Workforce Management

Was ist Workforce Management?

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Workforce Management ist ein strategischer Ansatz, der Personalbedarf und Personalverfügbarkeit in Einklang bringt. Der Begriff umfasst alle Aufgaben rund um den Mitarbeitereinsatz, von der Schichtplanung über die Arbeitszeiterfassung bis zur Auswertung der Personalkosten.

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Im Kern beantwortet WFM drei Fragen: 

1. Wie viele Mitarbeiter werden gebraucht? 
2. Welche Qualifikationen sind nötig? 
3. Wann und wo erfolgt der Einsatz?

In produzierenden Unternehmen bildet Workforce Management die Brücke zwischen Produktionsplanung und Personalabteilung.

Es stellt sicher, dass jede Schicht ausreichend besetzt ist und gleichzeitig keine teuren Überkapazitäten entstehen.

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Was gehört zum Aufgabenbereich des Workforce Managements? 

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Workforce Management besteht aus mehreren Kernprozessen, die aufeinander aufbauen:

• Bedarfsprognose: Vorhersage des Personalbedarfs auf Basis von Produktionsplänen und historischen Daten.
• Personaleinsatzplanung: Zuteilung der Mitarbeiter zu Schichten nach Qualifikation und Verfügbarkeit.
• Zeitwirtschaft: Erfassung von Anwesenheiten, Pausen und Überstunden.
• Abwesenheitsmanagement: Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Freischichten.
• Auswertung: Analyse von Kennzahlen wie Auslastung und Personalkosten.

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Wie funktioniert Workforce Management in der Praxis?

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Ein typischer Workforce-Management-Prozess in der Produktion läuft in mehreren Schritten ab:

1. Bedarfsprognose erstellt eine Vorhersage
2. Personaleinsatzplanung verteilt die Mitarbeiter auf Schichten
3. Während der Schicht erfasst die Zeitwirtschaft alle Arbeitszeiten
4. Danach werten Werksleiter und Produktionsplaner die Kennzahlen aus

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Automobilzulieferer mit drei Schichtmodellen plant die Wochenbelegung der Fertigungslinien.

Die WFM-Software berücksichtigt automatisch Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz, Urlaubsanträge und Qualifikationsanforderungen für bestimmte Maschinen.

Ein Workforce Manager steuert diese Abläufe im Alltag. Er prüft Prognosen, gibt Dienstpläne frei, reagiert auf kurzfristige Ausfälle und behält die Kennzahlen im Blick.

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Wer Personaleinsätze effizient planen will, setzt auf klare Schichtmodelle, eine aktuelle Qualifikationsmatrix und eine frühzeitige Urlaubsplanung. So lassen sich Engpässe vermeiden, bevor sie entstehen.

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Warum ist Workforce Management wichtig?

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Ein strukturiertes Workforce Management senkt Personalkosten und steigert die Produktivität. Eine ineffiziente Personalplanung verursacht oft Mehrkosten, etwa durch ungeplante Überstunden oder unbesetzte Schichten.

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Für Unternehmen bringt WFM konkrete Vorteile:

• Weniger Überstunden und geringere Personalkosten
• Bessere Einhaltung von Lieferterminen
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch faire Dienstpläne
• Einfachere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
• Geringere Fluktuation und weniger Krankheitsausfälle

Ohne funktionierendes WFM drohen Engpässe, Überlastung einzelner Mitarbeiter oder Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Beides verursacht direkte Kosten und langfristige Folgeschäden.

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Wichtige Kennzahlen im Workforce Management

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Kennzahlen machen den Erfolg messbar. Diese Werte sind besonders aussagekräftig:

• Auslastung: Verhältnis von geplanter zu verfügbarer Arbeitszeit.
• Produktivität: Ergebnis im Verhältnis zum Personaleinsatz.
• Überstundenquote: Anteil ungeplanter Mehrarbeit.
• Krankenstand: Anteil krankheitsbedingter Ausfälle.
• Planungsgenauigkeit: Abweichung zwischen Prognose und tatsächlichem Bedarf.
• Personalkosten: Kosten pro Schicht oder produzierter Einheit.

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Best Practices für das Workforce Management

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Erprobte Vorgehensweisen erhöhen die Planungsqualität:

• Historische Daten konsequent für die Bedarfsprognose nutzen
• Qualifikationen zentral in einer Qualifikationsmatrix pflegen
• Mitarbeiter frühzeitig in die Dienstplanung einbinden
• Gesetzliche Ruhezeiten automatisch prüfen lassen
• Kennzahlen regelmäßig auswerten und Pläne anpassen

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Software für Workforce Management

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Eine moderne Workforce-Management-Software digitalisiert alle Teilprozesse in einem zentralen System. Sie verbindet Bedarfsprognose, Dienstplanung, Zeiterfassung und Auswertung auf einer Plattform.

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Die wichtigsten Funktionen einer Workforce-Management-Software sind:

• Automatisierte Schichtplanung mit Qualifikationsmatrix
• Bedarfsprognose auf Basis von Produktionsdaten
• Echtzeit-Anwesenheits- und Zeiterfassung
• Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung
• Mobile Apps für Mitarbeiter
• Regelbasierte Prüfung von Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten
• Auswertungen und Kennzahlen für die Führungsebene

Besonders wertvoll sind regelbasierte Systeme. Sie prüfen automatisch die Einhaltung gesetzlicher und betrieblicher Vorgaben. Das reduziert manuelle Prüfarbeit und minimiert das Risiko von Verstößen gegen das ArbZG.

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Statt Schichtpläne in Excel zu pflegen, erhalten Werksleiter so eine integrierte Sicht auf Personalbedarf, Verfügbarkeit und Kosten.