Zeiterfassung

In Zeiten von New Work, Home Office und Freelancing verschwimmen die Grenzen zwischen Arbeits- und Privatleben zusehends. Umso wichtiger ist es, eine korrekte und faire Arbeitszeiterfassung sicherzustellen. Welche rechtlichen Regelungen es zu beachten gilt, wie es um den Datenschutz steht und welche Mittel und Wege der Zeiterfassung existieren, verraten wir in diesem Blogpost.

Zeiterfassung

Das Thema Zeiterfassung birgt Konfliktpotenzial. Die Erfassung der Arbeitszeit ist in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben. In erster Linie dient sie dem Nachweis der Arbeits- sowie Pausenzeiten und somit der Einhaltung gesetzlicher Regelungen. Die Zeiterfassung wird von Arbeitnehmern, vor allem in Zeiten digitaler Lösungen und sekundengenauer Erfassung, jedoch häufig als Überwachung empfunden.

Gesetzliche Regelungen

Um Arbeitnehmer vor unzulässigen Arbeitszeiten zu schützen und den Gesundheitsschutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten, wurde 1994 das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) erlassen. Es regelt sowohl Höchstarbeitszeiten als auch Pausen- und Ruhezeiten. Auch die Arbeitszeiterfassung ist im Arbeitszeitgesetz geregelt. Im § 16 des Arbeitszeitgesetzes Aushang und Arbeitszeitnachweise lautet es in diesem Zusammenhang: (2) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

Demnach ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter zu erfassen und zu dokumentieren. Die Arbeitszeiterfassung dient jedoch nicht der Kontrolle der Mitarbeiter, sondern vielmehr der Einhaltung der höchstzulässigen Arbeitszeiten wie beispielsweise 8 Stunden täglich oder 40 Stunden wöchentlich sowie der Pausen- und Ruhezeiten. Die Zeiterfassung stellt also ein Instrument dar, mit dessen Hilfe die Einhaltung der im Arbeitsvertrag festgelegten Mindest- und Höchstarbeitszeiten sowie der Pausen- und Ruhezeiten nachgewiesen wird.

Arbeitszeiterfassung vs. Datenschutz

Wie der obige Ausschnitt zeigt, ist im ArbZG zwar festgelegt, dass eine Arbeitszeiterfassung pflichtmäßig vorgeschrieben ist, jedoch gibt der Gesetzestext keine Auskunft darüber, wie die Zeiterfassung genau aussehen soll. Neue und vielseitige Technologien ermöglichen es theoretisch, weitere Daten abseits der Arbeitszeiterfassung zu generieren.

Umso wichtiger ist es, dass das Vertrauen der Arbeitnehmer nicht ausgenutzt und mit den erhobenen Daten sensibel umgegangen wird. Bei der Zeiterfassung müssen in Bezug auf den Datenschutz eine Reihe von Regelungen berücksichtigt werden. Laut § 75 Absatz 1 und 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) sind Arbeitgeber zudem dazu verpflichtet, das Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmer zu schützen. Arbeitgeber müssen darauf achten, dass keine unberechtigten Daten erhoben werden und die Privatsphäre der Mitarbeiter geschützt bleibt.

In den meisten Fällen hat der Betriebsrat den Auftrag, zu kontrollieren, ob das geltende Recht sowie Schutz- und Überwachungspflichten eingehalten werden. Die Arbeitnehmervertretung prüft, ob die Datenerhebung durch den Arbeitgeber rechtmäßig ist, ob die personenbezogenen Daten gemäß Artikel 15 der DSGVO korrekt verarbeitet und genutzt sowie Datenschutzmaßnahmen umgesetzt werden. Darüber hinaus hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG) bei der Einführung von technischen Zutrittskontrollen.

Mittel und Wege der Zeiterfassung

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten um Arbeitszeiten zu erfassen. Neben den klassischen Methoden wie dem Stundenzettel oder der Excel-Tabelle existieren eine Vielzahl von Zeiterfassungssystemen, die eine zeitsparende Dokumentation versprechen.

Vor allem in kleineren Unternehmen werden die Arbeitszeiten oftmals manuell auf einem Stundenzettel oder in Excel-Tabellen dokumentiert. Diese Methoden sind zwar kostengünstig in der Anschaffung, jedoch wahre Zeitdiebe. Hinzu kommt, dass die manuelle Zeiterfassung zahlreiche Fehlerquellen birgt. Zum einen ist sie enorm anfällig für Manipulationen, zum anderen können Daten versehentlich überschrieben werden und auf diesem Weg unwiederbringlich verloren gehen. Die Zeitdokumentation per Stundenzettel oder mit Excel ist also kostengünstig, jedoch auch zeitintensiv und fehleranfällig.

Softwaresysteme versprechen hingegen eine zeitsparende Dokumentation, da die Arbeitszeiten automatisch sowie digital erfasst werden und manuelle Arbeit entfällt. Allerdings ist die Einführung von Zeiterfassungssystemen oftmals eine kostspielige Angelegenheit. Prinzipiell muss bei Zeiterfassungssystemen zwischen Hardware- und Software Systemen unterschieden werden. In großen Unternehmen werden häufig Zeiterfassungsterminals eingesetzt. Hierbei erfassen die Beschäftigten mithilfe einer Hardware, wie z.B. einer Plastikkarte, einem Transponder oder mit dem Fingerprint, Arbeitsbeginn und -ende sowie die Pausenzeiten. Die Daten werden in einer Datenbank gespeichert und können zur Abrechnung abgerufen werden. Fehlerhafte Stempelungen können im nachhinein korrigiert werden. Zeiterfassungsterminals sind zwar wartungsarm, jedoch sind die Kosten bei Anschaffung vergleichsweise hoch. Gefällt das Hardware- System nicht, stellt sich ein nachträglicher Wechsel oftmals schwierig dar.

Zeiterfassungssoftware ist vergleichbar günstig, da keine Terminals erforderlich sind. Für die Zeiterfassung mit einer Erfassungssoftware ist ausschließlich ein PC, Laptop oder Smartphone sowie ein Internetzugang erforderlich. Die Mitarbeiter loggen sich auch hier zu Beginn ihrer Arbeitszeit ein und am Ende des Arbeitstages wieder aus. Ein enormer Vorteil von Zeiterfassungssoftware ist, dass sie orts- und zeitunabhängig und somit mobil einsetzbar ist. Damit eignet sie sich ideal für Mitarbeiter die im Home Office oder Außendienst arbeiten. Zudem knüpft Zeiterfassungssoftware in der Regel an weitere Softwaresysteme an, wodurch die aufgezeichneten Daten direkt weiter verarbeitet und Ressourcen eingespart werden.

Je nach Branche, Unternehmensgröße und -kultur sowie Arbeitsweise im Unternehmen passt eine jeweils andere Methode der Zeiterfassung besser. Es ist anzunehmen, dass viele Unternehmen künftig auch in diesem Bereich auf digitale Lösungen zurückgreifen werden.