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Personaleinsatzplanung

Wichtige Fakten und Aspekte der Personaleinsatzplanung (PEP)

Immer komplexer werdende Unternehmensprozesse und die Schnelllebigkeit des modernen Arbeitslebens erfordern maximale Ressourcenoptimierung und eine langfristige Planung von Personal und Arbeitskraft unter Berücksichtigung ihrer Qualifikationen bei gleichzeitiger Flexibilität. Was für ein Spagat!

Oft wird Personaleinsatzplanung (PEP) leichtfertig mit Schichtplanung gleichgesetzt. Hauptsache jemand ist bei Bedarf vor Ort und erledigt den Job. Aber hinter Personaleinsatzplanung versteckt sich so viel mehr, liegt so viel Potenzial begraben, das häufig nicht ausgeschöpft wird. Eine erfolgreiche Personalplanung kann über Erfolg und Misserfolg eines Unternehmens entscheiden oder es zumindest für alle Evenutalitäten rüsten. Wie jedoch gestaltet sich die PEP im Unternehmen konkret und wovon hängt ihr Erfolg ab? Folgende Übersicht ist als Leitfaden zu verstehen und beantwortet grundlegende Fragen rund ums Thema Personaleinsatzplanung.

Personaleinsatzplanung: Die Definition

Unter Personaleinsatzplanung (auch PEP) versteht man im Allgemeinen die kurz-, mittel- oder langfristige Einsatzplanung der Mitarbeiter und ihre Zuordnung zu einzelnen Abteilungen und Stellen im Unternehmen. Ziel der PEP ist es, den Personalbedarf zu ermitteln, um dann die entsprechenden Mitarbeiter, in der passenden Anzahl und mit den passenden Qualifikationen auf Schichten zu verteilen und somit für eine optimale Verwendung der Ressource Arbeitskraft zu sorgen. Die Personaleinsatzplanung bildet daher auch die Grundlage zahlreicher wichtiger Personalentscheidungen. Wo bestehen zum Beispiel Engpässe, wird also mehr Personal benötigt?

Die Einsatzplanung des Personals umfasst folgende Bereiche:

  • Personalcontrolling und Personalbedarfsplanung: Personalbedarf bzw. Personalbestand wird ermittelt und fortlaufend analysiert, um flexibel und kurzfristig auf neue Entwicklungen reagieren zu können
  • Einstellung von neuen, qualifizierten Mitarbeitern, falls Personalengpässe aufgrund von zukünftigem Bedarf entstehen und eine Stelle nicht unternehmensintern besetzt werden kann oder das Unternehmen wächst
  • Versetzung von Mitarbeitern, um eine optimale Ressourcennutzung zu ermöglichen (so können saisonale Veränderungen bzw. zu erwartende Spitzen gedeckt werden) oder um Mitarbeitern neue Anreize zu bieten (Job-Rotation)
  • Personalentwicklung, um Kompetenzen von Mitarbeitern zu entwickeln und die Implementierung neuer Maßnahmen zu koordinieren, sodass die Zufriedenheit der Mitarbeiter gesichert ist (Job-Sharing, Job-Rotation, Job-Enrichment)
  • Zeiterfassung und Arbeitszeitplanung, damit Arbeitszeit und Einteilung von Arbeitszeiten an das Arbeitsvolumen angepasst sind
  • Personalfreistellung, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Dienstplanung oder Schichtplanung, können dann neu koordiniert und eingesehen werden

Die Personaleinsatzplanung verfügt über zahlreiche Schnittstellen mit anderen Unternehmensbereichen und ggf. auch Subabteilungen. Hierzu gehören unter anderem das Controlling, die Personal- und Unternehmensentwicklung, das Recruiting bzw. HR, die Rechtsabteilung (bzgl. Betriebsvereinbarungen) und die strategische Unternehmensführung. Eine ganzheitliche PEP ist sowohl qualitativ und quantitativ als auch zeitlich zu verstehen.

Wer ist für die Personaleinsatzplanung zuständig?

In vielen Unternehmen ist es die Geschäftsleitung, welche für die strategische Personaleinsatzplanung verantwortlich ist. Sie entscheidet welche Abteilungen oder Standorte Verstärkung brauchen oder neu besetzt werden sollten. Personaleinsatzplanung ist in diesem Rahmen auch Teil der Gesamtstrategie eines Unternehmens und setzt Schwerpunkte. Die operative Verantwortlichkeit liegt hingegen in der Personalabteilung. Diese ermittelt den Bedarf an Arbeitskraft, behält den Überblick über zu besetzende Stellen und Veränderungen in den verschiedenen Abteilungen und unterstützt Abteilungsleiter bei der Planung und dem Einsatz von Mitarbeitern. Eine enge Kommunikation zwischen Geschäftsleitung und Personalabteilung ist Grundlage für eine ganzheitliche Personaleinsatzplanung. Je nach Unternehmensgröße und Größe und Art der Personalabteilung können Verantwortlichkeiten unterschiedlich verteilt sein.

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Personaleinsatzplanung in der Praxis

Besonders kleine oder mittlere Unternehmen verfügen häufig über keine ganzheitliche Personaleinsatzplanung und wenig Überblick über die vorhandenen Ressourcen und Potentiale. Dabei ist eine umfassende PEP ein wesentlicher Faktor des Unternehmenserfolgs, vor allem auch deshalb, weil sie es ermöglicht, viele unterschiedliche Interessen zu vereinen. Für alle Unternehmen ist es also von Vorteil ihre Personaleinsatzplanung immer wieder unter die Lupe zu nehmen. Es gibt auch Softwarelösungen, die helfen können, den Personalbedarf zu bestimmen, Schichtpläne zu erstellen und Abwesenheiten zu managen. Egal für welche Herangehensweise man sich entscheidet, ob manuell oder mit digitalen Hilfsmitteln, gibt es einige Dinge, die die PEP in der Praxis immer beinhaltet.

Um das Wissen und das Können der Mitarbeiter ideal einzusetzen muss ihr Qualifikationsprofil mit dem Anforderungsprofil des jeweiligen Einsatzortes übereinstimmen. Dabei sollten natürlich auch die individuellen Interessen und Entwicklungswünsche des Mitarbeiters berücksichtigt werden. Allein diese zwei Parameter können die Personaleinsatzplanung schnell unübersichtlich werden lassen. Also weitere Größe kommt nun aber zusätzlich der tatsächliche Bedarf hinzu, der immer wieder bestimmt werden muss. Diese drei Punkte sind die größten Faktoren in der Personaleinsatzplanung und müssen ständig neu evaluiert werden. Praktisch bestimmen sie, wie Dienst- und Schichtpläne gestaltet werden und wie flexibel ein Unternehmen auf Ausfälle reagieren kann.

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Herausforderungen der Personaleinsatzplanung

In Zeiten von wirtschaftlichem und technischem Wandel und demografischen und sozialen Herausforderungen wächst die Komplexität der Personaleinsatzplanung weiter. Mitarbeiter stellen höhere Anforderungen an ihre Arbeitgeber und legen Wert auf Weiterentwicklung, Teilhabe und flexible Arbeitszeitmodelle. Besonders Unternehmen in traditionellen Branchen und ländlichen Regionen haben es so immer schwerer geeignetes Personal anzuwerben. Sie bekommen den Fachkräftemangel zu spüren. Gerade für sie ist es wichtig, über eine funktionierende strategische Personaleinsatzplanung zu verfügen, die Trends erkennt und langfristige Strategien entwickelt, um Mitarbeiter zu halten, aber auch zu gewinnen. Dabei ist die Stellung der Personaleinsatzplanung im Unternehmen sowie eine enge Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Unternehmensleitung erfolgsentscheidend. Gemeinsam werden Trends analysiert, aktuelle Entwicklungen im Unternehmen hinterfragt und eine langfristige Strategie zur Sicherung der Ressourcen entwickelt.

Erfolgsfaktoren für die Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung kann je nach Unternehmen sehr komplex und fordernd sein. Auf folgende Faktoren kommt es an, wenn die Personaleinsatzplanung gelingen soll:

  • Ziele, Prioritäten und Rahmenbedingungen der PEP Lösung sollten definiert und kommuniziert werden. Wirtschaftliche Kriterien können mitunter zu einer anderen Strategie führen als eine Fokusierung auf Arbeitgeberattraktivität oder Mitarbeiterzufriedenheit. Auf veränderte Bedingungen (unternehmensintern oder extern) sollten Unternehmen flexibel reagieren und ihre Planung entsprechend anpassen.
  • Ein gutes Personalcontrolling und eine umsichtige Analyse helfen, Engpässe zu erkennen und effizient zu wirtschaften. Die Balance zwischen Unternehmens- und Mitarbeiterinteressen ist von hoher Bedeutung. Mitarbeiterqualifikation und -verfügbarkeit sollten ebenso berücksichtigt werden wie Neigungen, Wünsche und Entwicklungsmöglichkeiten.
  • Die Planung auf Basis von Excel-Dateien ist auf Dauer wenig effizient. Mittlere und große Unternehmen können vom Einsatz einer entsprechenden Software profitieren. Diese sollte allerdings erst nach ausreichender Pilotphase und Abwägung aller Faktoren ausgewählt und implementiert werden.
  • Auch Teilzeitkräfte, Leiharbeiter oder Praktikanten sollten in der Personaleinsatzplanung berücksichtigt werden um einen realistischen Überblick über die Kapazitäten zu erhalten.
  • Ist eine Mitarbeitervertretung, wie zum Beispiel ein Betriebsrat, vorhanden, sollte diese unbedingt in die Planung miteinbezogen werden. Veränderungen in der Personalplanung oder Entscheidungen, die die Mitarbeiter direkt oder indirekt betreffen, sollten transparent kommuniziert und Mitarbeiterbedürfnisse und Sorgen ernst genommen werden. Eine langfristige Planung mit Spielraum für kurz- oder mittelfristige Anpassungen ermöglicht flexibles Reagieren.

Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit werden durch eine professionelle Personaleinsatzplanung gefördert und Ressourcen sinnvoll verteilt. Auch kleine oder mittlere Unternehmen, bei denen der Personaleinsatz häufig wenig strategisch geschieht, profitieren von einer ständigen Analyse des Bedarfs und einer strategischen Planung. Unzufriedene Mitarbeiter, eine ungleiche Verteilung des Arbeitsvolumens oder ein falscher Fokus können das Unternehmen wertvolle Ressourcen kosten und die Wettbewerbsfähigkeit mindern. Eine enge Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen, der Personalabteilung und der Unternehmensleitung befähigen ein Unternehmen hingegen, strategisch zu agieren und langfristig zu planen.

Was ist der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management?

Workforce Management und Personaleinsatzplanung sind zwei Begriffe, die häufig synonym verwendet werden. Ebenso wie die Personaleinsatzplanung basiert auch das Workforce Management auf der Idee der Bedarfsorientierung und verfolgt als Ziel die Optimierung des Personaleinsatzes. Die Personaleinsatzplanung ist jedoch eher als Baustein des Workforce Managements zu verstehen, der Begriff Workforce Management ist also etwas weiter gefasst als die Personaleinsatzplanung. Er umfasst neben der eigentlichen Personaleinsatzplanung auch die Personalbedarfsermittlung, die spezifische Arbeitszeitmodellgestaltung und die Zeitwirtschaft im Unternehmen. Workforce Management bezieht sich nicht nur auf die Mitarbeiter und die Ressource Arbeitskraft, sondern beschäftigt sich auch mit dem Einsatz mobiler Ressourcen und Arbeitsmittel, wie Fahrzeugen, Maschinen und Material.

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