar. Mit nur wenigen Klicks erstellen Sie einen neuen Dienstplan. Kein Zusammenrechnen von Arbeitszeiten mehr, sondern ein automatisiertes und unterstützendes System, das die Organisation der Schichten vereinfacht. Eventuelle Planungsfehler werden ebenfalls schnell offengelegt, während sie in Excel mühsam identifiziert werden müssen. Planungsregeln, Besonderheiten und Standards werden in shyftplan hinterlegt und bei jeder späteren Planung berücksichtigt.

Zeitgewinn dank Online-Tools

Beim Vergleich der Bedienbarkeit der beiden Tools, Excel versus shyftplan, zeigt sich schnell: Während Excel relativ unübersichtlich ist und man relevante Daten länger suchen muss, bietet shyftplan eine intuitive Bedienoberfläche und reduziert den Arbeitsaufwand so spürbar. In shyftplan haben Sie alles auf einen Blick – die Mitarbeiter, die einzelnen Schichten, die addierten Stunden, nicht besetzte Schichten und Überschneidungen. Das Ganze natürlich geräte-übergreifend: ob PC, Laptop, Tablet oder Smartphone! Statt mehreren Programmen braucht man so nur eine Lösung für alles.

Mitmachen macht glücklich

Zudem können die Mitarbeiter bei der Schicht- und Einsatzplanung miteinbezogen werden - und zwar von Anfang an, sodass ein aufwendiges Hinterhertelefonieren bei kurzfristigen Änderungen endlich der Vergangenheit angehört. Individuelle Mitarbeiterwünsche, beispielsweise zur zeitlichen Verfügbarkeit, können einfach in der App hinterlegt werden und fließen später einfach und schnell mit in die Planung ein. Ihr Mitarbeiter ist jeden Montagnachmittag nicht verfügbar, da er dort einer privaten Verpflichtung nachgeht? Kein Problem, einmal im System hinterlegt und entsprechend gefiltert, sehen Sie als Planer nur noch verfügbare Mitarbeiter bei der Belegung einer bestimmten Schicht. Ebenfalls gern genutzte Funktionen von shyftplan sind der Antrag auf Schichttausch zwischen Kollegen mit denselben Qualifikationen und die Möglichkeit zur selbstständigen Schichtbewerbung auf offene Schichten. Dabei bleibt der Prozess für alle Beteiligten stets übersichtlich und transparent.

Automatisierte Dienstplanung

Langfristige Planung ist ein zweischneidiges Schwert. Einerseits bringt sie allen Beteiligten Vorteile, schließlich können Arbeitsabläufe und Freizeitgestaltung so besser koordiniert werden. Andererseits birgt sie zeitliche Risiken, jede Änderung muss aufwendig in den Plan eingearbeitet werden. Einen Monatsplan mit Excel zu erstellen, kann eine Sisyphusarbeit sein. Hier nicht die Übersicht zu verlieren, braucht viel Zeit und eine sehr konzentrierte Arbeitsweise. Mit shyftplan wird die Planung deutlich vereinfacht. Falls doch mal eine kurzfristige Abwesenheit zu Änderungen im Dienstplan führt, lassen sich diese schnell und unkompliziert per Push-Benachrichtigung an alle relevanten Mitarbeiter kommunizieren. Medienbrüche durch Ausdrucken und händischer Versendung des Plans, aufwendige telefonische Ab- und Rücksprachen und Papierberge von Anträgen gehören so der Vergangenheit an. Das spart allen Beteiligten Zeit und Nerven.

Wenn Sie ihre Zeit nicht weiter mit „Exceln“ verbringen wollen, buchen Sie hier einen unverbindlichen Demo-Termin mit einem unserer shyftplan-Experten.

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