Workforce Management

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Die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort die richtigen Aufgaben erledigen lassen – in der Theorie klingt die Personalplanung und der Einsatz von Personal im Unternehmen simpel. In der Praxis stehen viele Unternehmen vor einer Herausforderung: trotz immer komplexerer Prozesse und Strukturen schnell und flexibel auf sich ständig verändernde Anforderungen, saisonale Auftragslagen und Krisen (z.B. Corona) zu reagieren – kostensparend und effizient gewirtschaftet werden muss natürlich auch. Wie also können Ressourcen auch in komplexen Organisationen optimal eingesetzt werden? Eine professionelle Personalplanung auf Grundlage eines ganzheitlichen Workforce Managements bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Ressourcen bedarfsgerecht einzusetzen, Optimierungsbedarf zu erkennen, Prognosen zu erstellen und ihre operative Leistung sowie Flexibilität zu optimieren – zum Vorteil von Unternehmen, Mitarbeitern und Kunden gleichermaßen.

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Was ist Workforce Management?

Workforce Management steht für den optimalen Einsatz von mobilen Ressourcen wie Mitarbeitern, Maschinen und Arbeitsmitteln. In vielen Unternehmen liegt der Fokus von Workforce Management auf dem Einsatz von Personal. Der Begriff Workforce Management beschreibt in diesem Zusammenhang eine ganzheitliche Sichtweise auf den Personaleinsatz, das Arbeitsaufkommen und den Arbeitsmitteleinsatz. Bei der Evaluation stehen der Bedarf des Unternehmens an und die ständige Optimierung der Ressourcen im Vordergrund. Ziel ist es die richtigen Mitarbeiter zum richtigen Zeitpunkt in der gewünschten Anzahl am richtigen Ort einzusetzen und die passenden Aufgaben mit der richtigen Anzahl an Arbeitsmitteln zu erledigen. Engpässe oder die Überlastung einzelner Abteilungen werden durch Workforce Management erkannt und vermieden. Professionelles Workforce Management gewinnt immer mehr an Bedeutung und ist mittlerweile ein wichtiger Bestandteil der strategischen Unternehmensberatung und Teil von Modernisierungsprozessen in Unternehmen zahlreicher Branchen vom Gesundheitswesen bis zur Logistik und Produktion.

Wie unterscheidet sich Workforce Management von Personalplanung?

Der Begriff Workforce Management stammt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt "Arbeitskraft Verwaltung”. Der Begriff wird seit den 1980ern verwendet, Betriebswirtschaftlern, Unternehmen und Beratern schenken ihm aber erst seit einigen Jahren wirkliche Beachtung. Dabei wundert die Verwendung des "neuen" Begriffs zunächst. Workforce Management und Personaleinsatzplanung – es scheint, als könnten beide Begriffe synonym verwendet werden. Die Einsatzplanung ist aber vielmehr Baustein des Workforce Managements. Der Begriff Workforce Management ist weit breiter angelegt als die reine Personaleinsatzplanung – er umfasst neben der eigentlichen Personaleinsatzplanung auch die Personalbedarfsermittlung (oder Bedarfsprognose), die spezifische Arbeitszeitmodellgestaltung und die Zeitwirtschaft aber auch Supply Chain Management im Unternehmen.

Vor- und Nachteile von betrieblichem Workforce Management

Die Vorteile eines professionellen und ganzheitlichen Workforce Managements stehen einigen Herausforderungen gegenüber

Vorteile von Workforce Management

Die Implementierung von Workforce Management bietet zahlreiche Vorteile auf verschiedenen Ebenen:

Workforce Management ermöglicht Effizienz- und Produktivitätssteigerung im Unternehmen. Es befähigt das Unternehmen, schnell auf Veränderungen aller Art zu reagieren und Zeitpläne wie Zeitkonten der Mitarbeiter Dank effizienter Zeitwirtschaft einzuhalten.
Durch Bedarfsprognosen kann der Einsatz von Arbeitskraft optimiert und dadurch Produktionsengpässe vermieden und vorhandene Kapazitäten besser genutzt werden. Personalkosten werden eingespart. Workforce Management macht Entscheidungen transparenter, da sie nicht auf Annahmen, sondern auf Grundlage von Daten getroffen werden. Informationen und Korrelationen von Werten können durch umfassendes Controlling sichtbar gemacht werden.
Unternehmen werden flexibler und können schneller auf Veränderungen reagieren. Schwankenden Auftragslagen oder veränderten Kundenbedürfnissen kann durch Workforce Management begegnet werden, ohne dass das Unternehmen an seine Kapazitätsgrenze gelangt. (Stichwort: Arbeitszeitflexibilisierung)
Kapazitäten und Potential der Mitarbeiter werden bestmöglich genutzt. Im besten Falle bewirkt Workforce Management, dass Mitarbeiter ihren Qualifikationen entsprechend eingesetzt werden und neue hinzugewonnen werden Fähigkeiten hinzugewonnen werden können. Ihre Motivation wird so gesteigert.
Arbeitskraft wird dort eingesetzt, wo sie tatsächlich benötigt wird und zu Resultaten führt. Dienstpläne sind bedarfsorientiert sowie flexibel und steigern die Produktivität.
Als Konsequenz aus der gewonnenen Flexibilität bezüglich der Arbeitszeitplanung und -gestaltung steigt die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation – Workforce Management macht Unternehmen zum attraktiven Arbeitgeber.

Nachteile von Workforce Management

Folgende Herausforderungen kann die Implementierung von Workforce Management mit sich bringen:

Der Einsatz von Workforce Management lohnt sich besonders für große Unternehmen, die viele Mitarbeiter und Arbeitsmittel koordinieren müssen. Ziel ist es dann, den Einsatz von Arbeitskraft zu optimieren. Ob sich der Einsatz des Workforce Management für kleinere Unternehmen lohnt, hängt vom jeweiligen Unternehmen und seinen individuellen Bedürfnissen und Problemstellungen ab.
Die Implementierung der Prozesse, Lösungen und ggf. Software erfordert eine gewisse Einarbeitungszeit, bei der es zu anfänglich noch großen Herausforderungen kommen kann.
Veränderung kann Widerstände erzeugen – Unternehmen, die sich für Workforce Management entscheiden, sollten Mitarbeiter daher auf die Umstellung vorbereiten, ihnen bei möglichen Problemen helfen und den Prozess stets professionell begleiten.

Workforce Management in der Praxis

Sowohl Kunden und Mitarbeiter als auch Unternehmen können von Workforce Management profitieren. Workforce Management trägt dazu bei, die Nutzung von Ressourcen in Unternehmen optimal zu gestalten und gewährleistet Planungssicherheit und flexibles Reagieren auf unterschiedlichste Anforderungen.

Workforce Management basiert auf Daten und ihrer Auswertung: Durch den Kreislauf bestehend aus Analyse, Personalbedarfsprognose, Kapazitätsplanung, Personaleinsatzplanung, Arbeitszeitmanagement und Controlling entsteht eine immer größer werdende Datenmenge, aus welcher der Optimierungsbedarf ermittelt werden kann. Er bietet eine solide Grundlage für Entscheidungen. Mithilfe von Software-Lösungen ist Workforce Management auch bei großen Datenmengen und bei komplexen Unternehmensstrukturen einsetzbar.

Grundfunktionen einer Workforce Management Software

Eine professionelle Workforce Management Software besteht aus den folgenden Grundfunktionen:

Arbeitsplanung auf Grundlage von Qualifikationen
Schichtplanung und Arbeitszeitverteilung auf Basis des Mitarbeiterbedarfs, Stundenkonten sowie der Schichtwünsche der Mitarbeiter
Erfassung von Arbeitsdaten zur Beschreibung der zu erledigenden Arbeit in Umfang und Qualität
Dokumentation von Abwesenheit und Fehlzeiten (zum Beispiel bei Urlaub oder Krankheit)
Aufgabenplanung zur genauen Planung des Einsatzes der Arbeitskraft und Abdeckung von Bedarfsschwankungen
Zeiterfassung und Datenverarbeitung

In Ergänzung zu den Grundfunktionen kann Workforce Management weitere Lösungen anbieten:

Ermittlung von Personalbedarfsprognose und Anregungen für das Recruiting
Onboardingplan für neue Mitarbeiter
Überwachung der Leistung von Teams und einzelnen Mitarbeiten
Mitarbeiter-Skill-Matching, um Mitarbeiter am richtigen Ort einzusetzen Optimaler Einsatz von Maschinen, Arbeitsmitteln und Mitarbeitern
Tracking von Unternehmensressourcen in Abteilungen oder Teams

Schritte für ein gelungenes Workforce Management

Folgende Schritte können für einen erfolgreichen Ablauf des Workforce Managements ergriffen werden:

Kommunikation der Ziele und professionelle Begleitung der Implementierung des Workforce Managements
Kontinuierliche Analyse des Bedarfs an Arbeitskraft und der Bedürfnisse der Mitarbeiter durch das Unternehmen
Analyse der Mitarbeiterstruktur und Mitarbeiterqualifikation
Ermittlung von geeigneten Arbeitszeitmodellen
Entwurf einer auf alle Bedürfnisse abgestimmten Personaleinsatzplanung
Definition eines Konzeptes zur Ermittlung des konkreten Personalbedarfs auf Basis von aussagekräftigen Daten
Definition von Kennzahlen zum Controlling
Implementierung einer Software zur Ermittlung der benötigten Daten
Permanentes Controlling und bedarfsorientierte Anpassung der Maßnahmen

Workforce Management ist nur dann erfolgreich, wenn es ganzheitlich eingesetzt wird und eine stetige Auswertung und Optimierung der Prozesse unter Berücksichtigung der Bedürfnisse von Mitarbeitern und Unternehmen stattfindet. Über Nacht ist keine langfristige Veränderung möglich. Die Einführung eines neuen Systems erfordert die Bereitstellung von benötigten Ressourcen, Geduld und eine Einarbeitungsphase. Wenn Mitarbeiter und Unternehmensleitung jedoch in einem Boot sitzen und in die gleiche Richtung steuern, profitieren beide Parteien gleichermaßen.

Tipps und Tricks

Damit Workforce Management gelingt, müssen Aufgaben und Anforderungen klar definiert und dokumentiert werden. Workforce Management ist dann zielführend, wenn zuverlässig die benötigten Daten ermittelt werden und daraus eine konstante und idealerweise automatische Auswertung der Prozesse und der nötigen Arbeitsverteilungen erfolgt.

Workforce Management betrifft nicht nur Prozesse, sondern auch Menschen. Unternehmen, die Workforce Management implementieren wollen, sollten die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter daher ernst nehmen und Lösungen anbieten, die den Mitarbeitern entgegenkommen. Die Anwendung flexibler Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle im Planungsprozess trägt viel zur Mitarbeiterzufriedenheit bei. Auch die Erweiterung ihrer Kompetenzen und Qualifikationen durch gezieltes Workforce Management im Unternehmen kommt gleichermaßen Mitarbeitern und Unternehmen zu gute. Unternehmen, die die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter verstehen und in ihr Workforce Management einbeziehen, schaffen Vorteile für beide Parteien und werden als Arbeitgeber attraktiver.

Performance muss messbar sein – nur so kann Optimierungsbedarf erkannt werden. Um den gesamten Prozess zu vereinfachen, kann entsprechende Software eingesetzt werden. Workforce Management mithilfe von passenden Software-Lösungen ist einfach, praktisch und zielführend.

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