Dienstplan – Bekanntgabe, Fristen und das Arbeitsrecht

Wer einen Dienstplan erstellt, muss dabei einige Vorgaben beachten. Dabei kommt es oft zu vermeidbaren Ärgernissen und Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine Frage, die dabei immer wieder auftaucht: Wann muss der Dienstplan fertig sein? Und welche Aushangfrist hat ein Dienstplan? In diesem Ratgeber klären wir die wichtigsten Fragen zum Thema Dienstplan und Fristen.

Wer einen Dienstplan erstellt, muss dabei einige Vorgaben beachten. Dabei kommt es oft zu vermeidbaren Ärgernissen und Streitigkeiten zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Eine Frage, die dabei immer wieder auftaucht: Wann muss ein Dienstplan vorliegen? Und welche Aushangfrist hat ein Dienstplan? In diesem Ratgeber klären wir die wichtigsten Fragen zum Thema Dienstplan und Fristen.

Bekanntgabefrist bei Dienstplänen – eine arbeitsrechtliche Grauzone

Wann muss ein Dienstplan vorliegen? Die kurze Antwort: Dazu gibt es keine gesetzlich geregelten Vorschriften. Demnach ist es dem Arbeitgeber selbst überlassen, wann er die Mitarbeiter über die Dienstpläne informiert – was wiederum zu Unsicherheiten bei Planern und Beschäftigten führt. Allerdings hat sich in vielen Fällen eine Faustregel bewährt. Diese besagt:

Ein Dienstplan sollte etwa die Hälfte der Zeit, für die er gültig ist, vorher ausgehängt werden.

Ein Beispiel verdeutlicht, was das genau bedeutet: Ein Dienstplan in einem Unternehmen legt die Arbeitszeiten für einen Monat fest, also etwa für die Zeit vom 1. April – 30. April. Wann sollte der Dienstplan dann bekannt gegeben werden? Etwa die Hälfte eines Monats vorher, also zwei Wochen im Voraus – in unserem Beispiel also am 15. März.

Wie lange müssen kurzfristige Änderungen mitgeteilt werden?

Anders verhält es sich bei kurzfristigen Änderungen und der sogenannten Arbeit auf Abruf: Arbeitgeber müssen dabei mindestens vier Tage vor Arbeitsbeginn ihre Arbeitnehmer darüber informieren. Tun sie dies nicht, hat der Arbeitnehmer ein Recht dazu, die Arbeit zu verweigern. Wichtig: Diese Frist gilt auch für Überstunden – auch diese müssen laut Gesetz mindestens vier Tage vorher angekündigt werden.

Das kurzfristige Absagen einer zugesicherten Arbeit ist ebenfalls nicht erlaubt. Eine Ausnahme besteht allerdings auch hier: wenn die Arbeit aufgrund betrieblicher Notwendigkeit nicht mehr ausgeführt werden kann, weil beispielsweise die Maschine defekt ist und nicht mehr repariert werden kann. Dies wird im § 12 Abs. 2 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes geregelt.

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Dennoch haben Unternehmen viele Möglichkeiten, die Bekanntgabefrist von Dienstplänen zu regeln:

Dienstpläne und Aushängefristen nach Tarifverträgen

In vielen Betrieben und Unternehmen, in denen in Schichten gearbeitet wird, haben die Mitarbeiter Tarifverträge. In diesen Verträgen ist oftmals geregelt, wie viele Tage vorher ein Dienstplan bekannt sein muss. Ebenfalls sollten Personaleinsatzplaner darauf achten, dass der Betriebsrat den Dienstplan genehmigen muss.

Regelung zum Dienstplan im Arbeitsvertrag

Selbstverständlich kann auch im Arbeitsvertrag geregelt sein, bis wann ein Dienstplan erstellt sein muss. Denn viele Arbeitnehmer, allen voran Eltern, möchten Ihre Zeit im Voraus planen können und bestehen daher unter Umständen auf dieser Planungssicherheit. Werden in einen Arbeitsvertrag entsprechende Klauseln aufgenommen, wenn ein Unternehmen bereits Betriebsvereinbarungen getroffen hat, so gelten die Klauseln im Vertrag. Allerdings muss der Betriebsrat zustimmen, wenn auf Regelungen der Betriebsvereinbarungen verzichtet wird.

Betriebliche Regelungen für die Aushangfrist des Dienstplans

Am besten ist es, wenn betriebliche Regelungen genau festlegen, wie lange im Voraus der Dienstplan stehen muss. Oft ist es dabei sinnvoll, einen bestimmten Tag im Monat (bei Monatsplänen) oder in der Woche (bei Wochenplänen) festzulegen. Derartige Regelungen lassen sich leicht implementieren und haben für Personaleinsatzplaner, als auch für die Beschäftigten selbst Vorteile:

Planungssicherheit

Die Arbeitnehmer wissen genau, wann sie mit einem neuen Dienstplan rechnen können und haben dementsprechend Sicherheit.

Deadlines geben Orientierung

Personalplaner haben eine feste Deadline, bis zu der sie den neuen Dienstplan bekannt geben müssen. Das führt zwar eventuell zu etwas Zeitdruck, sorgt aber ebenfalls durch eine regelmäßige Struktur für mehr Ordnung und Zuverlässigkeit.

Regelmäßigkeit und Zuverlässigkeit

Die Regelmäßigkeit und Planungssicherheit sorgen für ein entspannteres Arbeitsklima – denn weder Planer noch Beschäftigte müssen sich darum Gedanken machen, wann der nächste Dienstplan bekannt gegeben wird.

Dabei gilt: Etwaige Regelungen aus einem Tarifvertrag verlieren durch betriebliche Vereinbarungen nicht ihre Gültigkeit. Das gilt auch dann, wenn die Betriebsvereinbarungen bestimmte Personen begünstigen würden.

Selbstverständlich können Dienstpläne aber auch schon vor dem vereinbarten Zeitpunkt veröffentlicht werden – also lieber zu früh als zu spät. Allerdings müssen die Planer dann Folgendes beachten: Bestehen tarifliche Vereinbarungen, so muss der Betriebsrat erst dem Dienstplan zustimmen. Der Dienstplan kann dann nur unter Vorbehalt veröffentlicht werden.

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