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Urlaubsplan

Ein aktueller Urlaubsplan macht eine solide Einsatzplanung erst möglich. Mithilfe des Urlaubsplan kann jederzeit im Blick behalten werden, welche Mitarbeiter nicht da sind und für wen entsprechend eine Vertretung eingeplant werden muss. Doch bei der Erstellung und Veröffentlichung gilt es mehrere rechtliche Rahmenbedingungen zu beachten!

Was ist ein Urlaubsplan?

Ein Urlaubsplan dient der Erfassung und der Organisation von den Abwesenheiten von Mitarbeitern eines Unternehmens. Dazu zählen Urlaubstage, aber auch Abwesenheiten aufgrund von Krankheit und anderen Gründen. Er bietet eine systematische Übersicht der geplanten Urlaubstage der einzelnen Arbeitnehmer, die im Laufe des Jahres relevant werden. Auch die über das Jahr anfallenden weiteren Abwesenheiten sind hier festgehalten. Mithilfe des Urlaubsplan kann jederzeit im Blick behalten werden, welche Mitarbeiter nicht da sind und für wen entsprechend eine Vertretung eingeplant werden muss.

Für einen reibungslosen Berufsalltag ist ein sorgfältig organisierter Urlaubsplan entscheidend. Die Abwesenheiten der Mitarbeiter wollen schließlich ausführlich geplant und miteinander abgestimmt werden, Überschneidungen werden bestenfalls vermieden. So haben Arbeitgeber und -nehmer jederzeit einen Überblick über Abwesenheiten und das im Bestfall auch noch übersichtlich organisiert.

Wie erstelle ich einen Urlaubsplan?

Es gibt einige Aspekte, die ein gelungener Urlaubsplan unbedingt erfüllen sollte. Natürlich betrifft das vor allem organisatorische Fragen – die abwesenden Mitarbeiter müssen von anwesenden vertreten werden, aber auch gesetzliche Regelungen und Datenschutzfragen müssen berücksichtigt werden.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen müssen beachtet werden?

Die Anzahl der Urlaubstage ist meist im Arbeitsvertrag geregelt. Wenn dies nicht der Fall ist, gilt für Arbeitnehmer das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Das regelt einen gesetzlichen Mindestanspruch auf Erholungsurlaub. Der Mindestanspruch beträgt bei einem Mitarbeiter mit einer 5-Tage Woche mindestens 20 Erholungstage. Bei einer 6-Tage-Woche sind es mindestens 24 Erholungstage. Diese Grenze darf nicht unterschritten werden.

§7 BUrlG schreibt vor, dass bei der Urlaubsplanung dem Urlaubswunsch des Arbeitnehmers gefolgt werden soll. Jedoch kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Urlaub aus bestimmten Gründen auch verwehren, zum Beispiel dann, wenn ein betriebliches Erfordernis, wie der Großauftrag eines wichtigen Kunden oder das Weihnachtsgeschäft, dem Urlaubswunsch entgegenstehen oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten, wie Schulferien für Arbeitnehmer mit Kindern, im Vergleich zu kinderlosen Arbeitnehmer, den Vorrang verdienen.

Laut Bundesarbeitsgericht darf nur bei dringenden betrieblichen Erfordernissen bereits bewilligter Urlaub abgesagt oder verschoben werden. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber aber alle Kosten zu decken, welche dem Arbeitnehmer dadurch entstehen.

Was muss ich hinsichtlich des Datenschutzes bei der Urlaubsplanung beachten?

Wie der Dienstplan, ist auch der Urlaubsplan ein Dokument, das personenbezogene Daten beinhaltet. Zu diesen Daten gehören unter anderem der Klarname, die Adresse und das Geburtsdatum, aber auch die Urlaubs- und Krankheitstage. Diese Daten dürfen auch innerhalb eines Unternehmens nicht einfach veröffentlicht werden. Hat jemand böse Absichten, könnten diese Informationen gegen die betreffenden Mitarbeiter verwendet werden. Selbst, wenn alle es gut meinen, bleibt es jedem Mitarbeiter selbst überlassen, ob er seine persönlichen Daten mit allen Kollegen teilen möchte.

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