Wie kann man einen Schichtplan erstellen?
Um Engpässe zu vermeiden und Leerläufen entgegenzuwirken, ist ein effektiver Schichtplan unerlässlich. Das gilt übrigens auch schon für kleinere Unternehmen. Aber wie kommt man zum idealen Schichtplan?
Checkliste: Dienstplanung in der Corona-Krise
Das Corona-Virus beherrscht die Nachrichten und bestimmt unseren privaten sowie beruflichen Alltag. Unternehmen stehen vor der Herausforderung trotz Kurzarbeit und längerer Mitarbeiterausfälle das Personal weiterhin möglichst effizient zu planen.
Unsere Checkliste zeigt Ihnen auf einen Blick was eine krisenfeste Personaleinsatzplanung ausmacht und wie shyftplan Ihnen dabei helfen kann.
Grundsätzlich gilt:
✔️ Zuständigkeiten für die Dienstplanung klar definieren
Ansprechpartner und Vertreter definieren
Dokumentation allgemeiner Personalplanungsregeln
Was passiert, wenn Sie als Partner ausfallen?
✔️ Umfassenden Überblick über die Personallage behalten
Wer ist wann verfügbar?
Besteht ein erhöhter Personalbedarf?
Gibt es bereits Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder individuelle Änderungswünsche?
✔️ Einhalten von gesetzlichen und vertraglichen Arbeits- und Pausenzeiten
Worauf Sie jetzt besonders achten sollten
✔️ Kommunikation des Dienstplans an alle Mitarbeiter
Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter rechtzeitig informiert sind und stets auf dem neuesten Stand bleiben, z.B. bei kurzfristigen Änderungen
Zusatzschichten offiziell ausschreiben & Anreize zur Übernahme setzen, Bsp. Sonderzahlungen
✔️ Notwendige Hygiene-Maßnahmen implementieren
Pläne ortsunabhängig, bspw. digital zur Verfügung stellen
Lagebesprechungen per Telefon oder über das Internet durchführen
Auf physische Stempeluhren verzichten
Digitales Einstempeln ermöglichenEinreichen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung möglichst digital
✔️ Krisenbedingte Kommunikations- & Vertretungsregeln klar definieren
Z.B. bei kurzfristigen Krankmeldungen
Änderungen von Verfügbarkeiten, z.B. aufgrund von Kinderbetreuungs-Engpässen, rechtzeitig kommunizieren
Zuverlässige Nachbesetzungs-Prozesse gewährleisten
✔️ Abwesenheitsmanagement an die Krisenlage anpassen
Maßnahmen nach Krankmeldung aufgrund von Corona-Verdacht treffen: Identifikation von gemeinsamen Arbeitsgruppen, um eventuelle Infektionsketten nachzuvollziehen
Ggf. zusätzliche Präventationsmaßnahmen einführen: z.B. auf eine möglichst räumliche oder zeitliche Trennung von kompletten Schichtgruppen achten
✔️ Unkomplizierte Einstellungsprozesse gewährleisten
Prozesse zur kurzfristigen Einbindung zusätzlicher Arbeitskräfte schaffen
Anstellungsverhältnisse klar definieren
Vorteile von shyftplan auf einen Blick
✔️ Umfassenden Überblick über die Personallage behalten
Auf einen Blick sichtbar: Wer ist verfügbar, wer krank?
Welche Schichten müssen noch besetzt werden?
✔️ Automatische Prüfung gesetzlicher Vorgaben
Beachtung der gesetzlichen Ruhezeiten & Vorschriften
Einhaltung der maximalen Arbeitszeiten
✔️ Kein Hinterher-Telefonieren mehr notwendig
Dienstplan und kurzfristige Änderungen können über die shyftplan App kommuniziert werden -> ortsunabhängige Kommunikation
Änderungen jederzeit für alle Beteiligten sichtbar
Arbeitgeber und Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Stand
Push-Benachrichtigung, z.B. "neue Extra-Schicht" an alle Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar
Einfache Kommunikation zw. Mitarbeitern und Vorgesetzten über die interne Chatfunktion
Einreichen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital per shyftplan App
✔️ Stärken der Mitarbeiterzufriedenheit
Mehr Mitbestimmung, bspw. durch selbstständige Schichtbewerbung und Schichttausch
Eintragen von individuellen Verfügbarkeiten
✔️ Minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten im digitalen Stundenkonto
Online Arbeitszeiterfassung dank digitaler Stempeluhr möglich
Übersichtliche Auswertungen über geleistete Stunden sowie zu zahlende Gehälter ganz einfach abrufen und exportieren
✔️ Möglichkeit einer Teil- bis Vollautomatisierung Ihrer Personalplanung
Der shyftplan-Algorithmus plant vollautomatisch auf Basis zuvor von Ihnen definierter Regeln
Krankmeldungen kompensieren, persönliche Kontakte der Angestellten vermeiden und gleichzeitig dafür Sorge tragen, dass der Betrieb aufrecht erhalten wird - das sind nur ein paar der aktuellen Herausforderungen.
Unser Expertenteam berät Sie zugeschnitten auf Ihre Situation dazu, wie Sie die Krise meistern können. Im kostenfreien Beratungstermin erfahren Sie
✔️ Wie Sie Mindestbesetzungen sicherstellen - auch bei hohen Krankenständen
✔️ Wie Sie Ihre Schichtplanung auf Kontaktvermeidung optimieren
✔️ Wie Sie Teilzeitkräfte und externes Personal flexibel einplanen können
