Schichtplan

Wie erstelle ich einen Schichtplan?

Ein Schichtplan lässt sich aufgrund steigender Komplexität und Anzahl der zu berücksichtigenden Faktoren nicht mehr manuell mit einer Tabellenkalkulation wie Excel erstellen. Hinzu kommt die hohe Schwankungen vieler Märkte und Branchen. In der Produktion muss der Dienstplan oftmals innerhalb einer Woche oder eines Arbeitstages an die Auftragslage oder kurzfristige Mitarbeiterausfälle angepasst werden. Eine starre Planung auf Basis einer Excel-Liste wird diesen Anforderungen nicht gerecht. Mit Hilfe einer Software für Personaleinsatzplanung lässt sich die gewünschte Flexibilität sowie eine bedarfs- und mitarbeiterorientierte Arbeitszeitgestaltung erzielen. Folgende Faktoren sollte eine solche Lösung berücksichtigen:

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen bei der Erstellung eines Schichtplans beachtet werden?

Es gibt einige Aspekte, die unbedingt zu beachten sind, wenn die Schichtplanung gelingen soll. Allen voran müssen gesetzliche Regelungen eingehalten werden. Ganz grundsätzlich besteht in Deutschland eine Begrenzung der täglichen Arbeitszeit auf maximal acht Stunden. In Ausnahmefällen kann diese auch höher liegen, wie zum Beispiel in Krankenhäusern, wo auch 24-Stunden-Schichten nicht unüblich sind. Im Normalfall sind es jedoch acht Stunden, die als durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag in einem Zeitraum von 24 Wochen nicht überschritten werden dürfen.

Ebenso wichtig für die Planung eines gesetzeskonformen Schichtplans sind die Pausen und Ruhezeiten.

Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden, müssen sich die Mitarbeiter eine Pause von mindestens 30 Minuten nehmen. Bei mehr als neun Stunden muss die Pause mindestens 45 Minuten betragen. Nach Feierabend muss eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. Pausen und Ruhezeiten müssen dabei richtig geplant, aber natürlich auch befolgt werden. Hier kann eine intuitive, digitale Zeiterfassung von großer Hilfe sein. Mitarbeitern wird es erleichtert ihre Pausen zu erfassen und gleichzeitig sind sie direkt im System hinterlegt und einsehbar, sollte eine Prüfung anstehen. Natürlich gibt es auch hier einige Branchen und Einrichtungen, bei denen Ausnahmen bestehen können. Hierzu zählen Gastronomie, Pflege, Bereitschaftsdienst und Krankenhäuser. Bei ihnen kann es auch Ausnahmen bezüglich des §9 ArbZG geben, laut dem Sonn- und Feiertage beschäftigungsfrei sind. Abgesehen von den schon genannten Branchen können Abweichungen dabei auch in mehrschichtigen Betrieben mit Tag- und Nachtschichten auftreten. So können Beginn oder Ende der Sonn- und Feiertagsruhe um bis zu sechs Stunden vor- oder zurückverlegt werden.

Wie hilft mir ein Schichtplan bei der Personalplanung?

Der Schichtplan ist ein entscheidender Bestandteil der Personalplanung. Er ermöglicht eine effektive und auf den Bedarf angepasste Planung des Personals trotz ihrer Komplexität und unter Berücksichtigung aller relevanten Faktoren. Die richtigen Mitarbeiter, mit den richtigen Qualifikationen, sind dank der Schichtplanung zur richtigen Zeit am richtigen Ort im Unternehmen. Um die Mitarbeiter zu motivieren und optimale Leistungen zu erhalten, müssen ihre Bedürfnisse bei der Planung berücksichtigt werden. Hauptaugenmerk sollte dabei auf ihrer Gesundheit liegen, unterstützend kann hier z.B. eine optimale Schichtrotation wirken. Dabei müssen natürlich auch Voll-, Teilzeit- und Minijobs koordiniert werden. Übersicht verspricht auch hier der Schichtplan.

Schichtplan Software oder Excel?

All diese Faktoren gleichzeitig in Excel zu berücksichtigen, ist ein Kampf gegen Windmühlen und in seiner Komplexität ungemein zeitaufwendig. Aus diesem Grund sollte ein Online-Schichtplan her, welcher den Arbeitgebern die Koordination einfach und schnell ermöglicht und ihnen, aber auch den Mitarbeitern, eine klare Übersicht der zu leistenden Schichten bietet.

Welche Optionen habe ich zur Planung eines Mehrschichtsystems?

Mehrschichtsysteme werden branchenübergreifend angewendet und dann eingesetzt, wenn mehrere Schichten nacheinander geplant werden müssen. Wichtig zu wissen ist jedoch, dass Mehrschichtsysteme auf verschiedene Arten einsetzbar sind. 2-, 3-, 4-, 5-, Schichtmodelle und Vollkonti-Schichtmodelle sind verschiedene Arten der Mehrschichtsysteme. Interessant ist, dass jedes Vollkonti System ein Mehrschichtsystem ist, jedoch ist nicht jedes Mehrschichtsystem ein Vollkonti Schichtsystem.

Zur Planung eines Mehrschichtsystems können z.B. 2-,3-, 4-, 5-Schichtsystem und als Aufsatz zusätzlich das rollierende Schichtsystem angewendet werden, z.B. wird ein 2 Schichtmodell angewendet und die zugeteilten Mitarbeiter rollieren dann immer durch die jeweiligen Schichten.

Dazu kommt, dass das rollierende Schichtsystem in vorwärts rollierendes Schichtsystem und rückwärts rollierendes Schichtsystem unterscheidet. Wichtig zu verstehen ist, dass sich das Model zyklisch wiederholt. Daher wird es rollierendes Schichtsystem oder rollendes Schichtsystem genannt.

Fazit

Letztendlich sollten Sie Ihr Unternehmen gut analysieren und auf die entscheidenen Kennzahlen achten, um herauszufinden, welches von den verschiedenen Schichtsystemen bei Ihnen am sinnvollsten einsetzbar ist. Nachdem Sie diesen Schritt abgeschlossen haben, können Sie entscheiden, ob Sie zusätzlich ein rollierendes Schichtsystem implementieren wollen und können.