Was ist der Unterschied? Personalplanung und Personaleinsatzplanung (PEP)
Personalplanung und Personaleinsatzplanung (PEP) – diese beiden Begriffe werden oft gemeinsam in einen Topf geworfen, wenn es um das Mitarbeitermanagement geht. Zwar finden beide in diesem Gebiet Anwendung – dabei gibt es aber einige Unterschiede. In diesem Artikel zeigen wir, was sie voneinander abgrenzt.
Auf einen Blick
Personalplanung:
langfristige, strategische Planung
ein umfassender Prozess, der den Bedarf an Personal ermittelt und langfristig sicherstellen soll, dass genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen
bezieht sich auch auf die Qualifikation der Mitarbeiter
beinhaltet Ansätze wie die agile Personalentwicklung
Personaleinsatzplanung:
kurzfristige Planungen auf der operativen Ebene
langfristige, strategische Planung
ein umfassender Prozess, der den Bedarf an Personal ermittelt und langfristig sicherstellen soll, dass genügend Mitarbeiter zur Verfügung stehen
bezieht sich auch auf die Qualifikation der Mitarbeiter
beinhaltet Ansätze wie die agile Personalentwicklung
Es geht konkret um die Frage: Welche Mitarbeiter sollen wann in welchen Projekten bzw. Schichten arbeiten?
erfolgt auf der Grundlage der aktuellen Anforderungen und Ressourcen des Unternehmens
betrachtet Faktoren wie Arbeitszeitmodelle, Schichtplanung, Urlaubsplanung und die effiziente Nutzung der vorhandenen Arbeitskraft
Schichtpläne sind ein zentraler Bestandteil
Dabei müssen natürlich Personalplanung und Personaleinsatzplanung aufeinander abgestimmt sein – denn wenn kein Personal in der Firma zur Verfügung steht, kann es schließlich auch nicht eingesetzt werden.
Ziele und Zweck der Personalplanung
Die Personalplanung dient dazu, den Bedarf an Mitarbeitern so zu planen, dass das Unternehmen seine Ziele und langfristige Strategie erreichen bzw. verfolgen kann. Eine gelungene Personalplanung ist die Grundlage, damit später auch die Personaleinsatzplanung erfolgreich umgesetzt werden kann. Dabei sind im einzelnen folgende Punkte entscheidend:
01.
Sicherstellung des Personalbedarfs
Fakt ist: Ohne Mitarbeiter kann kein Unternehmen arbeiten. Eines der Hauptziele der Personalplanung besteht also darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen über ausreichend qualifiziertes Personal verfügt. So können die aktuellen und zukünftigen Anforderungen erfüllt werden. Dazu müssen HR-Manager zunächst einmal aber feststellen, wie viele Mitarbeiter benötigt werden und welche Qualifikationen sie haben sollten. Dies geschieht in der Regel über eine Bedarfsanalyse
02.
Optimierung der Mitarbeiterqualifikationen und -fähigkeiten
Natürlich reicht es nicht einfach aus, eine gewisse Summe X an Menschen einzustellen – die vorhandenen Mitarbeiter müssen selbstverständlich über die erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten verfügen, um die Unternehmensziele zu erreichen. Dazu kann es auch nötig sein, Schulungs- und Entwicklungsmaßnahmen zu identifizieren und durchzuführen, um die Mitarbeiter weiterzubilden. Auch hier hilft eine Bedarfsanalyse.
03.
Strategische Ausrichtung
Die Personalplanung soll sicherstellen, dass die Zusammensetzung und Qualifikation der Belegschaft den langfristigen strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen. Dies schließt die Identifikation von Schlüsselkompetenzen und Talenten ein. Mehr noch: Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ist es wichtig, dass Firmen ihren Mitarbeitern Perspektiven im eigenen Unternehmen aufzeigen und ihnen so die Möglichkeit geben, sich persönlich weiterzuentwickeln. Man spricht daher auch von einer persönlichen beziehungsweise agilen Personalentwicklung.
04.
Anpassung an Veränderungen
Natürlich verändern sich die Anforderungen an Unternehmen ständig. Folglich müssen auch Personalplaner auf Veränderungen in der Umwelt, dem Markt und der Technologie reagieren. Das Ziel einer guten Personalplanung sollte daher sein, dass die Personalstruktur den sich wandelnden Anforderungen angepasst wird. Das heißt im Klartext: Personaler müssen aktuelle Trends genau im Auge behalten. Im Idealfall können sie Prognosen darüber treffen, welche Qualifikationen in naher Zukunft von den Mitarbeitern gefordert werden und dementsprechendes Personal suchen bzw. einstellen.
05.
Talentmanagement
Die Identifikation von Schlüsselpersonen und die Förderung von Talenten sind ebenfalls Ziele der Personalplanung. So können HR-Manager sicherstellen, dass das Unternehmen über die richtigen Führungskräfte und Fachexperten verfügt. Außerdem können sie Anreize schaffen, indem sie das Personal gezielt fördern und fordern.
Ziele und Zweck der Personaleinsatzplanung (PEP)
Insgesamt dient die Personaleinsatzplanung dazu, die vorhandenen Arbeitskräfte effektiv einzusetzen, Engpässe zu vermeiden, die Qualität der Arbeit zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern. Dabei werden kurz- bis mittelfristige operative Anforderungen berücksichtigt.
01.
Effiziente Ressourcennutzung: ein jeder am richtigen Platz
Das Hauptziel der Personaleinsatzplanung besteht darin, sicherzustellen, dass die vorhandenen Mitarbeiterressourcen effizient genutzt werden – und zwar auf kurzfristiger oder sogar tagesaktueller Ebene. Dies beinhaltet die Zuweisung von Mitarbeitern zu bestimmten Aufgaben, Projekten oder Arbeitsbereichen, um ihre Fähigkeiten bestmöglich einzusetzen.
Ein zentraler Bestandteil in Personaleinsatzplanung ist es, Schichtpläne zu erstellen und diesen den Mitarbeitern zu kommunizieren. Dadurch weiß ein jeder Mitarbeiter, wann und wo er wann zu arbeiten hat.
02.
Flexible, bedarfsgerechte Arbeitskraftbereitstellung
Eine gute PEP kann gewährleisten, dass zu jedem Zeitpunkt ausreichend Mitarbeiter verfügbar sind, um den aktuellen Arbeitsanforderungen gerecht zu werden. Dies schließt die Berücksichtigung von Arbeitszeiten, Schichtplänen und Urlaubszeiten ein.
Dabei kann es nötig sein, auf unvorhergesehene Ereignisse einzugehen: Etwa dann, wenn durch Krankheiten Mitarbeiter ausfallen oder es durch kurzfristige Lieferengpässe zu wenig Arbeit für zu viel Personal gibt.
03.
Vermeidung von Überlastung und Engpässen
Durch eine genaue Personaleinsatzplanung können Überlastungen vermieden und Engpässe reduziert werden. Dies trägt dazu bei, eine gleichmäßige Arbeitsbelastung zu gewährleisten, Kosten zu sparen und die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern. Denn Unternehmen verlieren Geld, wenn ihre Mitarbeiter aufgrund von zu wenigen Aufträgen untätig sind. Andererseits werden Mitarbeiter frustriert, wenn sie unter- oder überfordert sind.
04.
Anpassung an saisonale Schwankungen
Eine flexible Personaleinsatzplanung ermöglicht es Unternehmen, flexibel auf saisonale Schwankungen oder Spitzenzeiten zu reagieren. Sie stellt sicher, dass ausreichend Personal vorhanden ist, wenn die Nachfrage hoch ist, und ermöglicht eine Anpassung in ruhigeren Zeiten.
05.
Berücksichtigung von Qualifikationen und Fähigkeiten
Bei der Einteilung der Mitarbeiter müssen auch die Qualifikationen und Fähigkeiten berücksichtigt werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass die richtigen Personen für die jeweiligen Aufgaben eingesetzt werden. Das trägt zur Effektivität und Qualität der Arbeit bei, macht zufriedenere Mitarbeiter und senkt außerdem die Kosten für ein Unternehmen.
06.
Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften
Bei all diesen Punkten müssen auch Arbeitsgesetze, Tarifverträge und andere Vorschriften berücksichtigt werden. Denn wenn Arbeitszeiten und -bedingungen nicht im Einklang mit den rechtlichen Bestimmungen stehen, kann dies schwerwiegende Konsequenzen für ein Unternehmen haben. Das gilt auch für die Art und Weise, wie beispielsweise Schichtpläne und insbesondere kurzfristige Änderungen kommuniziert werden. Diese muss ebenfalls DSGVO-konform erfolgen.
07.
Mitarbeiterzufriedenheit und Work-Life-Balance
Mehr als nur die reine Arbeit: Die Personaleinsatzplanung sollte auch Aspekte der Mitarbeiterzufriedenheit und Work-Life-Balance berücksichtigen. Eine ausgewogene Verteilung von Arbeitszeiten und die Berücksichtigung von individuellen Bedürfnissen tragen dazu bei, die Arbeitszufriedenheit zu fördern.
Fazit
Die Unterschiede lassen sich folgendermaßen zusammenfassen:
In der Personalplanung geht es um die langfristige strategische Ausrichtung des Unternehmens, um sicherzustellen, dass die richtigen Mitarbeiter mit den geeigneten Qualifikationen vorhanden sind. Die Identifikation von Schlüsselkompetenzen und Talenten spielt dabei eine zentrale Rolle. Dieser Prozess beinhaltet auch agile Ansätze wie die Personalentwicklung, um Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens weiterzuentwickeln.
Die Personaleinsatzplanung hingegen arbeitet auf einer kurz- bis mittelfristigen, operativen Ebene. Ihr Ziel ist es, die vorhandenen Mitarbeiter effizient einzusetzen, Überlastungen zu vermeiden, Engpässe zu reduzieren und flexibel auf Veränderungen sowie saisonale Schwankungen zu reagieren. Dabei steht auch die Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen, Schichtplanung und Urlaubsplanung im Vordergrund, um eine optimale Ressourcennutzung zu gewährleisten und die Mitarbeiterzufriedenheit zu fördern.
