Strenge Vorschriften, komplexe Regelungen: Die Schichtplanung im Gesundheitswesen hat ihre ganz eigenen Herausforderungen. Erfahren Sie, wie Gedikom diese mit unserer smarten Software gelöst hat.
Seit 2006 arbeitet Gedikom als Tochterunternehmen der Kassenärztlichen Vereinigung Bayerns exklusiv für und mit Akteuren im Gesundheitswesen. Das Leistungsspektrum umfasst dabei Call Center-Dienstleistungen, Kommunikation und Beratung. Im Hinblick auf die standortübergreifende Dienstplanung ergaben sich dabei folgende Herausforderungen
Die Dienstplanung in Excel war fehleranfällig, kleinteilig und zeitaufwendig
Es war kein zeitgleicher Zugriff auf Dateien möglich
Die manuelle Berücksichtigung von detaillierten Rollen- und Rechtesystemen sorgte für noch mehr Probleme bei der Planung
Jede Schicht musste mit mindestens einem medizinischen Fachangestellten besetzt werden, was besonders bei kurzfristigen Änderungen herausfordernd war
“Eine besondere Herausforderung bei der Personaleinsatzplanung für die Bereitschaftspraxen ist, dass jede Schicht zwingend mit mindestens einem Medizinischen Fachangestellten besetzt sein muss und bei kurzfristigem Ausfall schnell Ersatz gefunden werden muss.”
Gedikom hatte in ihrer Zentrale auch schon Dienstpläne zurückerhalten, in denen das gesamte Excel-Sheet durch Anwenderfehler nicht mehr funktionsfähig war. Eine Alternative musste also her. Zudem stieg in den letzten Jahren die Zahl der Praxen von 27 sehr bald schon auf 83 an – ein Wachstum, das die Personalplaner von Gedikom zunehmend vor Probleme stellte.
Die Lösung
shyftplan hat Gedikom mit einer professionellen Softwarelösung für Personaleinsatzplanung ausgestattet, die dank einer intelligenten Automatisierung dafür sorgt, dass jede Schicht immer besetzt ist und bei Ausfällen kurzfristig Ersatz gefunden wird. Neben der einfachen Bedienung der Software schätzen die Planer vor allem die schnelle Gesamtübersicht, die sie mit shyftplan erhalten. Durch die Filtermöglichkeiten, die unsere Lösungen bieten, können die Verantwortlichen sich schnell alle nötigen Informationen beschaffen: Mitarbeiter einzelner Praxen können ausgewählt und zu Gruppen zusammengeführt werden. Auch Abwesenheitsarten können angezeigt werden. Wenn die Sachbearbeiter von Mitarbeitern von außerhalb angerufen werden, können diese sich über das System sofort ein Bild der aktuellen Lage machen – ein Riesenvorteil für das gesamte Unternehmen.
Das Resultat
Gedikom muss sich dank shyftplan nun nicht mehr um die Nichtbesetzung von Schichten oder die Suche nach Ersatz sorgen. So wurde speziell für die Wochenenden ein Springer-Pool erstellt, aus dem dann im Bedarfsfall direkt per App Mitarbeiter kontaktiert werden können. Zudem ermöglicht es shyftplan, die Verdienstgrenze bei Minijobbern im Auge zu behalten: Denn die Software zeigt an, wenn Mitarbeiter aufgrund dessen nicht mehr eingeplant werden können. Gedikom spart so nicht nur Kosten durch eine smarte Schichtplanung, sondern minimiert auch das Risiko von Verstößen gegen das Arbeitsrecht.
Mit diesen Verbesserungen konnte shyftplan eine standortübergreifende Einsatzplanung sichern:
Schichtpläne können schnell und einfach erstellt, kommuniziert und angepasst werden
Schnelle Nachbesetzung von Schichten dank Aufbau eines Springer-Pools
Leichte Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit und Zeitersparnis
Entdecken Sie den Gedikom-Anwendungsfall im Detail
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