Personalsteuerung

Was ist Personalsteuerung?

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Personalsteuerung beschreibt die operative Führung des vorhandenen Personals im laufenden Betrieb. Sie setzt dort an, wo die Planung endet, und sorgt dafür, dass der Dienstplan auch bei Abweichungen funktioniert.

Dazu gehört, freie Kapazitäten kurzfristig umzuverteilen, Springer einzusetzen oder Schichten zu tauschen. Personalsteuerung arbeitet meist mit aktuellen Kennzahlen wie Anwesenheitsquote, Auslastung und offenen Schichten, die sie stündlich oder täglich auswertet.

Der Begriff grenzt sich damit von der Personaleinsatzplanung ab, die den Dienstplan im Voraus erstellt. Details zur vorausschauenden Planung sind im entsprechenden Glossareintrag Personaleinsatzplanung beschrieben.

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Wie funktioniert Personalsteuerung in der Praxis?

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Ein Beispiel aus dem Schichtbetrieb: Zwei Mitarbeiter einer Frühschicht melden sich morgens krank. Der Schichtleiter prüft im System, welche Springer verfügbar sind und welche Mitarbeiter aus der Spätschicht kurzfristig tauschen könnten.

Er entscheidet sich für einen Springer aus dem betrieblichen Springerpool und passt den Dienstplan an. Dabei achtet er auf die gesetzlichen Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG), damit der eingesetzte Mitarbeiter nicht gegen die Mindestruhezeit von elf Stunden verstößt.

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Personalsteuerung und deutsches Arbeitsrecht

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Kurzfristige Änderungen im Dienstplan berühren dieselben Vorschriften wie die reguläre Schichtplanung. Das ArbZG begrenzt weiterhin die tägliche Höchstarbeitszeit und schreibt Ruhezeiten vor, auch wenn eine Schicht spontan umbesetzt wird.

Verändert sich durch die Personalsteuerung regelmäßig Beginn oder Ende der Arbeitszeit einzelner Mitarbeiter, hat der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) ein Mitbestimmungsrecht. Viele Betriebe regeln deshalb in einer Betriebsvereinbarung, unter welchen Bedingungen kurzfristige Umbesetzungen zulässig sind, etwa maximale Vorlaufzeiten oder Freiwilligkeit beim Schichttausch.

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Personalsteuerung in WFM-Software

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Eine Workforce Management Software (WFM-Software) macht Personalsteuerung erst in Echtzeit handhabbar. Sie zeigt auf einem Dashboard sofort, welche Schichten unterbesetzt sind, und schlägt passende Springer anhand der Qualifikationsmatrix vor.

Viele Systeme lösen bei kritischer Unterbesetzung automatisch eine Eskalation aus, etwa eine Benachrichtigung an verfügbare Mitarbeiter oder den Schichtleiter. Das verkürzt die Reaktionszeit erheblich gegenüber telefonischen Absprachen und reduziert das Risiko, gesetzliche Arbeitszeitgrenzen zu übersehen.

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