Schichtplan
Was ist ein Schichtplan und worauf sollten Sie unbedingt achten?
Inhaltsverzeichnis
- Was ist ein Schichtplan?
- Wie hilft mir ein Schichtplan bei der Personalplanung?
- Was müssen Sie bei der Erstellung eines Schichtplans beachten?
- Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Dienstplanung?
Was ist ein Schichtplan?
Ein Schichtplan dient als Werkzeug der Personaleinsatzplanung. Der Dienstplan stellt Schichten und Arbeitszeiten übersichtlich und gesammelt an einem Ort dar. In ihm wird eingetragen, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten im Unternehmen sind und mit welchen Aufgaben sie sich befassen. Anwesenheiten können so koordiniert und, je nach gewähltem System, auch in Echtzeit eingesehen werden. Arbeitszeiten werden im Dienstplan ebenfalls erfasst. Die über den Status quo hinausgehende, zukünftige Schichtplanung greift wiederum auf Daten aus der Zeiterfassung, dem Urlaubsplaner und weiteren Abwesenheiten (wie Krankheit) zurück. Dank dieser vorhandenen Daten werden Dienstpläne präziser und können leichter die Wünsche der Mitarbeiter unterbringen. Der möglichst effektive und ergonomische Einsatz der Mitarbeiter kann so eine hohe Leistungsqualität sichern und das Unternehmensziel erreicht werden. Damit dieser Prozess jedoch auch reibungslos funktioniert und Planer, Angestellte und das Unternehmen tatsächlich glücklich macht, gilt es einiges zu beachten.
Wie hilft mir ein Schichtplan bei der Personalplanung?
Die Personalplanung ist häufig auch in kleinen Unternehmen schon komplex und es gilt viele Faktoren zu berücksichtigen. Die richtigen Mitarbeiter, mit den richtigen Qualifikationen, müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Das erfordert natürlich im nächsten Schritt, die Dienstpläne von Mitarbeiter in Voll-, Teilzeit und Minijob koordiniert und miteinander in Einklang gebracht werden. Es sollten auch genügend Mitarbeiter im Einsatz sein, um einen geregelten Betriebsablauf sichern. Diese Zahl ergibt sich meist aus langjähriger Erfahrung in der Personalplanung oder kann im Fall digitaler Dienstplanung auch prognostiziert werden. Um personelle Engpässe in den jeweiligen Arbeitsbereichen zu vermeiden, sollte beim Ausfall eines Mitarbeiters außerdem schnellstmöglich passender Ersatz gefunden werden. Ein übersichtlicher Schichtplan kann hier schon helfen. Idealerweise ist auch eine Qualifikationsmatrix vorhanden. An diesem Punkt hat der Dienstplan sein Minimalziel schon längst erreicht: Er hat die Personalplanung koordiniert und strukturiert. Er ist darüber hinaus aber in der Lage, dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter ihre bestmögliche Leistung abrufen können. Dafür müssen ihre Bedürfnisse in die Dienstplanung miteinbezogen, auf ihre Gesundheit und die Ergonomie geachtet werden. Gerade bei Schichtarbeit ist es notwendig, eine gesunde Rotation zu etablieren.
Während bei einer manuellen Personalplanung in einschlägigen Computerprogrammen schnell der Überblick verloren geht, kann die (sichere) Überführung der Daten in eine digitale Dienstplanung genau das gewährleisten: Den Überblick zu behalten. Dabei gilt es allerdings einiges zu beachten.
Was müssen Sie bei der Erstellung eines Schichtplans beachten?
Es gibt einige Aspekte, die unbedingt zu beachten sind, wenn die Dienstplanung gelingen soll. Dabei gibt es natürlich auch einige weiche Faktoren, wie eine gelungene Einbindung der Mitarbeiter in die Planung, hier soll es jedoch um die gesetzlichen Rahmenbedingungen gehen. Ganz grundsätzlich besteht in Deutschland eine Begrenzung der täglichen Arbeitszeit auf maximal acht Stunden. In Ausnahmefällen kann diese auch höher liegen, wie zum Beispiel in Krankenhäusern, wo auch 24-Stunden-Schichten nicht unüblich sind. Im Normalfall sind es jedoch acht Stunden, die als durchschnittliche Arbeitszeit pro Tag in einem Zeitraum von 24 Wochen nicht überschritten werden dürfen.
Ebenso wichtig für die Planung eines gesetzeskonformen Schichtplans sind die Pausen und Ruhezeiten. Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden, muss sich der Mitarbeiter eine Pause von mindestens 30 Minuten nehmen. Bei mehr als neun Stunden muss die Pause mindestens 45 Minuten betragen. Nach Feierabend muss eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden. Pausen und Ruhezeiten müssen dabei richtig geplant, aber natürlich auch befolgt werden. Hier kann eine intuitive, digitale Zeiterfassung von großer Hilfe sein. Mitarbeitern wird es erleichtert ihre Pausen zu erfassen und gleichzeitig sind sie direkt im System hinterlegt und einsehbar, sollte eine Prüfung anstehen. Natürlich gibt es auch hier einige Branchen und Einrichtungen, bei denen Ausnahmen bestehen können. Hierzu zählen Gastronomie, Pflege, Bereitschaftsdienst und Krankenhäuser. Bei ihnen kann es auch Ausnahmen bezüglich des §9 ArbZG geben, laut dem Sonn- und Feiertage beschäftigungsfrei sind. Abgesehen von den schon genannten Branchen können Abweichungen dabei auch in mehrschichtigen Betrieben mit Tag- und Nachtschichten auftreten. So können Beginn oder Ende der Sonn- und Feiertagsruhe um bis zu sechs Stunden vor- oder zurückverlegt werden.
Abgesehen von den gesetzlich geregelten Arbeitszeiten ist auch die Einbeziehung der Mitarbeiter festgeschrieben. Der Arbeitgeber darf bei der Erstellung eines Dienstplans zwar entscheiden, wann die Arbeitnehmer ihre Leistung erbringen sollen, dabei sind sie aber verpflichtet, die Interessen der Arbeitnehmer zu berücksichtigen. Das dem so ist, stellt der Betriebsrat sicher. Er ist laut § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG dazu berechtigt, über Arbeitszeiten und Pausen mitzubestimmen. Deswegen sind in vielen großen Unternehmen Dienstpläne genehmigungspflichtig. Nachdem ein Schichtplan erstellt wurde, haben Betriebsrat und Arbeitnehmervertreter ein Mitbestimmungsrecht.
Welche Rolle spielt der Datenschutz bei der Dienstplanung?
Grundsätzlich enthält ein Schichtplan personenbezogene Daten, seine Funktionalität basiert darauf. Zu diesen Daten gehören unter Anderem der Klarname, die Adresse und das Geburtsdatum, aber auch die Arbeitszeiten, Abwesenheiten, wie Urlaubs- und Krankheitstage, sowie Überstunden. Die Daten aus dem Dienstplan dürfen auch innerhalb eines Unternehmens nicht einfach veröffentlicht werden. Die Privatsphäre muss aus datenschutzrechtlichen Gründen gewahrt bleiben. Das bedeutet natürlich auch, dass sichergestellt werden muss, dass nur Mitarbeiter mit entsprechenden Berechtigungen, auf diese Informationen zugreifen können. Diese Befugnis muss ein Unternehmen verwalten und regelmäßig aktualisieren. Sind Zugriffs- und Sichtrechte verteilt und der Datenschutz betrieblich gesichert, bleibt es den Mitarbeitern natürlich selbst überlassen, mit welchen Kollegen sie persönliche Daten oder Überstunden, Arbeitszeiten und Urlaubstage auch über den eigenen Arbeitsbereich hinaus teilen wollen.
Einfach online planen mit shyftplan
Eine professionelle Dienstplanung kann ein langwieriger Prozess sein. Wie im Vorhinein erwähnt, gilt es bei der Erstellung eines funktionierenden Schichtplans bzw. Schichtplans unzählige Dinge zu beachten, die weit über die gesetzlichen Rahmenbedingungen hinausgehen. So müssen auch betriebsinterne Vereinbarungen sowie Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Diese und viele weitere Faktoren gilt es sinnvoll in die Planung zu integrieren. Das macht die Schichtplanung zu einer undankbaren Aufgabe – normalerweise. Dank shyftplan als Dienstplan Software zur professionellen Erstellung eines Schichtplans sind Sie in der Lage Ihr Personal nach Bedarf zu planen, und dabei Abwesenheiten Ihrer Belegschaft und Informationen aus Zeiterfassung und dem Urlaubsplaner automatisch miteinzubeziehen. shyftplan bietet Ihnen die richtige Lösung für Ihre individuellen Anforderungen. So müssen Sie sich um die vielen Stolpersteine, die das Erstellen eines Dienstplans bereithalten kann, keine Gedanken mehr machen. Stattdessen erstellen Sie Ihren Dienstplan im Handumdrehen online.
Da bei einem Dienstplan personenbezogene Daten benötigt werden, greift hier selbstverständlich auch der Datenschutz. So darf ein Schichtplan nicht einfach für alle sichtbar ausgehängt und schon gar nicht abfotografiert und beispielsweise per Messenger verschickt werden – was aber insbesondere bei kleineren Betrieben oft der Fall ist. Doch auch in größeren Betrieben gibt es eine problematische Beziehung zwischen Dienstplan und Datenschutz: Gibt es zum Beispiel ein Excel-Dokument, auf das alle Mitarbeiter zugreifen und somit die persönlichen Daten Dritter einsehen können, wird der Datenschutz verletzt. Daher gilt: Ein Schichtplan ist ein Dokument mit vertraulichen, persönlichen Daten und sollte auch als ein solches behandelt werden.
Beim Datenschutz ist das Gesetz für Dienstpläne eindeutig: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, den gesamten Schichttplan einzusehen. Genauso hat jeder Mitarbeiter das Recht, eine Veröffentlichung des Dienstplans zu verhindern – auch innerhalb des Unternehmens.
Hängen Sie Schichtpläne niemals öffentlich aus. Schicken Sie keine Fotos von Schichtplänen an Ihre Mitarbeiter. Beschränken Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf Dienstplan-Dateien, etwa im Intranet. Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Daten einsehen kann. Eine Dienstplanungssoftware kann dabei helfen, einen datenschutzkonformen Dienstplan zu erstellen. Damit sind vor allem größere Unternehmen auf der sicheren Seite, da intelligente Lösungen bei der Erstellung von Dienstplänen auch auf Gesetze und rechtliche Vorgaben achten.
