STADTSALAT - Lieferservice

Stressige Schichtplanung: Wie kann ein Lieferservice-Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern in drei verschiedenen Standorten auf täglich schwankende Auftragsmengen und kurzfristige Ausfälle reagieren?

Die Herausforderung

Seit 2015 bietet STADTSALAT Food-Delivery in Premiumqualität. Das Unternehmen beschäftigt in Hamburg, Berlin und Frankfurt am Main insgesamt 250 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Das Besondere: Die Last-Mile Delivery übernimmt Stadtsalat mit eigenen Fahrern und Fahrerinnen selbst. Dadurch ergeben sich besondere Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung:

  • Abbildung von volatilen Schwankungen im Personaleinsatzplan

  • viele Schichten mit unterschiedlicher Startzeit und Dauer

  • ineffiziente Einsatzplanung durch manuelle Verwaltung in Excel

“shyftplan hat für uns einen extremen wirtschaftlichen Impact: Wenn man beispielsweise die längeren Schichten an die besten Fahrer/innen vergibt, hat man am Ende des Tages einen höheren Effizienzgrad erreicht (...).”

Marcus Berg, STADTSALAT Geschäftsführer

Shyftplan x Stadtsalat

Das Problem

Die Personaleinsatzplanung durch Excel ist dabei schnell an ihre Grenzen gestoßen. Vor allem kurzfristige Änderungen haben die Mitarbeiter zu viel Zeit und Nerven gekostet. Dazu kamen dynamische Schwankungen innerhalb eines Tages sowie einer Woche und somit extrem viele Schichten mit unterschiedlicher Startzeit und Dauer, sodass die Planung noch unübersichtlicher und komplexer wurde.

Die Lösung

Eine automatisierte Dienstplanung, die nicht nur schnell und effizient, sondern auch zuverlässig sein sollte. So entwickelten wir 2016 gemeinsam mit STADTSALAT eine Lösung, mit der das Unternehmen mittlerweile die Dienstpläne von aktuell ca. 200 Fahrern entwickelt.

Vor allem die shyftplan-Funktionen “selbstständige Schichtbewerbung” und “Antrag auf Schichtübernahme” wurden von den Mitarbeitern häufig genutzt. Die automatische Abwicklung durch die Software hat so die Arbeit der Schichtplaner von STADTSALAT extrem erleichtert.

Seit Anfang 2020 generiert der Algorithmus von shyftplan den Schichtplan automatisch – ganz nach den Bedürfnissen und Regeln von STADTSALAT. Dabei wurden zunächst erst die Vollzeitkräfte für die Küchenbesetzung verplant, gefolgt von den Teilzeitkräften im Fahrerbereich. In Zukunft soll der Algorithmus auch die verschiedenen Erfahrungsstufen der Fahrer berücksichtigen.

Das Resultat

Indem der Aufwand für die Schichtplanung minimiert wurde, konnten sich die Mitarbeiter von STADTSALAT wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren: frische Salate so schnell wie möglich zu ihren Kunden bringen. Die Effizienz wurde gesteigert und die Kosten für die Erstellung der Abrechnungen gesenkt. Diese freigewordenen Ressourcen kann STADTSALAT nun in andere Projekte investieren und so das Unternehmen weiter voranbringen.

shyftplan hat mit folgenden Lösungen zum wirtschaftlichen Erfolg von STADTSALAT beigetragen:

  • vereinfachte Erstellung von Schichtplänen

  • aktive Einbindung der Mitarbeiter durch Nutzung der shyftplan-Funktionen für die selbstständige Schichtbewerbung und Antrag auf Schichtübernahme

  • datenschutzkonforme und einfache Kommunikation über den shyftplan-Chat

Stadtsalatxshyftplan

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