Grundlagen der Personaleinsatzplanung

Was versteht man unter einer Personaleinsatzplanung?

Aufgabe der Personaleinsatzplanung (auch: PEP) ist es, Mitarbeiter ihrem jeweiligen Einsatzgebiet zuzuordnen. Sie legt fest, in welchem Bereich die Mitarbeiter arbeiten. Dabei ist darauf zu achten, dass auch Zeitraum und Zeitdauer definiert werden müssen. Man bestimmt mit ihr also, wann, wo und wie lange welcher Mitarbeiter arbeitet.

Welche Formen von Personaleinsatzplanung gibt es?

Die Personaleinsatzplanung lässt sich in drei Teile unterscheiden:

• Qualitativ
  Hierbei geht es darum, herauszufinden, ob, wann und in welchen Bereichen Mitarbeiter weitergebildet werden müssen – denn es kann sein, dass für bestimmte Arbeiten gewisse Qualifikationen notwendig sind. Dabei gleicht man zunächst die Fertigkeiten und Kenntnisse der Mitarbeiter mit den Anforderungen der zu verrichteten Arbeiten ab: Sind genügen ausreichend qualifizierte Mitarbeiter vorhanden, um die anfallenden Aufgaben zu verrichten? Anschließend kann über eventuelle Weiterbildungsmaßnahmen entschieden werden.
• Quantitativ
  Bei der quantitativen Personaleinsatzplanung berechnet man den benötigten Personalbedarf. Dabei werden eventuelle Zu- und Abgänge mit dem zu erwartenden Arbeitsaufkommen gegengerechnet. Eine sichere Prognose ist wichtig, da sichergestellt werden muss, dass alle anfallenden Aufgaben erledigt werden können – oder eventuell neues Personal eingestellt werden muss.
• Zeitlich
  In vielen Branchen ist das Arbeitsaufkommen starken saisonalen Schwankungen unterworfen – der Bedarf an Personal ist also nicht immer gleich. Hier können durch eine zeitliche Personaleinsatzplanung Über- und Unterbesetzungen vermieden werden, indem Unternehmen beispielsweise Leih- und Saisonarbeiter für einen befristeten Zeitraum einstellen können. Aber auch kurzfristig können zeitlich begrenzte Aushilfen nötig sein – etwa wenn viele Mitarbeiter wegen Krankheit ausfallen.

Die Ziele: Warum braucht man eine Personaleinsatzplanung?

Als Grundlage für betriebliche Entscheidungen

Eine solide Personaleinsatzplanung dient als Grundlage für betriebliche Entscheidungen: Wann müssen Mitarbeiter eingestellt, versetzt, entlassen oder weitergebildet werden? Dabei gilt es, sowohl Über- als auch Unterbesetzung zu vermeiden und Entlassungen nach Möglichkeit zu vermeiden. Nur durch eine sorgfältige Planung lassen sich sinnvolle, betriebliche Maßnahmen ableiten.

Einstellung

Eine Firma hat dann Bedarf an neuen Mitarbeitern, wenn Mitarbeiter aus der Firma austreten – etwa durch Kündigung, Krankheit oder Mutterschutz. Doch auch, wenn eine Firma wächst oder mehr Aufträge erhält, benötigt sie mehr Personal.

Entlassung

Bei einem Rückgang der Auftragslage, saisonalen Veränderungen oder einer Geschäftsverlagerung kann es notwendig sein, Mitarbeiter zu entlassen – weil einfach zu wenig Aufträge für zu viele Mitarbeiter vorhanden sind und somit zu viel Kosten verursacht werden. Da Entlassungen nicht nur rechtlich schwierig, sondern auch für beide Seiten meist unangenehm sind, ist eine gelungene Personaleinsatzplanung auch hier wichtig, um unnötige Kündigungen zu vermeiden bzw. diese zu reduzieren.

Versetzung

Durch Weiterbildungen besitzen Mitarbeiter neue Fertigkeiten, was sie zur Erfüllung neuer Aufgaben berechtigt – doch unter Umständen sind diese Fertigkeiten an anderen Standorten mehr gebraucht. Mitunter können auch freigewordene Stellen nicht neu besetzt werden. Also müssen Unternehmer ihre Mitarbeiter versetzen. Dadurch können sie gewährleisten, dass alle Aufgabenbereiche abgedeckt werden. Wichtig hierbei ist, die Qualifikation und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter in der Planung mit zu berücksichtigen.

Weiterbildung

Kommen neue Aufgaben auf ein Unternehmen zu, muss dieses nicht gleich neue Mitarbeiter einstellen – oftmals ist es sinnvoller, durch Weiterbildungsangebote Anreize unter den bestehenden Mitarbeitern zu schaffen. Eine gute Personaleinsatzplanung (PEP) berücksichtigt auch stets diesen Qualifizierungsbedarf, um eventuelle Maßnahmen frühzeitig einzuleiten.

Ausgleich von Spitzen / Flexibilität

Besonders beim kurzfristigen Ausgleich von Produktionsspitzen ist die Personaleinsatzplanung gefragt, um etwa durch den Einsatz von geeigneten Leih- oder Saisonarbeitern dafür zu sorgen, dass alle anfallende Arbeit erledigt werden kann. Hierbei ist es wichtig, dass die Personaleinsatzplanung nicht starr ist, sondern auch flexibel und agil agieren kann.

Gewinnung effizienter Mitarbeiter

Das oberste Ziel jeder Personaleinsatzplanung sollte sein, dass jeder Mitarbeiter genau an der richtigen Position eingesetzt wird. Wenn Mitarbeiter gemäß ihren Fähigkeiten eingesetzt werden, macht sie das glücklicher, zufriedener und loyaler. Sie arbeiten effektiver und somit sinkt auch das Risiko, gute Mitarbeiter an die Konkurrenz zu verlieren.

Mitarbeiter benötigen zudem Perspektiven, Ziele und Entfaltungsmöglichkeiten. Eine gute Personaleinsatzplanung kann Mitarbeitern zeigen, in welche Richtung sie sich entwickeln können.

Durch solche Ziele fühlen sich Mitarbeiter als Teil eines Teams und der Firma zugehörig, was die Bindung zum Unternehmen ebenfalls stärkt. So bringt eine gute Personaleinsatzplanung mit Chancen und Perspektiven für beide Seiten große Vorteile.

Sollplanung: Einhaltung rechtlicher Vorgaben

Wichtig für jeden Arbeitgeber: Pausen- und Arbeitszeiten müssen von den Mitarbeitern eingehalten werden. Daneben gilt es noch, rechtliche oder betriebliche Vorschriften zu beachten. Die Sollplanung bildet die Grundlage dafür: Sie stellt sicher, dass die Personaleinsatzplanung von Anfang an so gestaltet wird, dass alle gesetzlichen Bedingungen eingehalten werden.

Wie findet man ein geeignetes Tool zur Personaleinsatzplanung?

Natürlich lässt sich eine gute Personaleinsatzplanung theoretisch auch mit einfachsten Mitteln wie Blatt und Papier bewerkstelligen. Allerdings zeigt die Praxis: je größer der Betrieb und je komplexer die Anforderungen an das Workforce-Management, desto größer werden auch die Anforderungen an ein geeignetes Tool.

In vielen Fällen wird die Personaleinsatzplanung mit Excel oder ähnlichen Programmen vorgenommen. Das hat den Vorteil, dass diese Programme meist sehr kostengünstig und relativ einfach zu bedienen sind. Allerdings bieten sie nicht die benötigte Komplexität oder Flexibilität, die in modernen Unternehmen benötigt werden. Bei größeren Unternehmen führt dies auch schnell dazu, dass Personalplaner wenig Übersicht haben, ständig für die Aktualität der Daten sorgen müssen und im Bedarfsfall nicht schnell genug agieren können.

Eine gute Personaleinsatzplanungs-Software sollte in der Lage sein,

• Über- und Unterbesetzungen im Betrieb zu vermeiden
• (dadurch) Kosten einzusparenden
• gesamten Personalbedarf konsequent und vollständig zu planen
• auf kurzfristige Änderungen zu reagieren
• flexible Arbeitszeitmodelle abzubilden
• verschiedene Schichtsysteme mit einzubeziehen
• Urlaube zu managen
• Fehlzeiten und Abwesenheiten zu dokumentieren
• DSGVO-Konform zu kommunizieren
• Daten möglichst automatisch in andere Programme zu integrieren

Sind diese Kriterien erfüllt, handelt es sich um eine Software zur Personaleinsatzplanung, die auch für größere Betriebe zum Einsatz kommen kann. Im Idealfall ist so eine Software-Lösung zudem noch an die Größe und besonderen Rahmenbedingungen des Betriebs skalierbar.