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Wie kann man einen Schichtplan erstellen?

Je größer der Betrieb, desto größere Aufgaben können bewältigt werden – aber umso schwieriger ist auch ein effektiver Einsatz der Belegschaft. Um Engpässe zu vermeiden und Leerläufen entgegenzuwirken, ist ein effektiver Schichtplan unerlässlich. Das gilt übrigens auch schon für kleinere Unternehmen. Aber wie kommt man zum idealen Schichtplan?

Was muss man bei einem Dienstplan beachten?

An einen Dienstplan werden in modernen Betrieben mittlerweile hohe Anforderungen gestellt. Denn sonst läuft man als Unternehmen nicht nur Gefahr, seine Mitarbeiter ineffizient einzusetzen – unter Umständen kann es auch zu Konflikten mit dem Arbeitszeitenschutzgesetz kommen.

Dies sind die wichtigsten Aspekte, auf die Sie beim Erstellen von Dienstplänen achten sollten:

1. Dienstpläne und gesetzliche Vorschriften

An erster Stelle steht das Gesetz: Denn bevor Sie Mitarbeiter ihren Arbeiten zuweisen, müssen Sie sicherstellen, dass die vorgeschriebenen Ruhe- und Pausenlängen eingehalten werden. Darüber gibt es noch weitere Vorschriften, etwa für die maximale Anzahl an Überstunden.

2. Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter im Dienstplan beachten

Nicht jeder Mensch kann das gleiche leisten wie die Kollegen – ein Glück, denn sonst wären wir alle austauschbare Roboter. Diese Individualität macht das Planen und Erstellen von Dienstplänen allerdings zur Herausforderung, denn Sie müssen jeden Mitarbeiter genau nach dessen Qualifikation einsetzen: Nicht alle Arbeiten können von Auszubildenden übernommen werden, und andererseits sollten hochqualifizierte Kollegen auch angemessene Arbeiten verrichten, um ihre Motivation nicht zu verlieren. Stellen Sie also sicher, dass Sie bspw. immer Ihre Maschinenbediener mit der richtigen Qualifikation zur Nutzung der benötigten Maschinen eingeplant haben.

3. Abwesenheiten, Urlaubs- und Krankheitszeiten

Nicht jeder Mitarbeiter ist rund um die Uhr für die Arbeitseinteilung verfügbar – oder besser gesagt: gar keiner. Denn alle Beschäftigten haben einen Anspruch auf Erholungsurlaube, werden krank oder gehen auf Fortbildungen. Dazu kommen in modernen Betrieben noch flexible Arbeitszeitmodelle, die eine genaue Erstellung eines Dienstplans zu einer schieren Mammutaufgabe werden lassen. Und selbst wenn der perfekte Dienstplan erstellt wurde, können durch Krankheiten unvorhergesehene Engpässe entstehen.

4. Betriebliche Regelungen sowie Arbeitsverträge

Neben den gesetzlichen Vorschriften gibt es außerdem noch betriebliche Regelungen oder Arbeitsverträge, die Sie beachten müssen, wenn Sie einen Dienstplan erstellen wollen. Das große Problem daran: Die Arbeitsverträge können von Mitarbeiter zu Mitarbeiter unterschiedlich sein – eine weitere Herausforderung bei der Planung.

5. Datenschutz & Dienstplanung

Auch wenn es in vielen Unternehmen üblich ist, den Dienstplan für den kommenden Monat einfach an das Schwarze Brett zu hängen, so ist das ein Eingriff in das Recht auf Selbstbestimmung der persönlichen Daten – denn auf einem Plan stehen persönliche Informationen, die nicht öffentlich gemacht werden sollten. Noch schlimmer ist es, wenn sich die Mitarbeiter Dienstpläne per Mails oder in Chatgruppen gegenseitig schicken. Dabei drohen Firmen nicht nur empfindliche Strafen, sondern sie laufen mitunter auch Gefahr, dass Betriebsinterna an Dritte weitergegeben werden.

Was muss alles auf einem Dienstplan stehen?

Da es sich bei einem Dienstplan um ein Mittel zur Planung des Personaleinsatzes ist, sollte er folglich auch alle relevanten Daten enthalten: Beginn und Ende der Arbeitszeiten, Ruhe- und Pausenzeiten sowie Fehltage durch Krankheit, Fortbildungen oder Urlaub. Dabei ist es wichtig, dass diese Daten stets aktuell sind, um so den quantitativen und qualitativen Personalbedarf zu errechnen und folglich auch sicherzustellen. Auch das Einhalten der gesetzlichen Vorschriften fällt bei einem sorgfältig gepflegten Dienstplan leichter.

Wie schreibe ich am besten einen Dienstplan?

Wenn Sie einen Dienstplan erstellen möchten, müssen Sie als Personalplaner zunächst den Personalbedarf ermitteln. Dazu kalkulieren oder schätzen Sie, welche Projekte bzw. Arbeitsaufträge in der Zeit zu erwarten sind, für die Sie den Dienstplan erstellen möchten. Anschließend vergleichen Sie diesen „Sollbestand“ mit der Anzahl der verfügbaren Mitarbeiterressourcen. Achten Sie aber darauf, dass gewisse Arbeitsschritte nur von Mitarbeitern mit entsprechenden Qualifikationen ausgeführt werden dürfen. Außerdem müssen Sie noch rechtliche und betriebliche Vorgaben beachten sowie individuelle Arbeitsverträge (siehe oben) – so müssen beispielsweise immer eine gewisse Anzahl an Ersthelfern pro Schicht anwesend sein und Ruhe- bzw. Pausenzeiten eingehalten werden. Die größte Herausforderung liegt jedoch darin, den Dienstplan stets aktuell zu halten – denn leider geben nicht alle Mitarbeiter Änderungen an die Personaleinsatzplaner weiter oder tragen ihre Fehlzeiten rechtzeitig ein.

Zu guter Letzt ist es auch wichtig, dass Sie den Dienstplan auf datenschutzkonforme Weise Ihren Mitarbeiter zugängig machen. Ihn einfach an einem Schwarzen Brett auszuhängen ist dabei keine gute Idee: Da der Dienstplan personenbezogene Daten enthält, wäre das gegen das Datenschutzgesetz.

Viele Personalplaner verwenden daher Tabellen wie Microsoft Excel, die allerdings bei größeren Betrieben schnell an ihre Grenzen kommen und außerdem bei kurzfristig nötigen Änderungen viel Umplanungs- & Kommunikationsaufwand mit sich bringen. Daher ist es oft einfacher und effektiver, auf Softwarelösungen zurückzugreifen. Daher ist es oft einfacher und effektiver, auf Softwarelösungen zurückzugreifen.

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Warum sollte man zur Dienstplanung eine Softwarelösung nutzen?

Wie bereits erwähnt, ist die Erstellung eines Dienstplans mit großen Schwierigkeiten verbunden – denn es gibt einfach so viele Dinge, auf die Sie dabei achten müssen, und eventuelle Fehler können schwerwiegende Folgen nach sich ziehen. Daher ist es oft ratsam, bei der Erstellung eines Dienstplans auf eine Softwarelösung zurückzugreifen. Diese kann Ihnen durch Automatisierungen und KI-gestützte Planungen nicht nur viel Mühe und Arbeit abnehmen, sondern auch für mehr Sicherheit sorgen: So werden Pausenzeiten automatisch eingehalten und auch andere Regelungen nicht verletzt. Zudem hilft sie dabei, Prozesse zu optimieren und somit den gesamten Betrieb effizienter zu machen, was schließlich zu einer großen Kostenersparnis führt.

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01.

Weniger Planungsaufwand

Das automatisierte Erstellen von Dienstplänen reduziert den Kosten- und Zeitaufwand erheblich.

02.

Mehr Dynamik

Durch eine agilere Planung kann auch auf kurzfristige Ereignisse schnell reagiert werden.

03.

Mehr Sicherheit

Sie stellen automatisch sicher, dass alle Fristen und Vorschriften eingehalten werden – auch in Sachen Datenschutz.

04.

Mehr Attraktivität

Unternehmen zeigen durch moderne Lösungen, dass sie auf der Höhe der Zeit und somit für qualifiziertes Personal attraktiv sind.

05.

Mehr Wachstum

Unternehmen mit KI-gestützter Schichtplanung wachsen im Schnitt um 20 % – Unternehmen, die dies nicht tun, nur um lediglich 11 %.

06.

Mehr Engagement

Durch optimierte Prozesse und größere Autonomie (wie zum Beispiel das selbständige Tauschen von Schichten) steigt die Zufriedenheit der Mitarbeiter

Wie erstelle ich einen Schichtplan mit shyftplan?

Welche Vorteile bietet die Schichtplanung mit shyftplan?

1. Automatische Bedarfsanalyse

Berücksichtigung des Bedarfs bzw. der Auslastung bei der automatischen Planung

2. KI-gestützte Handlungsempfehlungen

Dashboard mit konkreten nächsten Aktivitäten für effizientere Mitarbeiter

3. Optimiertes Schichtmodell

Möglichkeit zur Anpassung des Schichtmodells zur kosteneffizienten Planung

4. App-gestützter Prozess

Für schnellen Ersatz kurzfristig ausfallender Mitarbeiter

5. Fortgeschrittene Planungskonzepte

Selbst 5-Schichtmodelle kombiniert mit Bringschichten verfügbar

6. Anspruchsvolle Prozesse automatisiert

Automatisierung unterschiedlicher Rotationskonzepte

7. API First Ansatz

Anbindung an alle vor- und nachgelagerten Systeme

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