Top 6 Schichtplan Software im Überblick 2024

Für Effizienz im Schichtbetrieb und eine zufriedene Belegschaft ist die Schichtplan Software der Dreh- und Angelpunkt. Doch wie finden Sie die Software, die den Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird? In diesem Artikel vergleichen wir die führende Schichtplan Software und helfen Ihnen, die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Kriterien für die Auswahl von Schichtplan Software

Bei der Auswahl von Schichtplan Software sollten Sie folgende Kriterien berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Lösung den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht wird:

1. Benutzerfreundlichkeit

Ein oft unterschätzter Aspekt von Dienstplan Software ist die Bedienbarkeit. Um die Akzeptanz und Effizienz zu steigern, sollte die Software leicht zu bedienen sein, sowohl für Planer als auch für Mitarbeiter. Dazu ist eine intuitive Benutzeroberfläche entscheidend.

2. Datensicherheit und Compliance

Schichtplan Software muss hohe Sicherheitsstandards erfüllen und alle relevanten rechtlichen Vorgaben, wie z. B. die DSGVO oder das Arbeitsschutzgesetz berücksichtigen. Sie sollte zudem dazu in der Lage sein, Ihre tarifliche und betriebsrätliche Abmachungen einzuhalten.

3. Funktionen und Anpassungsfähigkeit 

Stellen Sie sicher, dass Ihre Schichtplan Software ausreichende Funktionalitäten anbietet, um den Ansprüchen des Unternehmens gerecht zu werden. Dazu können z. B. automatische Schichtzuweisungen, Verfügbarkeitsmanagement und Überstundenverwaltung gehören. Zudem sollte Schichtplan Software flexibel genug sein, um sich an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen.

4. Profitabilität

Die Preisstruktur sollte transparent und für das Unternehmen wirtschaftlich tragbar sein. Zusätzlich zu den Lizenzkosten sollten Sie hier auch Kosten für Implementierung, Wartung und Schulung berücksichtigen.

5. Integration mit anderen Systemen

Die Software sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens integrieren lassen, um Datenkonsistenz und Effizienz zu gewährleisten. Insbesondere HR-, Payroll- und MES-Systeme sollten integrierbar sein. Idealerweise per Standardschnittstelle, um den Integrationsaufwand zu senken.

6. Kundensupport und strukturiertes Onboarding

Ein umfangreicher Kundensupport ist entscheidend für die erfolgreiche Implementierung und Nutzung der Software. Zusätzlich sollten Sie sich gemeinsam mit Ihrem Anbieter vorab darüber einigen, wer welche Rolle bei der Implementierung zu tragen hat.

7. Skalierbarkeit

Auch wenn Sie zunächst nach einer Schichtplanungs-Lösung für einen bestimmten Bereich oder Standort suchen, sollte die gewählte Software skalierbar sein. Wenn die Nutzung der Software zukünftig auf weitere Mitarbeiter oder weitere Arbeitsbereiche ausgeweitet wird, können sie so auf bereits implementierte Strukturen aufbauen.

Übersicht der führenden Anbieter für Schichtplan Software

1. Microsoft Excel/Google Sheets

Excel und Google Sheets sind weit verbreitete Tabellenkalkulationsprogramme, die häufig für grundlegende Schichtplanung und Zeiterfassung eingesetzt werden. Obwohl es keine spezialisierte Schichtplan Software ist, nutzen vor allem kleinere Unternehmen diese Tools oft zur Personaleinsatzplanung.

Excel und Google Sheets ermöglichen eine flexible Erstellung von Schichtplänen durch die Anwendung von Formeln und Makros, die die Automatisierung von Aufgaben sowie die Optimierung von Datenverwaltung und -analyse unterstützen. Durch Diagramme und Grafiken kann eine visuelle Darstellung der Schichtverteilung geboten werden, was bei der Analyse der Dienstpläne hilfreich sein kann. Besonders hervorzuheben ist die Integration mit anderen Microsoft Office oder Google Workspace Tools wie Outlook und Teams oder Gmail.

Schichtplanung mit Excel oder Google Sheets ist besonders geeignet für kleine Teams oder Einzelunternehmen mit niedrigen Ansprüchen an die Schichtplanung, die eine möglichst günstige Lösung benötigen. Für den industriellen Gebrauch sind Excel und Google Sheets unzulänglich, da sie sehr hohes Fehlerpotenzial bergen und keine Integration zu Personalmanagement oder MES-Software ermöglichen.

Stärken:

• Reduzierte Einarbeitungszeit, da viele Nutzer bereits mit Excel vertraut sind
• Keine zusätzlichen Kosten

Geeignet für:

• Kleine Unternehmen mit wenig komplexem Schichtbetrieb, die nach einer möglichst günstigen Lösung suchen.

2. shyftplan

shyftplan bietet automatisierte Schichtplanung für Industrieunternehmen ab 100 Mitarbeitern an.  Durch den Einsatz von KI ermöglicht shyftplan es auch in komplexen Schichtsystemen die bestmögliche Besetzung für jede Schicht zu finden. Die Gewichtung von Faktoren wie Stammarbeitsplätzen, Fairness und vertraglicher Verfügbarkeit können bei der automatisierten Schichtplanung frei eingestellt werden.

Darüber hinaus bietet shyftplan eine Anbindung an ERP- und Personalmanagementsysteme an, was eine Echtzeit-Synchronisation von Abwesenheiten und Stundenkonten ermöglicht. Bei kurzfristigen Abwesenheiten oder Mehrbedarf schlägt shyftplan passende Alternativen unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Verfügbarkeiten vor. Als zertifizierter SAP Partner bietet shyftplan Standardschnittstellen zu Lösungen wie SAP SuccesFactors, SAP HANA, SAP HANA Cloud, SAP HCM und SAP APO.

Mitarbeiter können über die intuitive shyftplan App problemlos Abwesenheiten und Krankmeldungen eintragen und DSGVO-konform mit Ihren Vorgesetzten kommunizieren. Auch für den eigenständigen Schichttausch bietet shyftplan freischaltbare Funktionen an.

Stärken:

• Automatisierte Schichtplanerstellung unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Verfügbarkeiten
• Echtzeit Synchronisation von Mitarbeiterdaten
• Anbindung an alle gängigen HCM-Systeme
• KI-Vorschläge für Nachbesetzungen
• Mitarbeiter-App
• Anwenderfreundliche Oberfläche

Geeignet für:

• shyftplan ist besonders gut geeignet für mittelgroße und große Unternehmen mit umfangreichen Fertigungsprozessen

3. Planerio

Planerio ist eine Schichtplan Software, die speziell auf die Anforderungen des Gesundheitswesens zugeschnitten ist. Planerio bietet eine Lösung für die häufig wechselnden Schichtpläne und die erforderliche Flexibilität in Kliniken, Pflegeeinrichtungen und Arztpraxen.

Zusätzlich ermöglicht Planerio die intelligente Erstellung von Schichtplänen unter Berücksichtigung von Mitarbeiterverfügbarkeiten, Qualifikationen und Präferenzen. Es gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitregelungen sowie tariflicher Vereinbarungen und betriebsinterner Richtlinien, was im Gesundheitssektor besonders wichtig ist. Neben der Schichtplanung bietet die Software auch Funktionen zur Zeiterfassung und zum Abwesenheitsmanagement.

Die Integration von Planerio in bestehende Krankenhaus- und Pflegesysteme erleichtert die Verwaltung und Nutzung von Patientendaten in Verbindung mit der Personalplanung.

Stärken:

• Speziell für das Gesundheitswesen entwickelt
• Benutzerfreundlichkeit, trotz komplexer Anforderungen im Gesundheitswesen
• Sowohl für kleinePraxen, als auch für große Kliniken geeignet
• Integriert gesetzliche und tarifliche Anforderungen
• Mitarbeiter-App

Geeignet für:

• Planerio ist besonders geeignet für Kliniken, Pflegeeinrichtungen und Arztpraxen.

4. SchichtplanerOnline

SchichtplanerOnline ist ein webbasiertes Tool, das speziell für die Schichtplanung in kleineren Unternehmen entwickelt wurde. Zu den Hauptfunktionen gehören die Schichtplanung, integrierte Kommunikation mit den Mitarbeitern und das Abwesenheitsmanagement. Mitarbeiter können ihre Schichten einsehen und eigenständig Zeiten eintragen und anpassen, was den administrativen Aufwand verringert.

Ein besonderes Merkmal von SchichtplanerOnline ist der Fokus auf Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung, sodass Unternehmen ihre Schichtpläne ohne großen Aufwand erstellen und anpassen können.

Stärken:

• Leicht erlernbar durch die einfache und intuitive Benutzeroberfläche
• Kostengünstig
• Online verfügbar
• Integrierte Kommunikationsfunktion

Geeignet für:

• Da SchichtplanerOnline webbasiert ist, eignet sich die Software für kleinere Unternehmen, die eine unkomplizierte Lösung für ihre Schichtplanung mit überschaubarer Funktionalität benötigen.

5. WorkforcePlus

WorkforcePlus ist eine Software-Lösung für Workforce-Management und Schichtplanung, die darauf abzielt, sowohl die betriebliche Effizienz als auch das Wohlbefinden der Belegschaft zu verbessern. Die Lösung ermöglicht automatisierte Schichtplanung und Zeiterfassung, und vereinfacht so die Verwaltung von Arbeitszeiten.

WorkforcePlus bietet Schnittstellen zu gängigen HR- und Lohnabrechnungssystemen, was den Datenaustausch und die Abrechnung vereinfacht. Zudem verfügt WorkforcePlus über Funktionen, die es ermöglichen, Mitarbeiter in die Planung einzubinden.

Stärken:

• Benutzerfreundliche und intuitive Software
• Flexibel und anpassbar auf verschiedene Branchen
• Fokus auf Mitarbeitereinbindung, was ein positives Arbeitsklima fördert
• Mitarbeiter-App

Geeignet für:

WorkforcePlus ist geeignet für mittelgroße Unternehmen, die sich eine unkomplizierte, Schichtplanung wünschen und ihren Fokus auf die Mitarbeiterzufriedenheit legen.

6. UKG (Ultimate Kronos Group)