Checkliste: Schichtplanung in der Corona-Krise

Grundsätzlich gilt:

✔️ Zuständigkeiten für die Schichtplanung klar definieren

• Ansprechpartner und Vertreter definieren
• Dokumentation allgemeiner Personalplanungsregeln
  Was passiert, wenn Sie als Partner ausfallen?

✔️ Umfassenden Überblick über die Personallage behalten

• Wer ist wann verfügbar?
• Besteht ein erhöhter Personalbedarf?
• Gibt es bereits Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder individuelle Änderungswünsche?

✔️ Einhalten von gesetzlichen und vertraglichen Arbeits- und Pausenzeiten

Worauf Sie jetzt besonders achten sollten

✔️ Kommunikation des Schichtplans an alle Mitarbeiter

• Sicherstellen, dass alle Mitarbeiter rechtzeitig informiert sind und stets auf dem neuesten Stand bleiben, z.B. bei kurzfristigen Änderungen
• Zusatzschichten offiziell ausschreiben & Anreize zur Übernahme setzen, Bsp. Sonderzahlungen

✔️ Notwendige Hygiene-Maßnahmen implementieren

• Pläne ortsunabhängig, bspw. digital zur Verfügung stellen
• Lagebesprechungen per Telefon oder über das Internet durchführen
• Auf physische Stempeluhren verzichten
  Digitales Einstempeln ermöglichen
• Einreichen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung möglichst digital

✔️ Krisenbedingte Kommunikations- & Vertretungsregeln klar definieren

• Z.B. bei kurzfristigen Krankmeldungen
• Änderungen von Verfügbarkeiten, z.B. aufgrund von Kinderbetreuungs-Engpässen, rechtzeitig kommunizieren
• Zuverlässige Nachbesetzungs-Prozesse gewährleisten

✔️ Abwesenheitsmanagement an die Krisenlage anpassen

• Maßnahmen nach Krankmeldung aufgrund von Corona-Verdacht treffen: Identifikation von gemeinsamen Arbeitsgruppen, um eventuelle Infektionsketten nachzuvollziehen
• Ggf. zusätzliche Präventationsmaßnahmen einführen: z.B. auf eine möglichst räumliche oder zeitliche Trennung von kompletten Schichtgruppen achten

✔️ Unkomplizierte Einstellungsprozesse gewährleisten

• Prozesse zur kurzfristigen Einbindung zusätzlicher Arbeitskräfte schaffen
• Anstellungsverhältnisse klar definieren
• Vorteile von shyftplan auf einen Blick

✔️ Umfassenden Überblick über die Personallage behalten

• Auf einen Blick sichtbar: Wer ist verfügbar, wer krank?
• Welche Schichten müssen noch besetzt werden?

✔️ Automatische Prüfung gesetzlicher Vorgaben

• Beachtung der gesetzlichen Ruhezeiten & Vorschriften
• Einhaltung der maximalen Arbeitszeiten

✔️ Kein Hinterher-Telefonieren mehr notwendig

• Dienstplan und kurzfristige Änderungen können über die shyftplan App kommuniziert werden -> ortsunabhängige Kommunikation
• Änderungen jederzeit für alle Beteiligten sichtbar
• Arbeitgeber und Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Stand
• Push-Benachrichtigung, z.B. "neue Extra-Schicht" an alle Mitarbeiter gleichzeitig verfügbar
• Einfache Kommunikation zw. Mitarbeitern und Vorgesetzten über die interne Chatfunktion
• Einreichen der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung digital per shyftplan App

✔️ Stärken der Mitarbeiterzufriedenheit

• Mehr Mitbestimmung, bspw. durch selbstständige Schichtbewerbung und Schichttausch
• Eintragen von individuellen Verfügbarkeiten

✔️ Minutengenaue Erfassung der Arbeitszeiten im digitalen Stundenkonto

• Online Arbeitszeiterfassung dank digitaler Stempeluhr möglich
• Übersichtliche Auswertungen über geleistete Stunden sowie zu zahlende Gehälter ganz einfach abrufen und exportieren

✔️ Möglichkeit einer Teil- bis Vollautomatisierung Ihrer Personalplanung

• Der shyftplan-Algorithmus plant vollautomatisch auf Basis zuvor von Ihnen definierter Regeln

Krankmeldungen kompensieren, persönliche Kontakte der Angestellten vermeiden und gleichzeitig dafür Sorge tragen, dass der Betrieb aufrecht erhalten wird - das sind nur ein paar der aktuellen Herausforderungen.

Unser Expertenteam berät Sie zugeschnitten auf Ihre Situation dazu, wie Sie die Krise meistern können. Im kostenfreien Beratungstermin erfahren Sie

✔️ Wie Sie Mindestbesetzungen sicherstellen - auch bei hohen Krankenständen
✔️ Wie Sie Ihre Schichtplanung auf Kontaktvermeidung optimieren
✔️ Wie Sie Teilzeitkräfte und externes Personal flexibel einplanen können