Schichtplan

Schichtplan: Definition, Geschichte & Datenschutz

Einleitung: Was ist ein Schichtplan?

Ein Schichtplan ist ein Werkzeug der Personaleinsatzplanung. Er stellt Schichten und Arbeitszeiten übersichtlich und gesammelt an einem Ort dar. Im Schichtplan wird eingetragen, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten im Unternehmen sind und mit welchen Aufgaben sie sich befassen. Der Schichtplan dient dem Zweck, Mitarbeiter möglichst effektiv und ergonomisch einzusetzen. Ein guter Schichtplan, der das erfüllt, trägt zur Verbesserung der Leistungsqualität bei und damit auch zum Erreichen von Unternehmenszielen. Der Arbeitgeber ist zwar berechtigt, darüber zu entscheiden, wann Arbeitnehmer ihre Leistung erbringen, sie aber auch dazu verpflichtet, die Interessen der Arbeitnehmer mit einzubeziehen. Deswegen ist der Schichtplan oder zumindest seine Rahmenbedingungen in den meisten Unternehmen genehmigungspflichtig. Nachdem ein Schichtplan erstellt wurde, haben Betriebsrat und Arbeitnehmervertreter ein Mitbestimmungsrecht.

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Geschichte der Schichtplanung

Schichtarbeit und damit auch die Erstellung von Arbeitsplänen, Schichtplänen und co. ist nicht neu. Ganz im Gegenteil, man könnte beinahe sagen: Das gab es schon immer. Als Caesar mittels Gesetz beschloss, dass Waren nachts auf die Märkte gebracht werden mussten, um die engen Straßen tagsüber zu entlasten, wurde die Nacht schon im antiken Rom zum Arbeitstag. Nachtwächter, die als Polizisten eingesetzt wurden, Händler und ihre Angestellten, sie alle begannen ihre Arbeit in der Nacht oder lösten jemanden ab, der aus der Nacht kam. Auch in der Seefahrt wurde damals schon in Schichten gearbeitet. Irgendwer musste schließlich nachts das Schiff auf Kurs halten. Und Nachtwachen beschützten in Kriegen das Herrenlager vor militärischen Übergriffen während Eilkuriere Tag und Nacht unterwegs waren, um wichtige Nachrichten zu überbringen. Der Anteil der Bevölkerung, der vor dem 18. Jahrhundert in Schichten bzw. im Schichtdienst arbeitete, war jedoch gering und setzte sich nur aus bestimmten Berufsgruppen zusammen. Erst im Zuge der Industrialisierung wurde in Unternehmen die Schichtarbeit und damit auch der Schichtplan vermehrt eingesetzt. Ausgangspunkt waren die Bestrebungen der Arbeitgeber ununterbrochen zu produzieren um eine rentable Maschinennutzung zu gewährleisten und dadurch die Profite zu steigern.

Auch wenn Schichtplanung schon zu Zeiten der Industrialisierung notwendig war, war diese Aufgaben mit Sicherheit weniger komplex, als das heute der Fall ist. Denn die Planung der Schichten, war einzig und allein auf maximalen Profit der Unternehmen ausgerichtet. Auf gesundheitlichen und sozialen Belange des Arbeitnehmers wurde bei der Vergabe von Schichten keine Rücksicht genommen. Zudem standen den Arbeitgebern in der ersten Hälfte des 19. Jahrhunderts keine organisierten Interessenvertretungen der Arbeitnehmer gegenüber. Es gab also kaum Gesetze, die den Arbeitnehmer schützten.

Heutzutage gibt es für Personalplanende einiges mehr zu beachten, wie wir in den folgenden Kapiteln sehen werden.

Wie erstelle ich einen Schichtplan?

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Erstellung eines Schichtplans beachtet werden?

Es gibt einige Aspekte, die unbedingt zu beachten sind, wenn die Schichtplanung gelingen soll. Allen voran müssen gesetzliche Regelungen eingehalten werden. Ganz grundsätzlich besteht in Deutschland eine Begrenzung der täglichen Arbeitszeit auf maximal acht Stunden. In Ausnahmefällen kann diese auch höher liegen, wie zum Beispiel in Krankenhäusern, wo auch 24-Stunden-Schichten nicht unüblich sind. Im Normalfall sind es jedoch acht Stunden, die als durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag in einem Zeitraum von 24 Wochen nicht überschritten werden dürfen.

Ebenso wichtig für die Planung eines gesetzeskonformen Schichtplans sind die Pausen und Ruhezeiten. Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden, muss sich der Mitarbeiter eine Pause von mindestens 30 Minuten nehmen. Bei mehr als neun Stunden muss die Pause mindestens 45 Minuten betragen. Nach Feierabend muss eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. Pausen und Ruhezeiten müssen dabei richtig geplant, aber natürlich auch befolgt werden. Hier kann eine intuitive, digitale Zeiterfassung von großer Hilfe sein. Mitarbeitern wird es erleichtert ihre Pausen zu erfassen und gleichzeitig sind sie direkt im System hinterlegt und einsehbar, sollte eine Prüfung anstehen. Natürlich gibt es auch hier einige Branchen und Einrichtungen, bei denen Ausnahmen bestehen können. Hierzu zählen Gastronomie, Pflege, Bereitschaftsdienst und Krankenhäuser. Bei ihnen kann es auch Ausnahmen bezüglich des §9 ArbZG geben, laut dem Sonn- und Feiertage beschäftigungsfrei sind. Abgesehen von den schon genannten Branchen können Abweichungen dabei auch in mehrschichtigen Betrieben mit Tag- und Nachtschichten auftreten. So können Beginn oder Ende der Sonn- und Feiertagsruhe um bis zu sechs Stunden vor- oder zurückverlegt werden.

Was muss ich beim Schichtplan hinsichtlich des Datenschutzes beachten?

Ein Schichtplan enthält personenbezogene Daten, seine Funktionalität basiert darauf. Zu diesen Daten gehören unter Anderem der Klarname, die Adresse und das Geburtsdatum, aber auch die Arbeitszeiten, Abwesenheiten, wie Urlaubs- und Krankheitstage, sowie Überstunden. Die Daten aus dem Schichtplan dürfen deshalb innerhalb eines Unternehmens nicht einfach veröffentlicht werden. Die Privatsphäre muss aus datenschutzrechtlichen Gründen gewahrt bleiben. Das bedeutet natürlich auch, dass sichergestellt werden muss, dass nur Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen, auf diese Informationen zugreifen können. Diese Befugnis muss ein Unternehmen verwalten und regelmäßig aktualisieren. Sind Zugriffs- und Sichtrechte verteilt und der Datenschutz betrieblich gesichert, bleibt es den Mitarbeitern natürlich selbst überlassen, mit welchen Kollegen sie persönliche Daten oder Überstunden, Arbeitszeiten und Urlaubstage auch über den eigenen Arbeitsbereich hinaus teilen wollen.

Wie hilft mir ein Schichtplan bei der Personalplanung?

Der Schichtplan ist ein entscheidender Bestandteil der Personalplanung. Er ermöglicht eine effektive und auf den Bedarf angepasste Planung des Personals trotz ihrer Komplexität und unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren. Die richtigen Mitarbeiter, mit den richtigen Qualifikationen, sind dank der Schichtplanung zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Unternehmen. Um die Mitarbeiter zu motivieren und optimale Leistungen zu erhalten, müssen ihre Bedürfnisse bei der Planung berücksichtigt werden. Hauptaugenmerk sollte dabei auf ihrer Gesundheit liegen, unterstützend kann hier z.B. eine optimale Schichtrotation wirken. Dabei müssen natürlich auch Voll-, Teilzeit- und Minijobs koordiniert werden. Übersicht verspricht auch hier der Schichtplan.

Schichtplan Software oder Excel?

All diese Faktoren gleichzeitig in Excel zu berücksichtigen, ist ein Kampf gegen Windmühlen und in seiner Komplexität ungemein zeitaufwendig. Aus diesem Grund sollte ein Online-Schichtplan her, welcher den Arbeitgebern die Koordination einfach und schnell ermöglicht und ihnen, aber auch den Mitarbeitern, eine klare Übersicht der zu leistenden Schichten bietet.

Worauf Sie bei der Wahl der richtigen Schichtplanungs-Software achten sollten haben wir Ihnen hier zusammengefasst.

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