Überplanung im Dienstplan: Das ist erlaubt
Geplante Überstunden im Dienstplan: In vielen Betrieben kommt es zu Überstunden, die Gründe dafür können vielseitig sein. Doch was macht man bei zu vielen Überstunden? Und sind geplante Überstunden erlaubt? Wir geben Ihnen Antworten.
Wie viele Überstunden sind erlaubt?
Für eine Vollzeitkraft mit einer 40-Stunden-Woche sind maximal 20 Überstunden erlaubt. Das ergibt sich aus dem Arbeitszeitgesetz (§ 3 Abs. 2 ArbZG). Es regelt die Arbeitszeiten, die pro Tag und Woche erlaubt sind.
Die wichtigsten Regelungen und Ausnahmen auf einen Blick:
- Pro Woche dürfen höchstens 48 Stunden gearbeitet werden, pro Tag höchstens 10 Stunden.
- Die maximale Obergrenze liegt bei 60 Stunden pro Woche und 10 Stunden pro Tag. Dabei darf die durchschnittliche Arbeitszeit innerhalb von sechs Monaten (bzw. 24 Wochen) 8 Stunden nicht überschreiten. Es muss also ein entsprechender Freizeitausgleich stattfinden.
- In unvorhergesehenen Notsituationen kann ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter zu Mehrarbeiten verpflichten: wenn beispielsweise Brände oder Unwetter die Existenz des Betriebs gefährden.
- Angestellte in Führungspositionen sind vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen. Das sind Mitarbeiter, die selbständig über Entlassungen und Einstellungen entscheiden können oder Vollmachten besitzen (§ 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz).
- Zusätzliche Ausnahmen können auch in den Tarifverträgen festgehalten werden.
Gibt es eine maximale Höchstzahl an Überstunden auf dem Zeitkonto?
Wie viele Überstunden auf einem Zeitkonto ansammeln darf, lässt sich nur durch die maximale Tagesarbeitszeit ermitteln: Sie darf im Durchschnitt auf 6 Monate gerechnet nicht mehr als 8 Stunden betragen.
Wie viele Überstunden darf man als Teilzeitkraft machen?
Grundsätzlich dürfen Sie als Teilzeitkraft keine Überstunden machen – denn das widerspricht dem Prinzip einer Teilzeitstelle. Allerdings gilt auch hier: In Notsituationen wie Feuer oder Naturkatastrophen sind Überstunden zu akzeptieren. Und auch in wesentlich wahrscheinlicheren Situationen: Wenn im Tarif-, Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung entsprechende Vereinbarungen getroffen wurden.
Können Überstunden verfallen?
Was bei den Urlaubstagen gilt, gilt auch bei den Überstunden: Sie haben ein Verfallsdatum. Dabei liegt es an den Vereinbarungen im Betrieb bzw. im Arbeits- oder Tarifvertrag, ab welchem Zeitpunkt Überstunden verfallen. Dieser Zeitraum wird auch als Ausschussfrist bezeichnet. Gesetzlich gilt jedoch:
- Überstunden müssen mindestens für 3 Monate „haltbar“ sein – das heißt, die Frist für ein Verfallsdatum muss mindestens 3 Monate lang sein.
- Gibt es keine festgelegte Frist, verfallen Überstunden spätestens nach drei Jahren. Die Frist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem die Überstunden geleistet wurden.
- Wird ein Arbeitnehmer in einem Freizeitausgleich krank, verfallen die dafür eingesetzten Überstunden.
Überstunden: Freizeitausgleich oder Auszahlung?
Im Normalfall sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, Überstunden auszuzahlen. Dabei ist jedoch nicht gesetzlich geregelt, zu wie viel Prozent die Überstunden bezahlt werden müssen. Auch hier gelten die einzelnen Bestimmungen im Arbeits- oder Tarifvertrag sowie in den Betriebsvereinbarungen. Doch auch wenn keine Vereinbarungen getroffen wurden, gilt: Der Arbeitgeber muss Überstunden entlohnen.
Die gängigere Praxis ist jedoch, die Überstunden durch einen Freizeitausgleich abzubauen, also Überstunden abzubummeln. Doch auch dieser Freizeitausgleich ist nicht gesetzlich für alle Stellen gleich geregelt – auch hier kommt es auf einzelne Verträge und Vereinbarungen an.
Des Weiteren gilt:
- Überstunden dürfen nicht nach Belieben abgefeiert werden: Der Arbeitgeber kann entscheiden, wann Arbeitnehmer Freizeitausgleich erhalten.
- Auch nach einer fristgerechten oder fristlosen Kündigung haben Arbeitnehmer das Recht darauf, ihre Überstunden abzugelten: entweder durch Freizeitausgleich oder Bezahlung.
- Da es sich bei bezahlten Überstunden im Prinzip auch um Lohn handelt, werden Überstunden ganz normal besteuert. Sie sind also weder steuerbegünstigt, noch steuerbefreit.
Geplante Überstunden im Schichtplan – wie lange im Voraus müssen Überstunden angekündigt werden?
Diese Situation kennen sicherlich viele Arbeitnehmer: Die Deadline eines wichtigen Projekts rückt näher, doch die Fertigstellung liegt noch in weiter Ferne. Also kündigt der Chef am Nachmittag an, dass die Mitarbeiter länger arbeiten müssen. Oder aber ein Kollege fällt durch Krankheit aus und die Mehrarbeit müssen die Kollegen nach Feierabend erledigen. In beiden Fällen bedeutet das: Die Mitarbeiter sollen noch am selben Tag Überstunden machen.
Dabei ist diese Praxis rechtswidrig. Denn aus der aktuellen Rechtsprechung (Urteil des Arbeitsgerichts Frankfurt / Oder (Az.: 7 Ca 3154/04)) geht klar hervor: Überstunden müssen mindestens 4 Tage im Voraus angekündigt werden.
Die Gerichte werten also das Recht auf Freizeitgestaltung höher als die Pflicht zur Arbeit. Die oben beschriebenen Ausnahmen gelten hier natürlich ebenfalls: Zur Abwendung von Existenzbedrohenden Notsituation wie Fluten oder Bränden sind die Mitarbeiter dazu verpflichtet, etwaige Überstunden zu leisten. Und leitende Angestellte mit entsprechenden Verfügungsgewalten sind davon ebenfalls ausgeklammert.
Sind ständige Überstunden erlaubt?
Wer ständig Überstunden macht, riskiert seine eigene Gesundheit: Burnout und Stress können Folgen von zu vielen Überstunden sein. Dabei ist im Arbeitsschutz klar geregelt, dass niemand ständig Überstunden machen muss.
Das Problem liegt aber in dem Wort „ständig“. Denn § 3 Abs. 2 ArbZG regelt zwar, wie viele Überstunden maximal erlaubt sind – aber nur die durchschnittliche Arbeitszeit über einen Zeitraum von 6 Monaten bzw. 24 Wochen. Das bedeutet: Ein Arbeitgeber kann einem Mitarbeiter wochenlang bis zu 20 Überstunden pro Woche aufdonnern – solange die Überstunden innerhalb von 6 Monaten wieder abgebaut werden.
Best Practice: So kann man Überstunden vermeiden
Auch wenn Gesetze und Rechtsprechung die Überstunden in Betrieben sehr gut regeln, so sind Überstunden doch oft ein Ärgernis für die Mitarbeiter – und oft auch ein Kündigungsgrund. Überstunden zu vermeiden sollte also auch im Interesse von Arbeitgebern liegen.
Doch wie lassen sich Überstunden vermeiden? Im hektischen Arbeitsalltag mit starren Dienstplänen und kurzen Deadlines haben es große Betriebe oft schwer, die nötige Flexibilität aufzubringen. Hier kann eine intelligente Schichtplanungssoftware helfen: Sie erkennt Spitzen schon im Voraus und gibt entsprechende Hinweise.
Mit den entsprechenden Lösungen lässt sich ein zusätzlicher Bedarf an Mitarbeitern so rechtzeitig erkennen. So können etwa Bringschichten angeboten werden. Und auch, wenn sich Überstunden nicht gänzlich vermeiden lassen, so informiert die Software Mitarbeiter frühzeitig und fristgerecht – was die Akzeptanz von Überstunden deutlich erhöht, da sich die Mitarbeiter auf die Mehrarbeit einstellen können.
Geplante Überstunden im Schichtplan – unser Fazit
Wenn es wirklich mal brennt im Betrieb, darf der Arbeitgeber Überstunden im Schichtplan anordnen. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass die zusätzlich eingeplante Arbeitszeit mit einer ausreichenden Vorlaufzeit angekündigt wird, um dem Arbeitnehmer genügend Zeit zu geben, sich auf die angekündigte Situation einzustellen. Die oben genannten Beispiele haben darüber hinaus auch gezeigt, dass private Interessen der Arbeitnehmer bei dem Thema Rücksicht verdienen und von Gerichte sogar höher bewertet werden.
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Da bei einem Dienstplan personenbezogene Daten benötigt werden, greift hier selbstverständlich auch der Datenschutz. So darf ein Schichtplan nicht einfach für alle sichtbar ausgehängt und schon gar nicht abfotografiert und beispielsweise per Messenger verschickt werden – was aber insbesondere bei kleineren Betrieben oft der Fall ist. Doch auch in größeren Betrieben gibt es eine problematische Beziehung zwischen Dienstplan und Datenschutz: Gibt es zum Beispiel ein Excel-Dokument, auf das alle Mitarbeiter zugreifen und somit die persönlichen Daten Dritter einsehen können, wird der Datenschutz verletzt. Daher gilt: Ein Schichtplan ist ein Dokument mit vertraulichen, persönlichen Daten und sollte auch als ein solches behandelt werden.
Hängen Sie Schichtpläne niemals öffentlich aus. Schicken Sie keine Fotos von Schichtplänen an Ihre Mitarbeiter. Beschränken Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf Dienstplan-Dateien, etwa im Intranet. Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Daten einsehen kann. Eine Dienstplanungssoftware kann dabei helfen, einen datenschutzkonformen Dienstplan zu erstellen. Damit sind vor allem größere Unternehmen auf der sicheren Seite, da intelligente Lösungen bei der Erstellung von Dienstplänen auch auf Gesetze und rechtliche Vorgaben achten.
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