8 Gründe, warum Excel kein Tool für Personaleinsatzplanung ist
Egal ob mit Excel-Vorlage oder selbst gebaut. Hier erfahren Sie, warum führende Produktionsunternehmen sich in der Personaleinsatzplanung zunehmend von Excel abwenden.
PEP = Excel. Diese einfache Gleichung galt lange. Schließlich vereinfachten Excel-Vorlagen die Personaleinsatzplanung gegenüber der händischen Erstellung und Organisation. Wer in der Personaleinsatzplanung Excel nutzt, sieht sich jedoch häufig Herausforderungen gegenüber. Die Anforderungen an Unternehmen sind im Laufe der Zeit derart komplex geworden, dass die Personaleinsatzplanung mit Excel nicht mehr ausreichend effektiv ist. Zudem wünschen sich Fachkräfte zunehmend eine Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen. Viele Unternehmen nutzen aus diesem Grund bereits automatisierte und KI-gestützte Schichtplanungstools, die eigens für die industrielle Personaleinsatzplanung entwickelt wurden. In diesem Blog erfahren Sie, warum Excel den Anforderungen moderner Industrieunternehmen nicht mehr gerecht wird und welche Vorteile eine spezialisierte Schichtplanungssoftware bietet.
Inhaltsverzeichnis
- Hoher Zeitaufwand durch unübersichtliche Tabellen
- Mangelnde Flexibilität
- Unzufriedene Mitarbeitende durch mangelnde Einbindung
- Jahresurlaubsplanung
- Häufige Datenschutzverstöße
- Fehleranfälliges Qualifikationsmanagement
- Herausforderung bei langfristiger Personaleinsatzplanung
- Mangelnde Schnittstellen zu ERP- und Personalmanagementsystemen
1. Hoher Zeitaufwand durch unübersichtliche Tabellen
Früher boten Excel-Vorlagen die einzige Alternative zur händischen Erstellung von Dienstplänen. Inzwischen gibt es jedoch viele Alternativen zu Excel, die speziell für die Bedürfnisse von Industrieunternehmen entwickelt wurden. Wer in der Personalplanung Excel nutzt, muss oft feststellen, dass es zwar vielseitig ist, aber gleichzeitig auch schwierig zu handhaben sein kann. Im Tabellenwerk kann man leicht die Übersicht verlieren und die Korrektur eines Fehlers oder ein unbedachter Befehl macht die Arbeit von Stunden zunichte. Bei Excel geschieht letztlich eine starre Niederschrift der Dienstplanung, wobei die Planenden alle Regeln und Standards im Kopf haben müssen oder weitere Tabellen und Dokumente zurate ziehen. Dabei entsteht viel zeitlicher Aufwand, um relevante Daten zu suchen. Selbst kleinste Änderungen müssen manuell eingetragen werden und eventuelle Planungsfehler müssen mühsam identifiziert werden.
Der Aufwand mag für kleinere Betriebe vielleicht tolerierbar sein – größere Industrieunternehmen mit mehreren hundert Angestellten setzen hingegen auf dedizierte Schichtplanungssoftware, die darauf ausgelegt ist, den manuellen Planungsaufwand zu minimieren und auch bei enormer Komplexität effizient und fehlerfrei zu planen.
2. Mangelnde Flexibilität
Unvorhergesehene Anpassungen am Schichtplan gehören in Industrieunternehmen zur Tagesordnung. Zum Beispiel in Fällen wie Krankheiten, Überstundenabbau, Elternzeit, Wartungsarbeiten oder Mehrbedarf. All diese Vorgänge erfordern nachträgliche Anpassungen der Schichtplanung. Wenn man Mitarbeiterinformationen zu Abwesenheiten, Qualifikationen und Stundenkonten in Excel-Sheets handhabt, entsteht erhebliches Fehlerpotenzial und administrativer Aufwand. Dazu kommt das ewige Hinterhertelefonieren, um Mitarbeitende über Änderungen zu informieren und Nachbesetzungen zu finden.
KI-gestützte Schichtplanungstools können hingegen automatisch Mitarbeitende mit passenden Qualifikationen, Überstundenkonten und Verfügbarkeiten vorschlagen. So lässt sich basierend auf hinterlegten betrieblichen Anforderungen algorithmisch die beste Nachbesetzung für Abwesenheiten ermitteln. Auch die Kommunikation lässt sich mit industrieller Schichtplanungssoftware einfacher abwickeln, da Mitarbeitende ganz einfach per App über Änderungen im Schichtplan informiert werden können.
3. Unzufriedene Mitarbeitende durch mangelnde Einbindung
Die Personaleinsatzplanung mit Excel-Vorlagen erschwert es, individuelle Mitarbeiterwünsche und Präferenzen, beispielsweise zur zeitlichen Verfügbarkeit bei der Einsatzplanung einzubeziehen. Unzureichende Einbindung der Mitarbeitenden wirkt sich oft negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, was gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels eine Kernkennzahl vieler Personalabteilungen ist.
Da Excel-Schichtpläne meist sehr rigide sind, erfordern sie oft, dass Mitarbeitende über lange Zeiträume auf Nachtschichten oder Frühschichten eingesetzt werden. Auch Stammarbeitsplätze und Wunschschichten lassen sich kaum in Excel-Schichtplänen abbilden. Präferenzen oder Schichttausche sind wegen des hohen Verwaltungsaufwands kaum umsetzbar. Wenn ein Mitarbeitender beispielsweise eine unbeliebte Schicht bevorzugt, wäre es sinnvoll, diesen Wunsch zu erfüllen. Mit Excel ist eine solche Anpassung jedoch schwer realisierbar.
Eigens für die Schichtplanung entwickelte Software ermöglicht es hingegen, Schichtpräferenzen zu hinterlegen, die sich bei der Planung berücksichtigen lassen. Die Gewichtung solcher Faktoren lässt sich zentral steuern. Zudem ermöglicht derartige Software es, Funktionalitäten freizuschalten, mit denen Mitarbeitende ihre Schichten eigenständig tauschen können.
4. Jahresurlaubsplanung
Ähnlich wie beim Qualifikationsmanagement wird in Unternehmen, in denen Excel die führende Personaleinsatzplanung-Software ist, oft einfach ein zusätzliches Sheet für die Jahresurlaubsplanung verwendet. Durch die Pflege von Schichtplanung und Urlaubsplanung in separaten Dateien erhöht sich die Fehlerhäufigkeit und der Planungsaufwand. Um einen verlässlichen Jahresurlaubsplan nutzen zu können, halten viele Industrieunternehmen die Belegschaft dazu an, ihren gesamten Jahresurlaub zum Jahresbeginn einzutragen. Viele Angestellte wünschen sich jedoch, ihren Urlaub flexibler planen zu können.
Die Verwendung von Schichtplanungssoftware ermöglicht es Mitarbeitenden, Urlaubsanträge eigenständig einzutragen. Wenn diese vom Planer akzeptiert werden, wird automatisch eine Abwesenheit hinterlegt, während andere Besetzungen für die Schicht vorgeschlagen werden. So ermöglichen moderne Schichtplanungstools es Mitarbeitenden, den Jahresurlaub flexibler zu planen und Abwesenheiten problemlos bei der Planung zu berücksichtigen.
5. Häufige Datenschutzverstöße
Bei der Erstellung eines Schichtplans in Excel muss stets darauf geachtet werden, dass betriebliche und arbeitsrechtliche Vorgaben eingehalten werden. In vielen Unternehmen werden die Dienstpläne öffentlich für alle Angestellten ersichtlich ausgehängt. In diesen Schichtplänen stehen personenbezogene Daten wie der Klarname, die Adresse und das Geburtsdatum, aber auch die Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage sowie Überstunden. Das Bundesdatenschutzgesetz legt die Vorschriften für den Umgang mit personenbezogenen Daten fest und setzt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Deutschland um. Gemäß § 4 BDSG hat jeder Bürger das Recht, selbst zu entscheiden, wem er seine persönlichen Daten anvertraut und wie und wann diese verwendet werden dürfen. Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 50.000 Euro.
Dedizierte Schichtplanungssoftware stellt sicher, dass die rechtlichen Grundlagen eines Schichtplans stets eingehalten werden. Solche Lösungen ermöglichen es, rechtliche, tarifliche und betriebliche Rahmenbedingungen als integralen Bestandteil der Schichtplanung festzulegen.
6. Fehleranfälliges Qualifikationsmanagement
Je mehr verschiedene Qualifikationstypen es gibt, desto mehr Komplexität entsteht in der Planung. Gerade im industriellen Kontext lässt sich diese Komplexität nicht effizient in Excel abbilden. Handhabt man zum Beispiel die Qualifikationen in einem zusätzlichen Excel-Sheet, muss dieses bei der Personaleinsatzplanung durch manuellen Abgleich berücksichtigt werden. Ein solcher manueller Prozess ist gerade in komplexen Schichtsystemen fehleranfällig und unflexibel. Relevante Faktoren wie Mitarbeiterpräferenzen, Stammarbeitsplätze, Über- oder Unterstunden, Ersthelfer oder Qualifikationen dabei ausreichend zu berücksichtigen, ist nahezu unmöglich.
Dedizierte Schichtplanungstools ermöglichen es, durch Anbindung an bestehende Systeme, Qualifikationen automatisch bei der Schichtplanung zu berücksichtigen. Auch Qualifikationsmatrizen lassen sich direkt in der Schichtplanungssoftware abbilden. Mithilfe von KI werden so ausschließlich Mitarbeitende mit passenden Qualifikationen in Erwägung gezogen. Auch bei kurzfristigen Änderungen werden diese automatisch vorgeschlagen.
7. Herausforderung bei langfristiger Personaleinsatzplanung
Langfristig zu planen hat in vielen Industrien Vorteile. Schließlich ist es so möglich, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Bedarfsprognosen zu erstellen. Für Schichtarbeitende ermöglicht dies eine bessere Koordination von Arbeitsabläufen und Freizeitgestaltung. Die langfristige Personalplanung mit einem Excel-Tool ist jedoch meist unübersichtlich und fehleranfällig. Zudem entsteht ein enormer administrativer Aufwand, um derartige Schichtpläne in Excel zu erstellen und zu pflegen. Aufgrund mangelnder Automatisierungsmöglichkeiten müssen geänderte Verfügbarkeiten von Mitarbeitenden manuell nachgetragen werden. Auch bei Mehrbedarf ist erheblicher Zeitaufwand nötig, um Pläne anzupassen. Zudem werden Über- oder Unterstunden nicht berücksichtigt.
Moderne Schichtplanungstools ermöglichen es hingegen, auch langfristige Pläne automatisiert zu erstellen. Durch die Integration von ERP- und Personalplanungstools können derartige Software datengestützt und flexibel auf Änderungen reagieren.
8. Mangelnde Schnittstellen zu ERP- und Personalmanagementsystemen
Da Excel keine native Schnittstelle zu ERP- oder Personalmanagementsystemen bietet, lassen sich Excel-Schichtpläne nicht skalieren. Jegliche planungsrelevanten Daten müssen per Export oder manuell eingepflegt werden. Diese Art der Datenpflege birgt großes Fehlerpotenzial und erfordert enormen Zeitaufwand. Aufgrund mangelnder Echtzeitsynchronisation sind Schichtpläne ständig veraltet und erfordern Doppelpflege bei jeglicher Anpassung der Mitarbeiterdaten. Wenn sich also jemand krankschreiben lässt, reicht es nicht, dies im HR-System einzutragen. Man muss diese Information zusätzlich im Schichtplan einpflegen. Auch die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten müssen händisch eingetragen werden.
Moderne Schichtplanungstools lassen sich hingegen nahtlos mit ERP- und Personalmanagementsystemen verknüpfen und ermöglichen es so, jegliche Mitarbeiterdaten sowohl in der Schichtplanung als auch in allen anderen Systemen aktuell zu halten, ganz ohne Doppelpflege.
Automatisierte Schichtplanung mit shyftplan
Aus den oben genannten Gründen wenden sich zurzeit viele Industrieunternehmen von Excel ab und implementieren Lösungen zur automatisierten Dienstplanung, die speziell für den Einsatz in Industrieunternehmen entwickelt wurden. Siemens Energy, ZF, Südzucker und viele weitere Industrieunternehmen setzen in der Schichtplanung mittlerweile auf shyftplan. shyftplan nutzt intelligente Algorithmen, um Schichtpläne zu erstellen, die alle wichtigen Faktoren berücksichtigen. Dazu gehören Bedarfsplanung, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Schichtmodelle und Rotationsgruppen. Auch bei kurzfristigen Ausfällen schlägt shyftplan dank der Anbindung an HR- und ERP-Systeme passende Alternativen vor. Zudem bietet shyftplan zahlreiche benutzerfreundliche Funktionen und Ansichten für die manuelle Feinabstimmung der Pläne.
Industrieführer wie Siemens Energy setzen auf KI-gestützte Schichtplanung
Ein Paradebeispiel für die Effizienz- und Mitarbeiterzufriedenheitssteigerung durch automatisierte Schichtplanung ist Siemens Energy. Mit der KI-gestützten Schichtplanung von shyftplan konnte der Turbinenhersteller die Maschinenauslastung um bis zu 50 % steigern und einen Mitarbeiterzufriedenheitswert von 98 % erreichen. Erfahren Sie jetzt aus erster Hand, wie Siemens Energy die KI-gestützte Schichtplanungssoftware für mehr Effizienz und eine zufriedenere Belegschaft einsetzt.
