Personal-Analyse

Was ist Personal-Analyse?

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Personal-Analyse sammelt Daten aus Zeiterfassung, Schichtplanung und Lohnabrechnung und wertet sie systematisch aus. Ziel ist es, wiederkehrende Muster zu erkennen, etwa auffällig hohe Krankenstände in bestimmten Schichten oder regelmäßige Überstunden an einzelnen Arbeitsplätzen.

Diese Erkenntnisse fließen direkt in die Personalsteuerung ein. Erkennt ein Werksleiter etwa, dass eine bestimmte Schicht dauerhaft unterbesetzt ist, kann er frühzeitig gegensteuern, statt erst bei akuten Ausfällen zu reagieren.

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Welche Kennzahlen liefert die Personal-Analyse?

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Häufig ausgewertete Kennzahlen sind:

• Fehlzeitenquote: Anteil ausgefallener Arbeitszeit durch Krankheit oder unentschuldigtes Fehlen
• Überstundenquote: Anteil geleisteter Mehrarbeit an der Gesamtarbeitszeit
• Auslastungsgrad: Verhältnis von geplanter zu tatsächlich genutzter Kapazität
• Fluktuationsrate: Anteil der Mitarbeiter, die das Unternehmen in einem Zeitraum verlassen

Diese Werte lassen sich pro Abteilung, Schicht oder Standort vergleichen und zeigen so, wo Handlungsbedarf besteht.

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‍Wie funktioniert Personal-Analyse in der Praxis?

Ein Beispiel aus der Produktion: Ein Werksleiter stellt fest, dass die Überstundenquote in der Spätschicht seit Monaten steigt. Die Personal-Analyse zeigt, dass diese Schicht regelmäßig mit einem Mitarbeiter zu wenig geplant wird.

Statt die Lücke jedes Mal kurzfristig mit Überstunden zu schließen, passt der Werksleiter die Grundbesetzung dauerhaft an. Das senkt langfristig die Kosten und entlastet die Mitarbeiter.

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Personal-Analyse und Datenschutz

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Personal-Analyse verarbeitet personenbezogene Daten und unterliegt daher der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wertet ein System das Verhalten oder die Leistung einzelner Mitarbeiter aus, greift zusätzlich das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bei technischen Überwachungseinrichtungen.

Unternehmen sollten Personal-Analyse deshalb möglichst auf übergeordneter Ebene einsetzen, etwa je Schicht oder Abteilung, statt einzelne Mitarbeiter dauerhaft zu bewerten. Bei der konkreten Ausgestaltung empfiehlt sich die Abstimmung mit Betriebsrat und Datenschutzbeauftragtem.

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Personal-Analyse in WFM-Software

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Eine Workforce Management Software (WFM-Software) erfasst die relevanten Daten ohnehin im laufenden Betrieb und kann sie automatisch zu Kennzahlen aufbereiten. Werksleiter sehen Auslastung, Fehlzeiten und Überstunden dann in einem Dashboard, statt sie manuell aus mehreren Tabellen zusammenzutragen.

Viele Systeme markieren zusätzlich Abweichungen, etwa wenn eine Kennzahl einen definierten Schwellenwert überschreitet. Das erleichtert es, frühzeitig auf negative Trends zu reagieren.

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