shyftplan und Personio: Integrationsstärke für maximal kontrollierbare HR-Prozesse

Was ist shyftplan?

shyftplan ist eine KI-unterstützte Workforce-Management-Plattform für Industrieunternehmen. Wir automatisieren die Schichtplanung und das Qualifikationsmanagement, integrieren sauber in die bestehende SAP-Landschaft und liefern messbare Effekte: spürbar weniger Planungsaufwand, stabilere Besetzungen, höhere Mitarbeiterzufriedenheit und revisionssichere Compliance.

Welche Möglichkeiten gibt mir die Integration von Personio mit shyftplan?

• Benutzerbereitstellung (Übernahme von Mitarbeitendendaten): Mit der Integration von Personio und shyftplan werden neu angelegte Mitarbeitenden automatisch und in Echtzeit an shyftplan übertragen. Die Datenintegration minimiert doppelte Dateneingaben und harmonisiert Datensätze in allen Systemen. Das gilt auch für Nutzer im Onboarding.
• Aktualisierung von Mitarbeitendendaten: In Personio werden aktualisierte Mitarbeitendendaten automatisch und in Echtzeit an shyftplan übertragen. Damit ist sichergestellt, dass mitarbeiterrelevante Informationen in allen Systemen immer aktuell sind.
• Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement: Die automatische Synchronisation von minutengenauen An- und Abwesenheiten inklusive Pausenzeiten einzelner Mitarbeitenden erfolgt in Echtzeit von shyftplan zu Personio. Alle für die Lohnbuchhaltung relevanten Mitarbeitendeninformationen sind automatisch in Personio verfügbar.

Wie kann ich die Integration einrichten?

2.1 Erstellen eines benutzerdefinierten Attributs in Personio

1. Melden Sie sich als Administrator in Personio an und öffnen Sie Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Öffentliches Profil.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Attribut hinzufügen“.
3. Der Attributname muss entweder „shift_worker“ oder „shift_planning“ lauten.
4. Der Attributtyp muss entweder „Auswahlliste“ oder „Allgemein“ sein.
5. Für den Typ „Auswahlliste“ erstellen Sie bitte ein Optionspaar, entweder „ja“ / „nein“ oder „wahr“ / „falsch“.
6. Für den Typ „Allgemein“ müssen diese Optionen als Textfolge eingegeben werden.

Hinweis: Unabhängig von der gewählten Option führen nur die Feldwerte „ja“ oder „wahr“ dazu, dass diese Mitarbeiter in die Synchronisierung mit shyftplan aufgenommen werden.

2.2 Erstellen einer benutzerdefinierten API-Integration in Personio

1. Melden Sie sich als Administrator in Personio an und öffnen Sie Einstellungen > Integrationen > API-Zugangsdaten.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Benutzerdefinierte Integration erstellen“.

3. Geben Sie einen Namen für die Integration ein, z. B. „shyftplan Integration“.

4. Konfigurieren Sie die Zugriffsrechte der Integration entsprechend diesen Werten:

• Mitarbeiter  → Lesen
• Anwesenheiten  → Lesen/Schreiben
• Abwesenheiten → Lesen/Schreiben
• Webhooks  → Lesen/Schreiben
• Organisationseinheiten → Lesen
• Gesellschaften  → Lesen
• Kostenstellen → Lesen
• Arbeitsplätze  → Lesen

5. Für „Lesbare Mitarbeiterattribute“ müssen die folgenden Optionen ausgewählt werden:

• Vorname (offiziell)
• Nachname (offiziell)
• E-Mail
• Status
• Vertragsende
• Austrittsdatum
• Zuletzt geändert am
• Unterfirma
• Arbeitsplatz
• Abteilung
• Kostenstelle
• Abwesenheitsanspruch
• Arbeitszeitmodell
• Team
• Personalnummer
• Einstellungsdatum (erforderlich, wenn Nutzer im Status „Onboarding“ synchronisiert werden sollen)
• (Benutzerdefiniertes Attribut) shift_worker (oder shift_planning)
• (Zusätzliche benutzerdefinierte Attribute zur Zuordnung mit shyftplan, z. B. DATEV Personalnummer)

6. Kopieren Sie die Client ID und das Client Secret an einen sicheren Ort.

• Dabei handelt es sich um kritische Daten, die nach Verlust oder Kompromittierung nicht wiederhergestellt werden können und in diesem Fall neu erstellt werden müssten.
• Speichern Sie diese zum Beispiel in einem Passwort-Manager – vermeiden Sie es, sensible Daten in unverschlüsselten Textdokumenten oder in der Cloud synchronisierten Dateien aufzubewahren.

Tipp

Weitere Informationen finden Sie in dem Artikel von Personio API-Anmeldedaten generieren und verwalten.

Abschließen der Einrichtung in shyftplan

Die Einrichtung erfolgt im Projekt zusammen mit einem Customer Support Manager von shyftplan. Senden Sie eine E-Mail an service@shyftplan.com, um shyftplan zu kontaktieren.

Welche Daten werden übertragen?

Die folgenden Mitarbeitendendaten werden von Personio an shyftplan übertragen:

• Vorname (offiziell)
• Nachname (offiziell)
• E-Mail
• Status
• Vertragsende
• Austrittsdatum
• Zuletzt geändert am
• Gesellschaften
• Abteilung
• Arbeitszeitmodell
• Team
• Personalnummer
• Einstellungsdatum (erforderlich, wenn Nutzer im Status „Onboarding“ synchronisiert werden sollen)
• (Benutzerdefiniertes Attribut) shift_worker (oder shift_planning)
• (Zusätzliche benutzerdefinierte Attribute zur Zuordnung mit shyftplan, z. B. DATEV Personalnummer)
• shift_worker

Die zu übertragenden Mitarbeitendendaten können nach dem Status der Mitarbeitenden, dem individuellen Attribut „shift_worker“ und der Gesellschaft gefiltert werden.

• Status (erforderlich): Nutzer in jedem Status können nach Wunsch erhalten oder übertragen werden.
• shift_worker (erforderlich): Nur Mitarbeitenden mit einem „Ja“ für dieses Attribut werden importiert.
• Gesellschaft (optional): Mitarbeitenden können anhand der in Personio erfassten Gesellschaft gefiltert und an shyftplan übertragen werden.

Welche Kosten fallen an?

Die Preise für shyftplan hängen von den jeweiligen Anforderungen und Nutzenden ab. Für weitere Informationen oder um Kontakt aufzunehmen, besuchen Sie unsere Preisgestaltung.