
Wie kann man einen Schichtplan erstellen?
Um Engpässe zu vermeiden und Leerläufen entgegenzuwirken, ist ein effektiver Schichtplan unerlässlich. Das gilt übrigens auch schon für kleinere Unternehmen. Aber wie kommt man zum idealen Schichtplan?
Das Corona-Virus beherrscht die Nachrichten und bestimmt unseren privaten sowie beruflichen Alltag. Unternehmen stehen vor der Herausforderung trotz Kurzarbeit und längerer Mitarbeiterausfälle das Personal weiterhin möglichst effizient zu planen.
Unsere Checkliste zeigt Ihnen auf einen Blick was eine krisenfeste Personaleinsatzplanung ausmacht und wie shyftplan Ihnen dabei helfen kann.
Ansprechpartner und Vertreter definieren
Dokumentation allgemeiner Personalplanungsregeln
Was passiert, wenn Sie als Partner ausfallen?
Wer ist wann verfügbar?
Besteht ein erhöhter Personalbedarf?
Gibt es bereits Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder individuelle Änderungswünsche?
Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter rechtzeitig informiert sind und stets auf dem neuesten Stand bleiben, z.B. bei kurzfristigen Änderungen
Zusatzschichten offiziell ausschreiben & Anreize zur Übernahme setzen, Bsp. Sonderzahlungen
Pläne ortsunabhängig, bspw. digital zur Verfügung stellen
Lagebesprechungen per Telefon oder über das Internet durchführen
Auf physische Stempeluhren verzichten
Digitales Einstempeln ermöglichen
Einreichen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung möglichst digital
Z.B. bei kurzfristigen Krankmeldungen
Änderungen von Verfügbarkeiten, z.B. aufgrund von Kinderbetreuungs-Engpässen, rechtzeitig kommunizieren
Zuverlässige Nachbesetzungs-Prozesse gewährleisten
Maßnahmen nach Krankmeldung aufgrund von Corona-Verdacht treffen: Identifikation von gemeinsamen Arbeitsgruppen, um eventuelle Infektionsketten nachzuvollziehen
Ggf. zusätzliche Präventationsmaßnahmen einführen: z.B. auf eine möglichst räumliche oder zeitliche Trennung von kompletten Schichtgruppen achten
Prozesse zur kurzfristigen Einbindung zusätzlicher Arbeitskräfte schaffen
Anstellungsverhältnisse klar definieren
Vorteile von shyftplan auf einen Blick
Auf einen Blick sichtbar: Wer ist verfügbar, wer krank?
Welche Schichten müssen noch besetzt werden?
Beachtung der gesetzlichen Ruhezeiten & Vorschriften
Einhaltung der maximalen Arbeitszeiten
Dienstplan und kurzfristige Änderungen können über die shyftplan App kommuniziert werden -> ortsunabhängige Kommunikation
Änderungen jederzeit für alle Beteiligten sichtbar
Arbeitgeber und Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Stand
Push-Benachrichtigung, z.B. "neue Extra-Schicht" an alle Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar
Einfache Kommunikation zw. Mitarbeitern und Vorgesetzten über die interne Chatfunktion
Einreichen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital per shyftplan App
Mehr Mitbestimmung, bspw. durch selbstständige Schichtbewerbung und Schichttausch
Eintragen von individuellen Verfügbarkeiten
Online Arbeitszeiterfassung dank digitaler Stempeluhr möglich
Übersichtliche Auswertungen über geleistete Stunden sowie zu zahlende Gehälter ganz einfach abrufen und exportieren
Der shyftplan-Algorithmus plant vollautomatisch auf Basis zuvor von Ihnen definierter Regeln
Krankmeldungen kompensieren, persönliche Kontakte der Angestellten vermeiden und gleichzeitig dafür Sorge tragen, dass der Betrieb aufrecht erhalten wird - das sind nur ein paar der aktuellen Herausforderungen.
Unser Expertenteam berät Sie zugeschnitten auf Ihre Situation dazu, wie Sie die Krise meistern können. Im kostenfreien Beratungstermin erfahren Sie
✔️ Wie Sie Mindestbesetzungen sicherstellen - auch bei hohen Krankenständen
✔️ Wie Sie Ihre Schichtplanung auf Kontaktvermeidung optimieren
✔️ Wie Sie Teilzeitkräfte und externes Personal flexibel einplanen können