Defenition Workforce Management

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Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtigen Aufgaben erledigen lassen – in der Theorie klingt die Personalplanung und der Einsatz von Personal im Unternehmen simpel. In der Praxis stehen viele Unternehmen vor einer Herausforderung: trotz immer komplexerer Prozesse und Strukturen schnell und flexibel auf sich ständig verändernde Anforderungen, saisonale Auftragslagen und Krisen (z.B. Corona) zu reagieren – kostensparend und effizient gewirtschaftet werden muss natürlich auch. Wie also können Ressourcen auch in komplexen Organisationen optimal eingesetzt werden? Eine professionelle Personalplanung auf Grundlage eines ganzheitlichen Workforce Managements bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ressourcen bedarfsgerecht einzusetzen, Optimierungsbedarf zu erkennen, Prognosen zu erstellen und ihre operative Leistung sowie Flexibilität zu optimieren – zum Vorteil von Unternehmen, Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen.

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Was ist Workforce Management?

Workforce Management steht für den optimalen Einsatz von mobilen Ressourcen wie Mitarbeitern, Maschinen und Arbeitsmitteln. In vielen Unternehmen liegt der Fokus von Workforce Management auf dem Einsatz von Personal. Der Begriff Workforce Management beschreibt in diesem Zusammenhang eine ganzheitliche Sichtweise auf den Personaleinsatz, das Arbeitsaufkommen und den Arbeitsmitteleinsatz. Bei der Evaluation stehen der Bedarf des Unternehmens an und die ständige Optimierung der Ressourcen im Vordergrund. Ziel ist es die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt in der gewünschten Anzahl am richtigen Ort einzusetzen und die passenden Aufgaben mit der richtigen Anzahl an Arbeitsmitteln zu erledigen. Engpässe oder die Überlastung einzelner Abteilungen werden durch Workforce Management erkannt und vermieden. Professionelles Workforce Management gewinnt immer mehr an Bedeutung und ist mittlerweile ein wichtiger Bestandteil der strategischen Unternehmensberatung und Teil von Modernisierungsprozessen in Unternehmen zahlreicher Branchen vom Gesundheitswesen bis zur Logistik und Produktion.

Wie unterscheidet sich Workforce Management von Personalplanung?

Der Begriff Workforce Management stammt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt "Arbeitskraft Verwaltung”. Der Begriff wird seit den 1980ern verwendet, Betriebswirtschaftlern, Unternehmen und Beratern schenken ihm aber erst seit einigen Jahren wirkliche Beachtung. Dabei wundert die Verwendung des "neuen" Begriffs zunächst. Workforce Management und Personaleinsatzplanung – es scheint, als könnten beide Begriffe synonym verwendet werden. Die Einsatzplanung ist aber vielmehr Baustein des Workforce Managements. Der Begriff Workforce Management ist weit breiter angelegt als die reine Personaleinsatzplanung – er umfasst neben der eigentlichen Personaleinsatzplanung auch die Personalbedarfsermittlung (oder Bedarfsprognose), die spezifische Arbeitszeitmodellgestaltung und die Zeitwirtschaft aber auch Supply Chain Management im Unternehmen.

Vor- und Nachteile von betrieblichem Workforce Management

Die Vorteile eines professionellen und ganzheitlichen Workforce Managements stehen einigen Herausforderungen gegenüber.

Vorteile von Workforce Management

Die Implementierung von Workforce Management bietet zahlreiche Vorteile auf verschiedenen Ebenen:

Nachteile von Workforce Management

Folgende Herausforderungen kann die Implementierung von Workforce Management mit sich bringen:

Workforce Management in der Praxis

Sowohl Kunden und Mitarbeiter als auch Unternehmen können von Workforce Management profitieren. Workforce Management trägt dazu bei, die Nutzung von Ressourcen in Unternehmen optimal zu gestalten und gewährleistet Planungssicherheit und flexibles Reagieren auf unterschiedlichste Anforderungen.

Workforce Management basiert auf Daten und ihrer Auswertung: Durch den Kreislauf bestehend aus Analyse, Personalbedarfsprognose, Kapazitätsplanung, Personaleinsatzplanung, Arbeitszeitmanagement und Controlling entsteht eine immer größer werdende Datenmenge, aus welcher der Optimierungsbedarf ermittelt werden kann. Er bietet eine solide Grundlage für Entscheidungen. Mithilfe von Software-Lösungen ist Workforce Management auch bei großen Datenmengen und bei komplexen Unternehmensstrukturen einsetzbar.

Grundfunktionen einer Workforce Management Software

Eine professionelle Workforce Management Software besteht aus den folgenden Grundfunktionen:

In Ergänzung zu den Grundfunktionen kann Workforce Management weitere Lösungen anbieten:

Schritte für ein gelungenes Workforce Management

Folgende Schritte können für einen erfolgreichen Ablauf des Workforce Managements ergriffen werden:

  1. Kommunikation der Ziele und professionelle Begleitung der Implementierung des Workforce Managements
  2. Kontinuierliche Analyse des Bedarfs an Arbeitskraft und der Bedürfnisse der Mitarbeiter durch das Unternehmen
  3. Analyse der Mitarbeiterstruktur und Mitarbeiterqualifikation
  4. Ermittlung von geeigneten Arbeitszeitmodellen
  5. Entwurf einer auf alle Bedürfnisse abgestimmten Personaleinsatzplanung
  6. Definition eines Konzeptes zur Ermittlung des konkreten Personalbedarfs auf Basis von aussagekräftigen Daten
  7. Definition von Kennzahlen zum Controlling
  8. Implementierung einer Software zur Ermittlung der benötigten Daten
  9. Permanentes Controlling und bedarfsorientierte Anpassung der Maßnahmen

Workforce Management ist nur dann erfolgreich, wenn es ganzheitlich eingesetzt wird und eine stetige Auswertung und Optimierung der Prozesse unter Berücksichtigung der Bedürfnisse von Mitarbeitern und Unternehmen stattfindet. Über Nacht ist keine langfristige Veränderung möglich. Die Einführung eines neuen Systems erfordert die Bereitstellung von benötigten Ressourcen, Geduld und eine Einarbeitungsphase. Wenn Mitarbeiter und Unternehmensleitung jedoch in einem Boot sitzen und in die gleiche Richtung steuern, profitieren beide Parteien gleichermaßen.

Tipps und Tricks

Damit Workforce Management gelingt, müssen Aufgaben und Anforderungen klar definiert und dokumentiert werden. Workforce Management ist dann zielführend, wenn zuverlässig die benötigten Daten ermittelt werden und daraus eine konstante und idealerweise automatische Auswertung der Prozesse und der nötigen Arbeitsverteilungen erfolgt.

Workforce Management betrifft nicht nur Prozesse, sondern auch Menschen. Unternehmen, die Workforce Management implementieren wollen, sollten die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter daher ernst nehmen und Lösungen anbieten, die den Mitarbeitern entgegenkommen. Die Anwendung flexibler Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle im Planungsprozess trägt viel zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Auch die Erweiterung ihrer Kompetenzen und Qualifikationen durch gezieltes Workforce Management im Unternehmen kommt gleichermaßen Mitarbeitern und Unternehmen zu gute. Unternehmen, die die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter verstehen und in ihr Workforce Management einbeziehen, schaffen Vorteile für beide Parteien und werden als Arbeitgeber attraktiver.

Performance muss messbar sein – nur so kann Optimierungsbedarf erkannt werden. Um den gesamten Prozess zu vereinfachen, kann entsprechende Software eingesetzt werden. Workforce Management mithilfe von passenden Software-Lösungen ist einfach, praktisch und zielführend.

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