Warum ist Mitarbeiterkommunikation wichtig?
Dass Kommunikation wichtig ist, wissen wir. Doch was ist das Besondere an Mitarbeiterkommunikation? Wir wollen heute erklären, warum diese wichtig ist, welche Formen von Mitarbeiterkommunikation es gibt und was das alles mit Dienstplanung zu tun hat.
Was ist Mitarbeiterkommunikation?
Unter Mitarbeiterkommunikation oder interner Kommunikation versteht man die Informationsverbreitung innerhalb eines Unternehmens sowie den Dialog mit den Mitarbeitern und den Austausch der Mitarbeiter untereinander. Zur Mitarbeiterkommunikation gehören sowohl die formelle als auch die informelle Kommunikation. Das klingt erstmal nicht neu (und das ist es auch nicht), doch warum ist die Mitarbeiterkommunikation so ein wichtiges Thema?
Ziele der Mitarbeiterkommunikation
Mitarbeiterkommunikation ist natürlich in erster Linie wichtig um Informationen aller Art strukturiert im Unternehmen zu verteilen. Sie ist aber auch ein unglaublich wichtiger Bestandteil der Arbeitsatmosphäre. Mit ihrer Hilfe kann ein Teamgefühl geschaffen und ein besseres Arbeitsumfeld kreiert werden.
Klassische Ziele der Mitarbeiterkommunikation sind die Optimierung organisatorischer Abläufe, die Verbreitung von Informationen sowie der Austausch unter den Mitarbeitern. Darüber hinaus ist die Mitarbeiterkommunikation ein wichtiges Instrument zur Motivation und Bindung der Mitarbeiter.
Im besten Fall sorgt eine gute interne Kommunikation für mehr Engagement der Mitarbeiter und eine bessere Identifikation mit den Werten des Unternehmens und dem Unternehmen selbst.
Grundsätze der Mitarbeiterkommunikation
Um eine gute Mitarbeiterkommunikation zu ermöglichen, sollten bestimmte Grundsätze eingehalten werden.
Der erste und wichtigste Grundsatz ist die Reichweite der Kommunikation. Wird mit den aktuellen Kommunikationskanälen nur die Hälfte der Mitarbeiter erreicht, bringt auch die beste interne Kommunikationsstrategie nichts. Zu Bedenken ist, dass beispielsweise nicht alle Mitarbeiter an einem klassischen PC-Arbeitsplatz arbeiten oder ein eigenes Telefon im Unternehmen haben. So genannte “Non Desk Worker”, wie z.B. Fabrikarbeiter, Fahrer in Logistikunternehmen, Gesellen (oder Meister) in Handwerksberufen sowie zahlreiche Berufsgruppen in der Gastronomie, Hotellerie oder im Einzelhandel sind häufig sehr schlecht oder nur unregelmäßig per Telefon oder E-Mail erreichbar. In jedem Fall sollte also ein Kommunikationskanal gewählt werden, mit dem der Großteil der Mitarbeiter erreicht werden kann.
Darüber hinaus sollten wichtige Informationen die Empfänger möglichst in Echtzeit erreichen. Änderungen im Dienstplan beispielsweise am schwarzen Brett auszuhängen, wenn nicht alle betroffenen Mitarbeiter täglich im Unternehmen sind, könnte zu Problemen in der Dienstplanung führen.
Ein weiterer Grundsatz der Mitarbeiterkommunikation ist die Transparenz. Stehen große Veränderungen an, ist es wichtig, die Mitarbeiter über den Kontext der getroffenen Entscheidungen aufzuklären. Ist für die Mitarbeiter nicht nachvollziehbar, wie und warum Entscheidungen getroffen werden, fällt es deutlich schwerer, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren und hinter den Entscheidungen zu stehen.
Interaktion ist ebenfalls ein wichtiger Bestandteil einer ganzheitlichen Mitarbeiterkommunikation. Werden Mitarbeiter in Entscheidungsprozesse mit eingebunden, fördert dies die Selbstbestimmung und erhöht damit die Mitarbeiterzufriedenheit. Engagierte und zufriedene Mitarbeiter haben letztendlich eine positive Auswirkung auf den Unternehmenserfolg.
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Welche Formen der Mitarbeiterkommunikation gibt es? Es gibt nach wie vor analoge Formen der Mitarbeiterkommunikation, wie beispielsweise das Mitarbeitermagazin oder das Schwarze Brett. Diese Kanäle haben je nach Unternehmen und Informationsart auch weiterhin eine Daseinsberechtigung, selbst wenn nicht sofort alle Mitarbeiter damit erreicht werden. Formen der Mitarbeiterkommunikation, die persönlichen Kontakt beinhalten, sind unersetzlich und sollten nie vernachlässigt werden. Dazu gehören unter Anderem Mitarbeitergespräche (wie z.B. Feedback-Gespräche), Telefonate, Meetings oder auch Versammlungen. Durch persönliche Kommunikation kann ein Gefühl der Zugehörigkeit und Wertschätzung vermittelt sowie der Austausch gefördert werden.
Digitale Formen der Mitarbeiterkommunikation sind häufig die mit der größten Reichweite. Hierzu zählen beispielsweise E-Mails, Intranet, firmeninternes Instant-Messaging, Wikis und Mitarbeiter-Apps. Je nach Art des Unternehmens, der Information und der jeweiligen Position, eignet sich womöglich einer dieser Kanäle am besten um in Echtzeit Informationen zu verbreiten, Mitarbeiter einzubinden und Austausch anzuregen.
Mitarbeiterkommunikation in der Dienstplanung
Mitarbeiterkommunikation in der Dienstplanung kann auf verschiedenen Stufen stattfinden.
Die erste Stufe, die Basis sozusagen, stellt das Übermitteln des aktuellen Dienstplans dar. Dies geschieht in Unternehmen ganz unterschiedlich. Vom ausgedruckten Dienstplan am Schwarzen Brett über E-Mails mit angehängten Excel-Tabellen (Hier lesen Sie, warum diese beiden Varianten eventuell problematisch sind) bis hin zu Apps, in denen die Dienstpläne mobil eingesehen werden können. Apps bieten hier den großen Vorteil, dass sie vermutlich die meisten Mitarbeiter auf ihren Smartphones tagtäglich überallhin begleiten. Dies bedeutet, dass die Dienstpläne immer aktuell und von überall aus einsehbar sind- ein enormer Vorteil in der Dienstplanung.
Die nächste Stufe ist der Austausch über die Dienstplanung. Dazu gehört beispielsweise das Erfragen bzw. Mitteilen der Verfügbarkeiten und Abwesenheiten der Mitarbeiter, welches ebenfalls über unterschiedlichste Kanäle geschehen kann. Üblich sind hier der Austausch via Telefon, E-Mail, mobile Apps oder ganz analog per Zettel und Stift. Dies ist häufig eine extrem zeitfressende Aufgabe für Planer, da diese meist auf Erreichbarkeit und Antwortbereitschaft der Mitarbeiter angewiesen sind und alle Infos, die sie auf diesem Wege erhalten, irgendwo sammeln und in die Planung mit einbeziehen müssen.
Im besten Fall haben die Mitarbeiter selbst eine Möglichkeit, ihre Verfügbarkeiten einzutragen bzw. zu hinterlegen, sodass der Planer darauf zugreifen kann. Noch besser und einfacher wird die Anwendung für die Mitarbeiter, wenn diese Möglichkeit auch noch cloudbasiert und mobil verfügbar ist (Reichweite und Echtzeit!).
Auf der höchsten Stufe der Mitarbeiterkommunikation in der Dienstplanung wird der Mitarbeiter selbst mit eingebunden. Nicht nur geben Mitarbeiter eigenständig ihre Verfügbarkeiten und Abwesenheiten an, sondern können sich auch selbst auf Schichten bewerben und so die Dienstplanung größtenteils eigenständig lösen. Die gängigen und sinnvollsten Kanäle sind hier Online-Tools und mobile Apps.
Den Mitarbeitern eine Stimme zu geben ist immer eine gute Idee, auch und vor allem in der Dienstplanung. Für viele Branchen, in denen klassische Arbeitszeiten von 9:00-17:00 Uhr eher untypisch sind, bedeutet Dienstplanung auch Fremdbestimmung, was die Freizeitgestaltung anbelangt. Wer im Schichtdienst arbeitet, muss seine Freizeit um den Dienstplan herumlegen, lange im Voraus planen ist hier oft schwierig. Doch auch die Planer stellt dies vor Herausforderungen: Schichtwünsche von allen Mitarbeitern zu berücksichtigen ist oft schier unmöglich.
Gibt man den Mitarbeitern eine Plattform um Verfügbarkeiten, Wünsche und Abwesenheiten zu hinterlegen, auf die die Planer Zugriff haben, erleichtert man nicht nur die Dienstplanung, sondern schafft Transparenz, bezieht die Mitarbeiter in den Planungsprozess mit ein und sorgt so auch für mehr Selbstbestimmung und Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.
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