Grundlagen der Personaleinsatzplanung
Was versteht man unter einer Personaleinsatzplanung? Welche Formen gibt es? Und wie findet man das richtige Tool? Eine moderne Planungssoftware muss eine Vielzahl von Features in sich vereinen.
Die rechtlichen Grundlagen der Dienstplanung
Rund um das Thema Dienstplan gibt es viele Fragen zum Thema gesetzliche Regelungen, Sicherheit und Datenschutz. Was muss beispielsweise im Dienstplan stehen? Welche Rechte und Pflichten gibt es? Und wie erstellt man einen Dienstplan, der datenschutzkonform ist? Hier erfahren Sie alles Wissenswerte zu Dienstplan und Gesetz.
Definition: Was ist ein Dienstplan?
Bei einem Dienstplan handelt es sich ganz einfach um ein Instrument zur Personaleinsatzplanung. Mit einem Dienstplan kann man Mitarbeiter räumlich und zeitlich einteilen. Dadurch kann man den qualitativen und quantitativen Personalbedarf abdecken und sicherstellen, dass die Sollplanung eines Unternehmens erreicht wird. Er gibt einen Überblick über die Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Ist er gut organisiert, können rechtliche Vorgaben leichter eingehalten werden.
Folgende Informationen sollte ein Dienstplan enthalten:
Beginn und Ende der Arbeitszeiten
Pausenzeiten
Ruhezeiten
Fehltage wie Urlaub, Krankheit oder Fortbildung
Dienstpläne und das Gesetz – das ist die rechtliche Grundlage
Erstellt ein Arbeitgeber einen Dienstplan, übt er damit sein Weisungsrecht gegenüber den Arbeitnehmern aus, das ihm zusteht. Das bedeutet: Er kann bestimmen, wann seine Mitarbeiter welche Arbeit verrichten müssen. Denn er muss sicherstellen können, dass die anfallende Arbeit auch verrichtet werden kann. Dabei gibt es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Zusammenhang mit einem Dienstplan Rechte & Pflichten.
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Ist ein Dienstplan verbindlich?
Grundsätzlich ist ein Dienstplan rechtlich verpflichtend – und zwar ab dem Moment, in dem er ausgehängt oder an die Mitarbeiter ausgegeben wurde. Dennoch darf ein Arbeitgeber nicht einfach die Mitarbeiter einteilen, wie er möchte. Bei der Erstellung von Dienstplänen gelten entsprechende Gesetze, an die sich Arbeitgeber halten müssen.
Welche gesetzlichen Bestimmungen gelten bei Dienstplänen?
Natürlich unterliegt ein Dienstplan dem Gesetz. Wer einen Dienstplan erstellen will, der muss daher auch rechtliche Bestimmungen einhalten. So muss ein Arbeitgeber beispielsweise darauf achten, dass länderspezifische Vorgaben wie maximal erlaubte Arbeitszeit oder Ruhepausen eingehalten werden.
Das Arbeitszeitgesetz sieht unter anderem folgende Vorgaben vor:
Tägliche Arbeitszeit - § 3 ArbZG
Mitarbeiter dürfen täglich maximal acht Stunden arbeiten. In Ausnahmefällen darf diese auf zehn verlängert werden, darf im Schnitt von sechs Monaten aber nicht über acht Stunden liegen.
Pausen - § 4 ArbZG
Die Pausen werden im Vorfeld festgelegt: Bei einer Arbeitszeit von über sechs Stunden stehen einem Arbeiter 30 Minuten Pause zu, bei mehr als neun Stunden müssen 45 Minuten Pause eingehalten werden. Diese können in kleinere Teilpausen von mindestens 15 Minuten Länge aufgeteilt werden.
Ruhezeiten - § 5 ArbZG
Nach jeder Arbeitszeit müssen auch Ruhezeiten eingehalten werden: Diese beträgt elf Stunden, die nicht unterbrochen werden dürfen. Nur in einigen Branchen, wie der Gastronomie, im Rundfunk oder in der Pflege, kann diese auf zehn Stunden verkürzt werden.
Nachtschichten - § 6 ArbZG
Arbeitszeiten, die zwischen 23 und 6 Uhr liegen, müssen entsprechend durch einen höheren Lohn oder mehr Freizeit ausgeglichen werden.
Wochenende - § 10 ArbZG & § 11 ArbZG
An Sonn- und Feiertagen darf grundsätzlich nicht gearbeitet werden. Schichtbetriebe können allerdings die Zeit, in der gearbeitet werden darf, um bis zu sechs Stunden „schieben“: So darf beispielsweise die Nachtschicht von Freitagabend bis Samstagmorgen nur 6 Stunden dauern. Auch für Betriebe, in denen eine permanente Besetzung notwendig ist – wie etwa Krankenhäuser – gelten bestimmte Ausnahmen. Dabei muss aber auch hier ein Ausgleich erfolgen.
Dienstplan erstellen – darauf ist rechtlich zu achten
Bei der Erstellung eines Dienstplans müssen auch die Interessen der Arbeitnehmer beachten werden, zumal die Arbeitnehmervertreter oder der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei der Erstellung der Dienstpläne haben.
Wichtig dabei ist, dass ein Dienstplan stets nachvollziehbar ist. Dabei müssen die geplanten und tatsächlich geleisteten Stunden deutlich zu erkennen sein. Das gilt auch für eventuell anfallende Differenzen. Bei nachträglichen Änderungen am Dienstplan verlangt das Gesetz, dass diese entsprechend gekennzeichnet werden müssen.
Dienstplanänderung & das Gesetz: Darf ein Dienstplan einfach geändert werden?
Die kurze Antwort: nein. Denn auch für Dienstplanänderungen gibt es ein Gesetz: Sind Dienstpläne erst einmal erstellt und an die Mitarbeiter ausgegeben worden, können sie nicht ohne Weiteres wieder geändert werden. In der Regel müssen Arbeitgeber Änderungen mindestens vier Tage vorher ankündigen. Kurzfristigere Dienstplanänderungen erfordern eine konkrete Notlage.
Wie lange im Voraus müssen Arbeitnehmer den Dienstplan erhalten?
Wann ein Dienstplan vom Arbeitgeber bekannt gegeben werden muss, ist leider nicht eindeutig vom Gesetz her geklärt. Da dieser Punkt auch selten vor Gericht landet, gibt es kaum Gerichtsentscheidungen, die als Orientierung dienen könnten. Allerdings können durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträge verbindliche Regelungen vorhanden sein.
Dennoch gibt es gängige Tipps für die Praxis: Wird beispielsweise etwa ein Dienstplan erstellt, der für einen ganzen Monat gilt, sollten die Arbeitnehmer diesen circa zwei Wochen vorher erhalten. Die Zeit zwischen Veröffentlichung und Beginn des Dienstplans sollte also etwa die Hälfte der “Gültigkeitsdauer” des Dienstplans betragen. Im Übrigen gilt das oben genannte Gesetz für Dienstplanänderungen. Lesen Sie hierzu mehr in unserem Artikel Dienstplan – Bekanntgaben und Fristen
Warum shyftplan?
Dienstplan & Datenschutz / DSGVO
Muss man bei einem Dienstplan den Datenschutz beachten?
Da bei einem Dienstplan personenbezogene Daten benötigt werden, greift hier selbstverständlich auch der Datenschutz. So darf ein Dienstplan nicht einfach für alle sichtbar ausgehängt und schon gar nicht abfotografiert und beispielsweise per Messenger verschickt werden – was aber insbesondere bei kleineren Betrieben oft der Fall ist.
Doch auch in größeren Betrieben gibt es eine problematische Beziehung zwischen Dienstplan und Datenschutz: Gibt es zum Beispiel ein Excel-Dokument, auf das alle Mitarbeiter zugreifen und somit die persönlichen Daten Dritter einsehen können, wird der Datenschutz verletzt.
Daher gilt: Ein Dienstplan ist ein Dokument mit vertraulichen, persönlichen Daten und sollte auch als ein solches behandelt werden.
Wer darf den Dienstplan einsehen?
Beim Datenschutz ist das Gesetz für Dienstpläne eindeutig: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, den gesamten Dienstplan einzusehen. Genauso hat jeder Mitarbeiter das Recht, eine Veröffentlichung des Dienstplans zu verhindern – auch innerhalb des Unternehmens.
Datenschutzkonformer Dienstplan – So geht’s
Hängen Sie Dienstpläne niemals öffentlich aus
Schicken Sie keine Fotos von Dienstplänen an Ihre Mitarbeiter
Beschränken Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf Dienstplan-Dateien, etwa im Intranet
Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Daten einsehen kann
Eine Dienstplanungssoftware kann dabei helfen, einen datenschutzkonformen Dienstplan zu erstellen. Damit sind vor allem größere Unternehmen auf der sicheren Seite, da intelligente Lösungen bei der Erstellung von Dienstplänen auch auf Gesetze und rechtliche Vorgaben achten.
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