The future of skills matrices: AI and automation
How do AI and automation influence the use of qualification matrices?
Künstliche Intelligenz und Automatisierungen sind die Technologien des 21. Jahrhunderts. Obwohl sie auf den ersten Blick überwältigend wirken, bringen sie eine beachtliche Zahl an Vorteilen mit sich: In vielen Unternehmensbereichen lassen sie sich effektiv einsetzen – auch im Personalmanagement. Vor allem die im Wissensmanagement benutzen Qualifikationsmatrizen bieten großes Potential. In diesem Artikel erfahren Sie, wie künstliche Intelligenz und Automatisierungen die Erstellung und Verwaltung von Qualifikationsmatrizen im Personalmanagement effizienter und einfacher gestalten können.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist eine Qualifikationsmatrix?
- Wozu braucht man eine Qualifikationsmatrix?
- Skill Matrix und Kompetenzmatrix: Worin liegt der Unterschied
- Welchen Mehrwert sollte eine gute Qualifikationsmatrix aufweisen?
- Wie wird eine Qualifikationsmatrix normalerweise aufgebaut?
- Welche Probleme bringt Excel Unternehmen mit komplexen Mitarbeiterstrukturen?
- Wie vereinfacht eine Automatisierung die Nutzung der Qualifikationsmatrix in der Schichtplanung?
- Fazit
Was ist eine Qualifikationsmatrix?
Eine Qualifikationsmatrix (auch Qualifikationsprofil) ist eine strukturierte Darstellung von Qualifikationen, Fähigkeiten und Kenntnissen der Mitarbeiter in einem Unternehmen. Als Werkzeug im Wissensmanagement hilft sie dabei, den aktuellen Wissensstand und die Fähigkeiten der einzelnen Mitarbeiter einzusehen und zu beurteilen.
Diese Daten müssen in regelmäßigen Abständen analysiert, überprüft und möglicherweise erweitert werden. Klassischerweise bilden viele Unternehmen ihre Qualifikationsmatrizen in Tabellenprogrammen wie Excel ab.
Wozu braucht man eine Qualifikationsmatrix?
Eine Qualifikationsmatrix hat das Ziel, die Qualifikationen der Mitarbeiter zu dokumentieren, Wissenslücken der Mitarbeiter zu identifizieren und schließlich aufgrund dieser Datenlage Entscheidungen im Personalmanagement zu treffen. Dazu zählt zum Beispiel das Ableiten von Schulungsbedürfnissen oder die Ressourcenplanung.
Kompetenzmatrixund Skill Matrix werden dabei oft als Synonyme für die Qualifikationsmatrix genutzt, weisen jedoch feine Unterschiede in der Anwendung auf.
Skill Matrix und Kompetenzmatrix: Worin liegt der Unterschied?
Skill Matrix für Soft- und Hard Skills
Die Skill Matrix fokussiert sich auf technische Fähigkeitenundpraktische Kenntnisse, die ein Mitarbeiter haben muss, um eine Aufgabe oder Position zu erfüllen. Vereinfacht gesagt, schließt sie nur die Soft- und Hard Skills ein.
Soft Skills sind außerfachliche Kompetenzen, die bei der Personalauswahl, -einstellung und -entwicklung wichtig sind. Sie lassen sich weitestgehend in drei Gruppen einteilen:
- In die erste Gruppe fallen Soft Skills, die in jedem Unternehmen unabhängig vom genauen Beruf wichtig sind, wie z. B. Zuverlässigkeit und Lernbereitschaft.
- Die Kompetenzen der zweiten Gruppe sind nur in einigen spezifischen Bereichen eines Unternehmens ein wichtiges Auswahlkriterium, beispielsweise Diskretion oder Fremdsprachenkenntnisse.
- Spezifische Soft Skills, die in Management und Führungspositionen wichtig sind, werden der dritten Gruppe zugeordnet und weichen stark von denen der ersten Gruppe ab, z. B. analytisches Denkvermögen und schriftsprachliche Kompetenz.
Unter Hard Skills werden messbare und nachweisbare Fähigkeiten (z. B. akademische Abschlüsse oder Zertifikate) genannt. Sie wurden also im Zuge einer Ausbildung erlernt und können unter Umständen durch Fortbildungen erweitert werden.
Kompetenzmatrix
In einer Kompetenzmatrix wird in der Regel die Leistung eines einzelnen Mitarbeiters in einem speziellen Bereich bewertet und festgehalten. Sie führt also eine qualitative Komponente in das Wissensmanagement ein.
Universitätsabschlüsse gehören in die Kategorie der Hard Skills
Zudem geht es hier auch speziell um die Frage: Welcher Mitarbeiter verfügt über welches Wissen? Dieses lässt sich grob in individuelles Wissen (Wissen, dass sich der Mitarbeiter durch seine Tätigkeit im Unternehmen im Laufe der Zeit angeeignet hat) und konkretes Wissen sowie Informationsbestände einteilen. Diese Art von Informationen lassen sich allerdings nur sehr schwer wirklich identifizieren. Zudem benötigt dieser Prozess viel Zeit.
Alle drei Punkte (Soft- und Hardskills sowie Wissen) werden in einer Qualifikationsmatrix festgehalten und den Mitarbeitern zugeordnet.
Welchen Mehrwert sollte eine gute Qualifikationsmatrix aufweisen?
Sie stellt zudem sicher, dass genug qualifizierte Mitarbeiter für die jeweiligen Jobs zur Verfügung stehen. Dies erleichtert die Übersichtlichkeit und Planung von terminierten Qualifikationen – also solchen Qualifikationen, die ein Ablaufdatum haben und zu einem gewissen Zeitpunkt erneuert werden müssen. Zudem gewährleistet es eine vorausschauende Planung der qualifizierten Mitarbeiter, um den Bedarf zu einem gewissen Zeitpunkt decken zu können.
Globale und positionsbasierte Qualifikationen
Aus organisatorischen und aus Gründen einer besseren Übersichtlichkeit lässt sich eine Qualifikationsmatrixinglobaleundpositionsbasierte Qualifikationen einteilen.
Die globalen(also firmenweiten) Qualifikationen bilden immer wiederkehrenden Qualifikationen ab, wie z. B. den Soft-Skill „Zuverlässigkeit“. Es können aber auch allgemeine Qualifikationen sein, die ein Mitarbeiter braucht, um eine bestimmte Arbeit auszuführen. Im Beispiel eines produzierenden Betriebs wären dies Informationen darüber, welcher Mitarbeiter welche Maschinen bedienen kann.
Die positionsbasierten Qualifikationen sind spezielle Zusatzqualifikationen, die ein einzelner Mitarbeiter braucht, wenn er eine bestimmte Position besetzen soll, z. B. abteilungsspezifische Qualifikationen wie IT-Kenntnisse. Oftmals fällt darunter auch die Aufgabe der Ersthelfer, die ab einer bestimmten Betriebsgröße in ausreichender Zahl vorhanden sein müssen.
Wie wird eine Qualifikationsmatrix normalerweise aufgebaut?
Viele Unternehmen setzen beim Erstellen einer Qualifikationsmatrix üblicherweise auf Excel-Tabellen. Die Struktur dieser Tabelle kann je nach den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens variieren. Typischerweise ist die Qualifikationsmatrix jedoch nach einem bestimmten Schema aufgebaut:
Die Hauptspalten der Tabelle umfassen den Namen des Mitarbeiters, die zugehörige Abteilung, die spezifischen Qualifikationen, über die der Mitarbeiter verfügt, das Ablaufdatum der Qualifikationen, eventuelle Bemerkungen oder Anmerkungen und den Aktualitätsstatus der Information.
Insgesamt dient die Qualifikationsmatrix dazu, den Überblick über die Fähigkeiten und Qualifikationen der Mitarbeiter zu behalten und sicherzustellen, dass sie immer den Anforderungen ihres Jobs entsprechen.
Die Verwendung von Excel zur Erstellung und Aktualisierung einer Qualifikationsmatrix zur Personalbedarfsplanung hat natürlich gewisse Vor- und Nachteile.
Vor- und Nachteile einer Qualifikationsmatrix mit Excel
Vorteile
Dass Unternehmen bereits seit vielen Jahren auf Excel setzen, um ihre Qualifikationsmatrix zu erstellen, hat viele Gründe.
- Gängiges Programm:
Excel ist weit verbreitet und die Funktion sowie Handhabung vielen bekannt. Die tabellarische Struktur erleichtert zudem die Organisation der Mitarbeiterqualifikationen. - Anpassbare Kriterien:
Die Kriterien in der Qualifikationsmatrix lassen sich flexibel an die individuellen Anforderungen und Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. - Kostenersparnis:
Viele Unternehmen setzen auf Excel, da das Programm bereits auf den meisten Computern vorinstalliert ist. Es fallen also keine zusätzlichen Kosten für eine spezielle Software an. - Sofortige Nutzung:
Im Normalfall erfordert es kein Spezialwissen, in Excel eine Qualifikationsmatrix zu erstellen oder zu erweitern. Mitarbeiter können die Tabellen sofort nutzen. Zudem gibt es online kostenlose Templates, die Unternehmen als Schablone für ihre Personalplanung verwenden können.
Nachteile
Allerdings bringt es auch Nachteile mit sich, wenn für eine komplexe Aufgabe wie die Erstellung einer Qualifikationsmatrix ein veraltetes Programm wie Excel verwendet wird. Diese sind:
- Manuelle Datenpflege:
Jeder Name, jeder Skill, jede einzelne Information muss per Hand eingetragen und entsprechend aktualisiert werden. Das erfordert eine Unmenge an Zeit – und birgt auch eine entsprechende Fehlerquelle. - Mangelnde Automatisierung und Integration:
Excel ermöglicht zwar durch die Verwendung von Formeln ein begrenztes Maß an Automatisierung – allerdings ist die Integration mit anderen Softwarelösungen zur automatischen Datenaktualisierung nicht möglich. - Datenschutz- und Datensicherheitsprobleme:
Der Datenschutz ist oft nicht gewährleistet, da Daten leicht kopiert und weitergegeben werden können. Insbesondere bei sensiblen Informationen stellt das auch ein erhebliches Sicherheitsproblem dar. - Skalierbarkeitsgrenzen:
Excel lässt sich nicht unendlich skalieren. Das bedeutet: Wenn ein Unternehmen wächst, wird es zunehmend schwierig, die Qualifikationsmatrix effizient und übersichtlich zu nutzen. - Doppelte Dateneingabe:
In vielen Unternehmen werden Daten in SAP erfasst, müssen jedoch für die Nutzung der Qualifikationsmatrix erneut in Excel eingegeben werden. Die Folge davon sind redundante Dateneingaben und Zeitverlust.
Daten- und Datenchaos:
Da oft jeder Mitarbeiter Zugriff auf solche Listen hat, gibt es oft verschiedene Versionen. Zudem kann es auch passieren, dass versehentlich Zeilen mit wichtigen Funktionen überschrieben werden, sodass die ganze Liste oder große Teile davon unbrauchbar wird.
Welche Probleme bringt Excel Unternehmen mit komplexen Mitarbeiterstrukturen?
Simpel und einfach – aber einfach nicht komplex genug
Trotz der genannten Nachteile setzen immer noch viele Unternehmen auf Excel und entscheiden sich gegen modernere Alternativen. Das hat mehrere Gründe: Der Kosten-Nutzen-Faktor erscheint aufgrund des relativ günstigen Programms zunächst positiv. Oft wird auch damit argumentiert, dass das Programm eben „zuverlässig und bekannt“ sei und wegen seiner Einfachheit auch wenig anfällig für Fehler und benutzerfreundlich sei.
Das ist aber ein Trugschluss, denn viele Probleme zeigen sich erst nach einer gewissen Zeit – beziehungsweise erst ab einer entsprechenden Größe eines Unternehmens. Ist die Mitarbeiterstruktur etwa durch die Arbeit in einem Mehrschicht- oder Rotationssystems sehr komplex, kommt es früher oder später zu erheblichen Problemen.
Das liegt daran, dass Matrizen in der Regel mit vielen Datenpunkten versehen sind, die konstant manuell aktualisiert werden müssen. Dies führt zu einem erhöhten manuellen Arbeitsaufwand, der den Mitarbeitern wertvolle Zeit raubt, die anderweitig eingesetzt werden könnte.
Excel wächst nicht mit seinen Aufgaben
Wächst ein Unternehmen oder erlernen Mitarbeiter neue Skills, so muss sich zwangsweise auch die entsprechende Excel-Tabelle mit den Qualifikationsmatrizen erweitern. Eine Folge: Die Übersichtlichkeit und somit auch die Nutzbarkeit und Effizienz nehmen ab. Diese fehlende Skalierbarkeit kann Firmen im Wachstum bremsen.
Die Komplexität einer Qualifikationsmatrix in großen Unternehmen lässt sich in Tools wie Excel kaum abbilden
Datenpflege wird zur Hauptarbeit – das Chaos ist vorprogrammiert
Das führt zu einer paradoxen Situation: Die Qualifikationsmatrix, die eigentlich die Koordination der Mitarbeiter vereinfachen und jeden Skill an die richtige Position bringen soll, frisst immer mehr Zeit. Im schlimmsten Fall müssen sich die Mitarbeiter neben ihrer eigentlichen Arbeit auch noch um die Datenerfassung und -aktualisierung kümmern. So sind immer mehr Mitarbeiter in den gesamten Datenpflegeprozess involviert, was die Effizienz weiter verringert.
Für Unternehmen ist es daher wichtig, rechtzeitig nach effizienteren, moderneren und benutzerfreundlicheren Lösungen zur Verwaltung ihrer Qualifikationsmatrizen zu suchen. Nur so können sie die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen.
Mehr zum Thema und warum Sie Excel nicht zur Schichtplanung einsetzen sollten, erfahren Sie hier.
Wie vereinfacht eine Automatisierung die Nutzung der Qualifikationsmatrix in der Schichtplanung?
Entsprechende KI-gestützte Programme wie shyftplan zur Verwaltung von Arbeitskräften und Qualifikationsmatrizen bieten in solchen Situationen eine effiziente und elegante Lösung. Die KI führt anhand verschiedener Faktoren wie Produktionsbedarf, Mitarbeiterverfügbarkeiten und Qualifikationen eine automatische Zuordnung der Mitarbeiter zu den passenden Arbeitsplätzen durch. Dies ermöglicht eine optimale Ressourcennutzung und gewährleistet, dass die richtigen Mitarbeiter mit den erforderlichen Fähigkeiten genau am richtigen Ort eingesetzt werden.
Ein weiterer Vorteil dieser automatisierten Lösung besteht darin, dass sie den Planungsaufwand minimiert. Die KI berücksichtigt dabei nicht nur rechtliche Vorgaben wie maximale Arbeitszeiten für Mitarbeiter und Anforderungen an Ersthelfer, sondern kann auch betriebsinternen Bestimmungen übernehmen. Dies führt zu einer verbesserten Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und schafft zudem eine transparente und rechtssichere Arbeitsumgebung.
Welche Vorteile bringen KI-gestützte Programme zur automatisierten Erstellung einer Qualifikationsmatrix?
Wenn Unternehmen ihre Qualifikationsmatrizen mithilfe von KI-gestützten Programme erstellen, bietet ihnen das neben der bereits erwähnten höheren Effizienz zahlreiche Vorteile:
- Zeitersparnis:
Die Automatisierung spart Zeit, da Mitarbeiter ihre Arbeitszeit für andere Aufgaben nutzen können. - Ressourceneffizienz:
Durch die KI werden Ressourcen effizienter genutzt, was die Anzahl der benötigten Mitarbeiter reduziert, die sonst durch die Planungs- und Datenpflege gebunden sind - Automatische Aktualisierung:
Die Daten werden automatisch aktualisiert. Das garantiert, dass jeder Nutzer immer auf dem neuesten Stand ist. - Maximale Übersichtlichkeit:
KI fokussiert auf wichtige Einflussfaktoren und erhöht somit die Übersichtlichkeit. Ein zeitfressendes Suchen in Riesentabellen gehört somit der Vergangenheit an. - Weniger Fehler, mehr Sicherheit:
Da sowohl die Datenübertragung als auch die Einhaltung von Richtlinien automatisch abgewickelt werden, ist das gesamte System wesentlich weniger anfällig für Fehler. - Motiviertere Mitarbeiter:
Weniger ermüdende manuelle Prozesse führen zu gesteigerter Mitarbeitermotivation. Zudem wird jeder Mitarbeiter genau an der richtigen Position eingesetzt, was die Zufriedenheit ebenfalls erhöht.