Schichtpläne erstellen
Mit der richtigen Software einen Schichtplan online erstellen
Warum Excel keine Lösung ist
Schon seit vielen Jahren hat Excel Stift und Lineal in der Personalplanung abgelöst. Mit einer passenden Formel für jede Gelegenheit und einer allgemein großen Funktionsfülle lässt sich damit ohne Zweifel viel herausholen. Aber wie hilfreich sind die Möglichkeiten und Resultate für einen zeitgemäßen Schichtplan?
Ein moderner Schichtplan ist jederzeit online abrufbar, flexibel anpassbar, für jeden nachvollziehbar, leicht zu bedienen und berücksichtigt Mitarbeiterwünsche. Mit Excel stößt man bei der Umsetzung dieser Ziele sehr schnell an die Grenzen des Möglichen. So gibt es neben den rein technischen Schwierigkeiten, wie z.B. den Schichtplan mit den Kollegen online, digital und datenschutzkonform zu teilen, auch organisatorische. In der Regel muss bei der Erstellung eines funktionsfähigen Schichtplans nämlich eine Vielzahl von gesetzlichen Vorschriften, betriebsinternen Vereinbarungen, sowie Wünsche der involvierten Mitarbeiter berücksichtigt werden.
Dabei gilt es grundsätzlich bestimmte Regeln rund um den Schichtplan, wie zum Beispiel die Festlegung der Minimalpersonalstärke, der Ruhezeit zwischen den jeweiligen Diensten, der ungeliebten Wochenenddienste, Tages- und Wochenarbeitszeiten oder auch Abwesenheiten zu beachten. All diese Kriterien in den Schichtplan bzw. Dienstplan zu integrieren, ist dabei beileibe kein leichtes Unterfangen und lässt das Erarbeiten eines Schichtplans häufig zu einer undankbaren Aufgabe mutieren.
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Worauf Sie bei der Wahl der richtigen Schichtplanungs-Software achten sollten
Es geht aber auch anders: Ein Personalplaner kann hier nämlich auf eine Schichtplanungs-Software mit leicht zu bedienenden Tools zurückgreifen. Dabei haben die entsprechenden Protagonisten quasi die Qual der Wahl. So können die Personalplaner auf eine Vielzahl von Programmen zurückgreifen. Eine entsprechende Lösung zur Erstellung eines Schichtplans kann dabei oftmals sogar kostenlos genutzt werden, bei einigen fällt nach einer Testphase allerdings eine monatliche Nutzungsgebühr an und es gibt große Unterschiede bzgl. des Funktionsumfangs. Als wichtigste Merkmale einer funktionellen Software für Schichtplanung gelten grundsätzlich aber vor allem folgende Kriterien:
- Eine Gruppenbildung nach Arbeitsgruppen oder beispielsweise auch nach Qualifikationen ist unabdingbar
- Eine Gruppenbildung nach Arbeitsgruppen oder beispielsweise auch nach Qualifikationen ist unabdingbar
- Beliebig viele Mitarbeiter müssen verwaltet werden können
- Eigene Schichtarten, Tätigkeitsbeschreibungen bzw. Arbeitsplätze sowie beispielsweise Abwesenheitsgründe müssen definierbar sein
- Zugriff auf mitarbeiterbezogene Daten muss stets datenschutzgerecht gewährleistet sein
- Vorhandensein einer integrierten Benutzerverwaltung, von Vorgaben für den gruppenspezifischen Personalbedarf, von Kennzeichnungen für über- sowie unterbesetzter Schichten, von Netzwerkfähigkeit sowie von umfassenden Datenexport- und Datenimportmöglichkeiten
Wer allerdings keine Software auf dem Rechner installieren möchte, deren Update auf neue Versionen oftmals ein aufwendiges Unterfangen darstellt, der sollte in jedem Fall auf ein cloudbasiertes online Tool zur Erstellung des Schichtplans zurückgreifen. Bei einem cloudbasierten online Schichtplaner reicht ein Login und schon kann der jeweilige Nutzer den entsprechenden Schichtplan detailliert bearbeiten und unkompliziert mit den Mitarbeitern teilen. Zudem stehen oftmals praktische Module für die Bearbeitung von Schichtplänen zur Verfügung.
Ein weiterer positiver Effekt ist, dass ein Unternehmen - unabhängig von Branche und Größe - mit einer professionellen Workforce Management Software weitere wichtige Funktionen abdecken können:
- Automatische Erstellung von Dienst- und Schichtplänen
- Datenschutz konforme Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter
- Nutzung als Urlaubsplaner und Tool für Abwesenheiten
- Ein Support der Ihnen bei allen Fragen, von der Planung bis zur Erfassung von Arbeitszeiten helfen kann
- Nutzbar als internes Kommunikationstool
- Integration anderer Tools und Software per API-Schnittstelle (z.B. Lohnabrechnung) u.v.m.
Zur Veranschaulichung können wir bspw. die Verbesserung der internen Kommunikation ansehen. Nicht nur wird der kommunikative Aufwand deutlich reduziert; auf der anderen Seite fällt ein online Schichtplaner dabei vor allem dank seiner kommunikativen (Äußern von Wünschen etc.) und sozialen (Rücksicht auf Kinderbetreuung etc.) Komponenten auf. Wer also einen Schichtplan erstellen möchte, der auch die Bedürfnisse, die Wünsche sowie etwaige Verpflichtungen der Mitarbeiter in einem hohen Maße berücksichtigt, ist mit einem cloudbasierten online Schichtplaner jederzeit auf der richtigen "planerischen" Seite. Somit liefert eine online erfolgender Schichtplan wichtige Daten und Erkenntnisse für eine allesamt zufriedenstellende Personaleinsatzplanung.
Schichtplanung mit shyftplan
Unternehmen ab einer gewissen Mitarbeiteranzahl kommen also bei der Erstellung eines datenschutzgerechten Schichtplans - online und ohne Excel - nicht um die Einführung einer professionellen IT-gestützten Software herum. Das richtige Tool, ob als App oder als Cloud-Anwendung im Browser, erschließt Ihnen bei der Erstellung eines Schichtplans viele ungeahnte Potenziale. Starten Sie also am besten schon jetzt Ihr Personal bedarfsorientiert und mitarbeiterfreundlich einzusetzen.
Sie wollen nun wissen wie wir Ihnen konkret helfen können? Dann informieren Sie sich gerne weiter zu unseren Schichtplan-Funktionen auf unseren Produkseiten.
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