Die elektonische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung - was es zu beachten gibt
Wenn Angestellte krank sind und nicht zur Arbeit kommen können, benötigen sie dafür eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU). Bisher mussten sie den „gelben Schein“ in physischer Form ihrem Arbeitgeber zukommen lassen. Doch dieser wird nun von einer digitalen Variante abgelöst (EAU/eAU). In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie als Arbeitgeber zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wissen müssen und wie die EAU funktioniert.
Was genau ist die eAU?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) löst die bisherige Krankmeldung ab. Sie ist sozusagen die digitale Nachfolgerin des „gelben Scheins“. Bereits seit Januar 2022 konnten Arbeitgeber im Rahmen eines Pilotverfahrens die eAU-Daten bei den Krankenkassen abfragen – und zwar rückwirkend bis zum Oktober 2021.
Ab wann wird die eAU verpflichtend?
Bereits ab 1. Januar 2023 muss die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Unternehmen zum Einsatz kommen. Das ist verpflichtend, kein „nice to have“. Die Bescheinigung in Papierform wird zukünftig nur noch als Beweismittel bestehen bleiben. Zum Beispiel dann, wenn der Arbeitgeber den Verdacht hat, dass Mitarbeiter die Krankheit nur vortäuschten, um nicht zur Arbeit kommen zu müssen – also beim sogenannten “Krankfeiern”.
Wie funktioniert die eAU?
Für Mitarbeiter und Personaler bedeutet die Einführung der eAU natürlich viel weniger Papierkram – aber auch, dass sie sich auf ein neues Verfahren einstellen müssen. Doch keine Sorge: Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, wie die neue, elektronische Krankmeldung funktioniert und was Sie dabei vor allem als Arbeitgeber beachten müssen:
1) Die Untersuchung
Diese läuft wie bisher ab: Ist der Mitarbeiter erkrankt, lässt er sich vom Arzt untersuchen. So kann der Arzt feststellen, ob der Mitarbeiter noch arbeiten kann – oder ob eine Arbeitsunfähigkeit besteht.
2) Direkte Meldung an die Krankenkasse
Wird festgestellt, dass der Mitarbeiter arbeitsunfähig ist, so teilt die Praxis dies direkt auf elektronischem Wege der Krankenkasse des Mitarbeiters mit.
3) Mitarbeiter muss Arbeitgeber informieren
Dieser Schritt bleibt ebenfalls wie gehabt: Der Mitarbeiter muss seinen Arbeitgeber darüber informieren, dass er nicht zur Arbeit kommen kann und wann er gegebenenfalls wieder genesen sein wird. Das geht per Telefon oder per datenschutzkonformem Nachrichtendienst – zum Beispiel mit der Chatfunktion, die in unserer Softwarelösung zur digitalen Schichtplanung integriert ist. In Firmen-Chatgruppen und dergleichen haben Arbeitsunfähigkeitsmitteilungen aber nichts verloren!
4) Abrufen der Datensätze
Nun muss der Arbeitgeber aktiv werden: Er fordert auf elektronischem Wege bei der Krankenkasse folgende Datensätze ein:
- Name des erkrankten Mitarbeiters
- Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit
- Das Datum, an welchem die AU vom Arzt attestiert wurde
- Ob es sich um eine Folge- oder Erstmeldung handelt
- Angaben darüber, ob die AU möglicherweise die Folgen eines Arbeits- oder sonstigen Unfalls ist
Wichtig für Personaler:
Eine solche Datenabfrage erfolgt aktiv durch den Arbeitgeber bei den Krankenkassen und ist nur dann möglich, wenn sich ein Mitarbeiter konkret krankgemeldet hat. Pauschale und unbegründete Abfragen über den Gesundheitszustand der Mitarbeiter sind nicht zugelassen.
Anschließend informieren dann die Vorgesetzten die Kollegen über die Dauer der AU. Wer ganz genau im Detail wissen möchte, wie der elektronische Datenaustausch der gesetzlichen Krankenkassen vor sich geht, der kann die Grundsätze dazuhier nachlesen.
Beispielhaft könnte ein Vorgehen für Arbeitgeber so aussehen:
Sobald sich ein Mitarbeiter bei seinem Vorgesetzten oder der Personalabteilung krankmeldet, kann dieser direkt die Entgeltabrechnung informieren oder eine Information im Zeiterfassungssystem hinterlegen – wie etwa „krank ohne AU“.
Im Anschluss bedarf es noch der Übertragung des Datensatzes in die Entgeltabrechnung – nur hier kann ein Abruf der AU erfolgen. Dann überträgt die Entgeltsoftware den Datensatz zurück an die Zeiterfassung mit dem Zusatz „krank mit AU“. Die Dauer der Erkrankung wird ebenfalls übermittelt.
Extra-Info: Krankmeldung und Datenschutz
Es ist zwar oft gut gemeint, aus datenschutzrechtlicher Sicht jedoch ein Alptraum: Wird ein Mitarbeiter krank, schickt er schnell eine Meldung an die Kollegen – meistens per Messenger-App, oft noch mit entsprechenden Smileys garniert. Dabei handelt es sich bei Krankmeldungen um sensible, personenbezogene Daten. Diese haben in Gruppenchats oder Mails absolut nichts zu suchen. Die Krankmeldung geht nur den Mitarbeiter und die Personaler etwas an. Es liegt am Arbeitgeber, die betroffenen Kollegen zu informieren und gegebenenfalls Ersatz zu organisieren. Dabei kann eine automatische Dienstplanungssoftware natürlich helfen. Wie genau das funktioniert, erklären wir Ihnen hier.
Wird die Krankmeldung automatisch an die Krankenkasse übermittelt?
Ja. Das übernehmen ab 1. Januar die Ärzte und Krankenhäuser bei gesetzlich Versicherten. Der Arbeitgeber muss das der Krankenkasse also dann ab 2023 nicht mehr mitteilen. Im Gegenteil: Er muss die spezifischen Daten der Krankmeldung (Beginn und Ende der AU, Grund für die AU etc.) bei den Krankenkassen abfragen. Auch das geht ab 1. Januar 2023 nur noch elektronisch.
Wann muss die AU beim Arbeitgeber vorliegen?
Der Gesetzgeber hat festgelegt, dass Krankmeldungen spätestens nach dem dritten Tag beim Arbeitgeber vorgelegt werden müssen. Allerdings können Unternehmen auch verlangen, dass ihre Mitarbeiter bereits am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit die Bescheinigung vorlegen.
Mit der neuen elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entfällt diese Vorgabe allerdings: Mitarbeiter müssen ihrem Arbeitgeber keinen „gelben Schein“ mehr ausstellen – vorausgesetzt, sie sind nicht privat versichert (siehe oben). Eine telefonische Auskunft über die Arbeitsunfähigkeit reicht daher aus.
Darf der Arbeitnehmer die AU per Mail schicken?
Nein. Per Gesetz ist es Vorschrift, dass dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Original vorgelegt werden muss. Allerdings gilt bzw. galt das nur bis zum 31. Dezember 2022. Denn mit dem Inkrafttreten der eAU fällt auch diese Vorgabe weg. Zumindest für alle gesetzlich Versicherten.
Welche Vorteile bringt die eAU?
Auch wenn es sich beim Verfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zunächst einmal um einen neuen Prozess handelt, den es erst zu lernen und umzusetzen gilt, so kann die eAU dennoch zukünftig viel Zeit und damit auch Geld sparen. Besonders in Betrieben, die voll auf Digitalisierung und Automation setzen, sollte die eAU zugutekommen.
Was ist die elektronische Arbeitsbescheinigung?
Im Dschungel der langen deutschen Bürokratiewörter kann man schon mal durcheinanderkommen. Denn die elektronische Arbeitsbescheinigung gibt es bereits seit 2014. Sie dient dem Austausch von Unternehmen und Behörden, genauer gesagt der Agentur für Arbeit. Eine Arbeitsbescheinigung benötigen solche Personen, die angeben müssen, dass sie – derzeit oder zu einem früheren Zeitpunkt – bei einem entsprechenden Arbeitgeber beschäftigt waren.
Dies kann nötig sein, wenn sie zum Beispiel Arbeitslosengeld beantragen wollen. Dabei müssen sie nachweisen, dass sie in den letzten 24 Monaten mindestens 12 Monate sozialversicherungspflichtig beschäftigt waren.
Mit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, auch Krankmeldung genannt, hat die Arbeitsbescheinigung aber nichts zu tun.
