Automatisierte Schichtplanung mit SAP SuccessFactors und shyftplan
Effizienter Personaleinsatz durch die Integration von shyftplan und SAP SuccessFactors.
Moderne Personaleinsatzplanung ist komplex und zeitaufwendig, besonders in Unternehmen mit Schichtarbeit und komplexen Arbeitszeitmodellen. Wer bei der Schichtplanung SAP nutzt, kann von zusätzlichen Vorteilen durch die Integration mit shyftplan profitieren. Das Zusammenspiel von HCM-Systemen und Schichtplanungslösungen ermöglicht eine nahtlose Datensynchronisation, automatisiertes Abwesenheitsmanagement und eine fehlerfreie Planung. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Personaleinsatzplanung durch den gemeinsamen Einsatz von SAP SuccessFactors und shyftplan nachhaltig optimieren können.
Notwendigkeit einer integrierten Lösung für Schichtplanung und HCM
Eine getrennte Verwaltung von Schichtplanung und Stammdaten bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich. Daten wie Verfügbarkeiten, Qualifikationen oder Urlaubsanträge müssen häufig doppelt gepflegt werden. Das ist nicht nur zeitaufwendig, sondern erhöht auch das Fehlerpotenzial. Manuelle Dateneingaben in verschiedenen Systemen können schnell zu Unstimmigkeiten führen, die wiederum Personalengpässe oder ineffiziente Einsatzpläne zur Folge haben. Eine Integration der Systeme ist daher unerlässlich, um diese Prozesse zu vereinfachen und Fehlerquellen zu minimieren.
Vorteile der Personaleinsatzplanung mit SAP SuccessFactors und shyftplan
Als führende HCM-Lösung mit Millionen Nutzern weltweit ist SAP SuccessFactors bereits weitreichend etabliert. Dank der neu entwickelten Standardschnittstelle kann die Integration mit shyftplan schnell und einfach umgesetzt werden, wodurch der Aufwand für manuelle Dateneingabe und Doppelpflege wegfällt. Beide Systeme bleiben durch die automatische Synchronisation stets auf dem neuesten Stand, sei es bei Abwesenheitsanträgen, Qualifikationen oder Arbeitszeitkonten. Dies schafft die Grundlage für eine effiziente und fehlerfreie Personaleinsatzplanung.
Synchronisation von Abwesenheiten
Ausreichend qualifizierte Nachbesetzungen bei kurzfristigen Ausfällen zu finden, ist eine der größten Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung. Die Integration von shyftplan und SAP SuccessFactors löst genau dieses Problem: Abwesenheitsanträge werden nahtlos in beiden Systemen synchronisiert – unabhängig davon, ob sie in SAP SuccessFactors oder shyftplan gestellt werden. Während SAP SuccessFactors die zentrale Verwaltung und Genehmigung von Abwesenheiten ermöglicht, ergänzt shyftplan diese Prozesse optimal, indem es diese direkt in bei der Schichtplanung berücksichtigt. Führungskräfte können in Echtzeit einsehen, ob qualifizierte Mitarbeiter für die Nachbesetzung verfügbar sind. Zudem zeigt shyftplan den Status aller Anträge sowie die verbleibenden Urlaubstage der Mitarbeiter an. Dies erhöht die Planungssicherheit und ermöglicht es, rechtzeitig Ausgleichsmaßnahmen zu ergreifen. Unternehmen profitieren so von einer effizienten und ganzheitlichen Lösung für ihre Personaleinsatzplanung.
Abwesenheiten zwischen SAP und shyftplan
Entdecken Sie, wie die Integration von SAP SuccessFactors und shyftplan Ihr Abwesenheitsmanagement verbessert. Finden Sie heraus, wie eine effiziente Planung nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter erhöht, sondern auch die Produktivität Ihres Unternehmens steigert.
Qualifizierte Nachbesetzung
Abwesenheiten können schnell zu Unterbesetzungen führen und den Betriebsablauf beeinträchtigen. Hierbei unterstützt shyftplan, indem es KI-gestützt passende Nachbesetzungen vorschlägt. Wichtige Faktoren wie potenzielle Konflikte, Stammarbeitsplätze und Verfügbarkeiten berücksichtigt shyftplan dabei automatisch. Bei längeren Abwesenheiten visualisiert der Abwesenheitsplaner den gesamten Zeitraum und zeigt den Mitarbeiterbedarf an.
Zuweisungspräferenzen
Mit der KI-gestützten Zuweisung ermittelt shyftplan die am besten geeigneten Nachbesetzungen basierend auf frei konfigurierbaren Präferenzen. Zu diesen Präferenzen gehören die Zuweisung gemäß einem Stammarbeitsplatz, der Rotation oder dem Arbeitszeitmodell. Mitarbeiter können zudem ihre Verfügbarkeiten hinterlegen, die bei der Nachbesetzung priorisiert werden können. Die Schichtleiter können dabei frei bestimmen, wie stark einzelne Faktoren berücksichtigt werden sollen.
Drag-and-Drop
Ein kurzfristiger Ausfall von Mitarbeitern kann die Schichtplanung schnell durcheinanderbringen und zu Engpässen führen. In solchen Situationen ermöglicht shyftplan dem Schichtleiter eine schnelle und effiziente Reaktion. Mithilfe der Mehrfachauswahl können die Zuweisungen der betroffenen Mitarbeiter aus den Schichten entfernt werden. Anschließend kann die qualifizierte Nachbesetzung per Drag-and-Drop den zu besetzenden Schichten zugeordnet werden. Diese Funktion erlaubt es, Mitarbeiter flexibel zwischen Schichten zu verschieben, wobei alle relevanten Faktoren wie Arbeitszeitmodelle, Pausenzeiten, Ruhezeiten und Qualifikationen automatisch berücksichtigt werden. Sollte ein Mitarbeiter in eine Schicht verschoben werden, in der die Ruhezeit nicht ausreicht, erfolgt eine entsprechende Warnung.
Schichttausch
Zusätzlich bietet shyftplan eine freischaltbare Funktion, die es Mitarbeitern ermöglicht, Schichttausche eigenständig vorzunehmen. Diese Funktion erhöht die Flexibilität und gibt den Mitarbeitern mehr Freiheit, ihr berufliches und privates Leben besser miteinander zu vereinbaren. Durch die Möglichkeit, Schichten selbstständig zu tauschen, wird der Verwaltungsaufwand für Schichtleiter reduziert und ein modernes, wertschätzendes Arbeitsumfeld geschaffen.
Synchronisation von temporären Zeitabweichungen
Zeitabweichungen stellen eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Kurzfristige Änderungen im Arbeitszeitmodell führen oft zu Unsicherheiten, Planungsfehlern und zusätzlichem Aufwand. Ohne die Synchronisation mit SAP SuccessFactors ist es schwierig nachzuvollziehen, ob Mitarbeiter gegen ihr Arbeitszeitmodell verplant wurden. Durch die Integration von shyftplan und SAP SuccessFactors können temporäre Zeitabweichungen nun in beiden Systemen eingesehen werden. Die Abweichungen werden automatisch übertragen und sind sowohl in shyftplan als auch in SAP SuccessFactors sichtbar. So haben Führungskräfte und Schichtleiter stets einen vollständigen Überblick über das Arbeitszeitmodell der Mitarbeiter und können sicherstellen, dass alle Abweichungen korrekt erfasst und berücksichtigt werden.
Berücksichtigung gesetzlicher Reglungen
shyftplan prüft bei jedem Schritt automatisch die Einhaltung relevanter gesetzlicher Regelungen, wie z. B. die Mindestruhezeit, Überstundenregelungen sowie Pausen- und Feiertagsvorgaben. Potenzielle Konflikte werden frühzeitig erkannt und können direkt in der Planung angepasst werden, um die Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen sicherzustellen. So stellt shyftplan sicher, dass Mitarbeiter die vorgeschriebenen Arbeits- und Ruhezeiten einhalten, wodurch das Risiko von Rechtsverletzungen reduziert wird. Zudem gewährleistet die Integration, dass alle Mitarbeiterdaten DSGVO-konform gehandhabt werden. Dies sorgt nicht nur für rechtliche Sicherheit, sondern auch für Vertrauen im Umgang mit sensiblen Informationen.
Effiziente Personaleinsatzplanung durch SAP SuccessFactors und shyftplan
Die Integration von shyftplan und SAP SuccessFactors ermöglicht es effizient zu planen und Engpässe zu vermeiden. Das Zusammenspiel der beiden Systeme ebnet den Weg für automatisierte Prozesse, wie die Synchronisation von Abwesenheiten, KI-gestützte Nachbesetzungen und das automatisierte Berücksichtigen gesetzlicher Vorgaben. Unternehmen profitieren von einem nahtlosen Datenfluss, der sowohl die Effizienz steigert als auch die Einhaltung arbeitsrechtlicher Anforderungen sicherstellt.
Entdecken Sie mehr dazu in unserer Webinar-Aufzeichnung, in der Harald König (Head of Sales bei shyftplan) und Lena Menne (Solution Advisor bei SAP SuccessFactors) demonstrieren, wie die Integration von SAP SuccessFactors und shyftplan einen reibungslosen Datenaustausch ermöglicht und die Grundlage für eine digitalisierte Schichtplanung schafft.
Da bei einem Dienstplan personenbezogene Daten benötigt werden, greift hier selbstverständlich auch der Datenschutz. So darf ein Schichtplan nicht einfach für alle sichtbar ausgehängt und schon gar nicht abfotografiert und beispielsweise per Messenger verschickt werden – was aber insbesondere bei kleineren Betrieben oft der Fall ist. Doch auch in größeren Betrieben gibt es eine problematische Beziehung zwischen Dienstplan und Datenschutz: Gibt es zum Beispiel ein Excel-Dokument, auf das alle Mitarbeiter zugreifen und somit die persönlichen Daten Dritter einsehen können, wird der Datenschutz verletzt. Daher gilt: Ein Schichtplan ist ein Dokument mit vertraulichen, persönlichen Daten und sollte auch als ein solches behandelt werden.
Beim Datenschutz ist das Gesetz für Dienstpläne eindeutig: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, den gesamten Schichttplan einzusehen. Genauso hat jeder Mitarbeiter das Recht, eine Veröffentlichung des Dienstplans zu verhindern – auch innerhalb des Unternehmens.
Ja, dank shyftconnect können Sie neben nahezu allen SAP Systemen auch sonstige gängige HR- und Planungstools mit shyftplan verbinden.
