Schichtplan – Bekanntgabe, Fristen und das Arbeitsrecht
Wer einen Schichtplan erstellt, muss dabei einige Vorgaben beachten. Dabei kommt es oft zu vermeidbaren Ärgernissen und Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Hier erfahren Sie alles Wissenswertes.
Wer einen Schichtplan erstellt, muss einige Vorgaben beachten. Dabei kommt es oft zu vermeidbaren Ärgernissen und Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine Frage, die dabei immer wieder auftaucht: Wann muss ein Schichtplan vorliegen? Und welche Aushangfrist hat ein Schichtplan? In diesem Ratgeber klären wir die wichtigsten Fragen zum Thema Dienstplan und Fristen.
Bekanntgabefrist bei Schichtplänen – eine arbeitsrechtliche Grauzone
Wann muss ein Dienstplan vorliegen?
Die kurze Antwort: Dazu gibt es keine gesetzlich geregelten Vorschriften. Demnach ist es dem Arbeitgeber selbst überlassen, wann er die Mitarbeiter über die Dienstpläne informiert – was wiederum zu Unsicherheiten bei Planern und Beschäftigten führt. Allerdings hat sich in vielen Fällen eine Faustregel bewährt. Diese besagt:
Ein Dienstplan sollte etwa die Hälfte der Zeit, für die er gültig ist, vorher ausgehängt werden.
Ein Beispiel verdeutlicht, was das genau bedeutet: Ein Schichtplan in einem Unternehmen legt die Arbeitszeiten für einen Monat fest, also etwa für die Zeit vom 1. April – 30. April. Wann sollte der Schichtplan dann bekannt gegeben werden? Etwa die Hälfte eines Monats vorher, also zwei Wochen im Voraus – in unserem Beispiel also am 15. März.
Wie lange müssen kurzfristige Änderungen mitgeteilt werden?
Anders verhält es sich bei kurzfristigen Änderungen und der sogenannten Arbeit auf Abruf: Arbeitgeber müssen dabei mindestens vier Tage vor Arbeitsbeginn ihre Arbeitnehmer darüber informieren. Tun sie dies nicht, hat der Arbeitnehmer ein Recht dazu, die Arbeit zu verweigern. Wichtig: Diese Frist gilt auch für Überstunden – auch diese müssen laut Gesetz mindestens vier Tage vorher angekündigt werden.
Das kurzfristige Absagen einer zugesicherten Arbeit ist ebenfalls nicht erlaubt. Eine Ausnahme besteht allerdings auch hier: wenn die Arbeit aufgrund betrieblicher Notwendigkeit nicht mehr ausgeführt werden kann, weil beispielsweise die Maschine defekt ist und nicht mehr repariert werden kann. Dies wird im § 12 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes geregelt.
Dennoch haben Unternehmen viele Möglichkeiten, die Bekanntgabefrist von Dienstplänen zu regeln:
1. Schichtpläne und Aushängefristen nach Tarifverträgen
In vielen Betrieben und Unternehmen, in denen in Schichten gearbeitet wird, haben die Mitarbeiter Tarifverträge. In diesen Verträgen ist oftmals geregelt, wie viele Tage vorher ein Dienstplan bekannt sein muss. Ebenfalls sollten Personaleinsatzplaner darauf achten, dass der Betriebsrat den Dienstplan genehmigen muss.
2. Regelung zum Schichtplan im Arbeitsvertrag
Selbstverständlich kann auch im Arbeitsvertrag geregelt sein, bis wann ein Schichtplan erstellt sein muss. Denn viele Arbeitnehmer, allen voran Eltern, möchten Ihre Zeit im Voraus planen können und bestehen daher unter Umständen auf dieser Planungssicherheit. Werden in einen Arbeitsvertrag entsprechende Klauseln aufgenommen, wenn ein Unternehmen bereits Betriebsvereinbarungen getroffen hat, so gelten die Klauseln im Vertrag. Allerdings muss der Betriebsrat zustimmen, wenn auf Regelungen der Betriebsvereinbarungen verzichtet wird.
3. Betriebliche Regelungen für die Aushangfrist des Schichtplans
Am besten ist es, wenn betriebliche Regelungen genau festlegen, wie lange im Voraus der Dienstplan stehen muss. Oft ist es dabei sinnvoll, einen bestimmten Tag im Monat (bei Monatsplänen) oder in der Woche (bei Wochenplänen) festzulegen. Derartige Regelungen lassen sich leicht implementieren und haben für Personaleinsatzplaner, als auch für die Beschäftigten selbst Vorteile:
- Planungssicherheit
Die Arbeitnehmer wissen genau, wann sie mit einem neuen Dienstplan rechnen können und haben dementsprechend Sicherheit. - Deadlines geben Orientierung
Personalplaner haben eine feste Deadline, bis zu der sie den neuen Dienstplan bekannt geben müssen. Das führt zwar eventuell zu etwas Zeitdruck, sorgt aber ebenfalls durch eine regelmäßige Struktur für mehr Ordnung und Zuverlässigkeit. - Regelmäßigkeit und Zuverlässigkeit
Die Regelmäßigkeit und Planungssicherheit sorgen für ein entspannteres Arbeitsklima – denn weder Planer noch Beschäftigte müssen sich darum Gedanken machen, wann der nächste Dienstplan bekannt gegeben wird.Dabei gilt: Etwaige Regelungen aus einem Tarifvertrag verlieren durch betriebliche Vereinbarungen nicht ihre Gültigkeit. Das gilt auch dann, wenn die Betriebsvereinbarungen bestimmte Personen begünstigen würden. Selbstverständlich können Schichtpläne aber auch schon vor dem vereinbarten Zeitpunkt veröffentlicht werden – also lieber zu früh als zu spät. Allerdings müssen die Planer dann Folgendes beachten: Bestehen tarifliche Vereinbarungen, so muss der Betriebsrat erst dem Dienstplan zustimmen. Der Dienstplan kann dann nur unter Vorbehalt veröffentlicht werden.
Da bei einem Dienstplan personenbezogene Daten benötigt werden, greift hier selbstverständlich auch der Datenschutz. So darf ein Schichtplan nicht einfach für alle sichtbar ausgehängt und schon gar nicht abfotografiert und beispielsweise per Messenger verschickt werden – was aber insbesondere bei kleineren Betrieben oft der Fall ist. Doch auch in größeren Betrieben gibt es eine problematische Beziehung zwischen Dienstplan und Datenschutz: Gibt es zum Beispiel ein Excel-Dokument, auf das alle Mitarbeiter zugreifen und somit die persönlichen Daten Dritter einsehen können, wird der Datenschutz verletzt. Daher gilt: Ein Schichtplan ist ein Dokument mit vertraulichen, persönlichen Daten und sollte auch als ein solches behandelt werden.
Hängen Sie Schichtpläne niemals öffentlich aus. Schicken Sie keine Fotos von Schichtplänen an Ihre Mitarbeiter. Beschränken Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf Dienstplan-Dateien, etwa im Intranet. Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Daten einsehen kann. Eine Dienstplanungssoftware kann dabei helfen, einen datenschutzkonformen Dienstplan zu erstellen. Damit sind vor allem größere Unternehmen auf der sicheren Seite, da intelligente Lösungen bei der Erstellung von Dienstplänen auch auf Gesetze und rechtliche Vorgaben achten.
Beim Datenschutz ist das Gesetz für Dienstpläne eindeutig: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, den gesamten Schichttplan einzusehen. Genauso hat jeder Mitarbeiter das Recht, eine Veröffentlichung des Dienstplans zu verhindern – auch innerhalb des Unternehmens.
