Personaleinsatzplanung mit Excel: ein Abgesang

Personaleinsatzplanung mit Excel ist seit Jahren Alltag. Doch das bedeutet nicht, dass es reibungslos funktioniert – ganz im Gegenteil. Ein Beschwerde-Brief an ein überschätztes Programm.

Bei shyftplan setzen wir alles daran, unseren Kunden zu mehr Erfolg zu verhelfen. Das bedeutet auch, zuzuhören, welche Probleme sie stören und wie wir diese beseitigen können, sodass ein optimaler Betriebsablauf gewährleistet wird. Dabei fällt uns immer wieder auf, dass vor allem diejenigen Unternehmen Probleme haben, die auf eine Personaleinsatzplanung mit Excel setzen – und dass dabei auch stets die gleichen Punkte kritisiert werden. In einem fiktionalen Brief haben wir diese Beschwerden einmal stellvertretend für unsere Kunden gesammelt. So oder so ähnlich könnte eine tatsächliche Beschwerdemail aussehen, die ein Personaler an Excel schreibt:

Liebes Excel, wir müssen reden.

Wir kennen uns jetzt mittlerweile schon seit einigen Jahren. Du hast dich dabei immer weiterentwickelt – aber die Arbeitswelt eben auch. Und die Anforderungen an Unternehmen sind mittlerweile so anders geworden, so viel komplexer, dass die Personalplanung mit Excel einfach nicht mehr so gut funktioniert. Oder mit anderen Worten: Wir passen irgendwie nicht mehr so gut zusammen. Und ich will dir sagen, woran das liegt:

Wir Personaler müssen allen Daten hinterherrennen

Ja, es stimmt: Du bist ein wahnsinnig tolles Tabellen- und Kalkulationsprogramm. Man kann dir Daten liefern und erhält auch, wenn man dir die richtigen Befehle eingibt, ein mehr oder weniger übersichtliches Ergebnis – aber mehr kannst du leider nicht. Also müssen wir Personaler uns um den Rest kümmern. Wir müssen dich immer auf dem aktuellsten Stand halten, dich immer mit den neuesten Informationen füttern, damit die Excel Personalplanung funktioniert.

Findest du das nicht ironisch? Obwohl du dafür sorgen sollst, dass alle Beschäftigten möglichst effizient und produktiv arbeiten, kann man das von der Arbeit mit dir nicht gerade sagen: Jede noch so kleine Änderung, die man in deiner großen Personaleinsatzplanungstabelle unternehmen will, müssen wir manuell eintragen. Und nicht nur das – manchmal müssen wir auch Kollegen hinterhertelefonieren und deren Daten eintragen, weil diese das nicht machen, dürfen oder vergessen haben. Schichtplanung mit Excel bedeutet also auch 2021 noch jede Menge Handarbeit.

Das mag für kleinere Betriebe vielleicht nicht so problematisch sein – aber bei mehreren hunderten Angestellten wird das zu einer echten Dauerbeschäftigung. Denn natürlich haben die meisten Beschäftigten Besseres zu tun, als ständig bei dir vorbeizuschauen. Das kann ich ja auch verstehen. Aber was nützt eine Einsatzplanungstabelle, die nicht aktualisiert wird? Genau – nichts.

#WERT!

Ach, es könnte eigentlich so einfach sein, mit Excel die Schichtplanung zu machen. Denn im Prinzip bist du doch ein gutes Programm. Mit intelligenten Makros, cleveren Formeln, alles ist einfach auszufüllen, übersichtlich und scheinbar narrensicher. Scheinbar. Bis du plötzlich wieder eine andere Sprache zu sprechen scheinst und nur noch die Vokabel “#WERT!” kennst. Wie ein beleidigtes Kind kannst du dann nicht sagen, was genau dir fehlt. Also müssen wir uns auf die Suche nach dem Fehler machen. Und das kann bei einer großen Datei auch mal ganz schön lange dauern.

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In der Kommunikation hapert’s

Wenn ich dann alle Fehler behoben und die neuesten Änderungen eingetragen habe, kommt der nächste Stressfaktor: Ich muss alle Beteiligten darüber informieren. Eine Rundmail wäre natürlich das Einfachste, aber wer aus der Produktion liest schon permanent seine E-Mails? Erst recht nicht, wenn “Excel Personalplanung” oder ähnliches im Betreff steht.

Also muss ich ans Telefon. Und du glaubst gar nicht, wie sehr es die Kollegen lieben, wenn man sie auf den Excel Schichtplan anspricht. Du scheinst irgendwie nicht so beliebt zu sein…

Aber ich weiß – da kannst du jetzt nichts dafür. Zumindest nicht direkt. Doch wenn du vielleicht eine Chatfunktion hättest, mit der sich Änderungen DSGVO-konform verschicken ließen, wäre die Excel Personaleinsatzplanung schon mal einen kleinen Schritt besser. Wie einfach wir dann Änderungen direkt kommunizieren könnten! Wobei – vielleicht wäre das auch keine so gute Idee. Denn dann bekämen wir vielleicht doch wieder nur “#WERT!”-Meldungen statt Emojis als Antwort…

Datenschutz? Fehlanzeige.

Bleiben wir bei der Kommunikation: Obwohl wir im 21. Jahrhundert leben und arbeiten, gibt es ja immer noch Menschen, die den Excel Schichtplan ganz einfach ausdrucken und dann im Großformat in die Sozialräume hängen, sodass jeder alles ganz schön sehen kann: Wer war wann und wie oft krank? Wer hat wie viele Urlaubstage? Wie viele Überstunden?

Du wirst es nicht glauben, aber manchmal machen die Mitarbeiter dann auch Bilder davon und schicken sie durch ihre Instant-Messanger, wo sensible, personenbezogene Daten zusammen mit Smileys herumfliegen. Da willst du dir gar nicht vorstellen, was unser Betriebsrat dazu sagen würde. Doch auch wenn man den Excel Schichtplan direkt verschicken könnte, hätte ich datenschutzrechtliche Bedenken. Denn meistens können bei dir in der großen Online-Datei alle alles sehen.

Bei dir gilt das Gesetz der Mathematik

Oh Excel, wieso kannst du nicht ein bisschen über den Tellerrand schauen! Ich weiß, du kannst wunderbar rechnen. Schöne Formeln und Farben hast du auch. Aber sprechen oder mitdenken kannst du halt leider nicht. Gesetze kennst du nur aus der Arithmetik, und wer dir mit Vorschriften aus dem Betriebsrecht kommt, hat von vornherein verloren. Weil du das einfach nicht verstehst.

Also muss ich bei der Erstellung meines Excel Schichtplans darauf aufpassen, dass Betriebsvorgaben und Arbeitsrechte eingehalten werden. Bei jeder Änderung. Denn sonst habe ich nicht nur ein Problem mit den Mitarbeitern oder mit dir, sondern auch mit dem Personalrat.

Du arbeitest nicht gern im Team

Liebes Excel, du bist wirklich ein Eigenbrötler, oder? Mit dir arbeiten andere nicht so gerne zusammen, nicht wahr? Das liegt nicht an deinen Macken – die machen dich ja irgendwie ganz sympathisch – sondern daran, dass du einfach nicht mit anderen zusammenarbeiten willst. Oder kannst.

Denn bisher hat es noch keiner geschafft, den Excel Schichtplan ohne große Mühen in unsere betriebsinternen Programme zur Stundenzeiterfassung oder Lohnabrechnung zu integrieren. Auch das bleibt mühselige Handarbeit.

Excel, du hast die Zeit gestohlen!

Ich glaube, ich habe mit dir wirklich mehr Zeit verbracht als mit manch anderem Kollegen. Wäre eigentlich wirklich an der Zeit, dass wir uns mal nach Feierabend träfen. Findest du nicht? Aber mal Spaß beiseite: Ich mag dich, Excel. Ich mag dich wirklich. Aber Excel und Personalplanung passen einfach nicht so gut zusammen. Ich glaube, es wäre besser, wenn wir das voneinander trennen. Es tut mir leid.

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