Workforce Manager

Was macht ein Workforce Manager?

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Ein Workforce Manager sorgt dafür, dass zu jedem Zeitpunkt genug Mitarbeiter mit den richtigen Qualifikationen verfügbar sind. Dazu wertet er historische Daten aus, etwa Auftragsvolumen oder Anrufmengen, und leitet daraus den künftigen Personalbedarf ab.

Diese Aufgabe unterscheidet sich vom breiteren Konzept Workforce Management, das den gesamten Prozess und die zugehörigen Methoden beschreibt. Eine ausführliche Erklärung des Prozesses selbst findet sich im Glossareintrag Workforce Management. Der Workforce Manager ist die Person, die diesen Prozess im Unternehmen konkret umsetzt.

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Aufgaben eines Workforce Managers im Tagesgeschäft

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Zu den zentralen Aufgaben gehören:

• Forecasting: Vorhersage des Personalbedarfs anhand historischer und aktueller Daten
• Schichtplanung: Erstellung von Dienstplänen unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
• Personalsteuerung: kurzfristige Anpassung der Besetzung bei Ausfällen oder Nachfragespitzen
• Reporting: Auswertung von Kennzahlen wie Auslastung, Servicelevel oder Überstundenquote

Verändert der Workforce Manager regelmäßig Beginn oder Ende der Arbeitszeit von Mitarbeitern, greift das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Größere Anpassungen an Planungsregeln stimmt er deshalb meist eng mit dem Betriebsrat ab.

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Workforce Manager in der Produktion vs. im Call Center

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Im Call Center steht meist die minutengenaue Steuerung von Anrufvolumen im Vordergrund. In der Produktion verschiebt sich der Fokus auf Schichtbesetzung, Maschinenauslastung und Qualifikationsanforderungen einzelner Arbeitsplätze.

Ein Workforce Manager in der Fertigung arbeitet deshalb enger mit Produktionsplanern zusammen und berücksichtigt zusätzlich Faktoren wie Mehrmaschinenbedienung oder Kapazitätsplanung der Maschinen, nicht nur reine Personalzahlen.

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Welche Qualifikationen braucht ein Workforce Manager?

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Ein Workforce Manager benötigt analytisches Denken für den Umgang mit Kennzahlen und Prognosen. Ebenso wichtig sind Kenntnisse im Arbeitsrecht, etwa zu Arbeitszeitgesetz und Mitbestimmungsrechten, da seine Planung diese Vorgaben einhalten muss.

In vielen Unternehmen bringt ein Workforce Manager zusätzlich Erfahrung im Umgang mit WFM-Software mit, da er täglich mit Planungs- und Prognosetools arbeitet.

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Workforce Manager und WFM-Software

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Workforce Management Software (WFM-Software) ist das zentrale Arbeitsmittel eines Workforce Managers. Sie liefert Prognosedaten, automatisiert Teile der Schichtplanung und zeigt in Echtzeit, wo Engpässe drohen.

Statt Tabellen manuell zu pflegen, kann sich der Workforce Manager auf Ausnahmefälle konzentrieren, etwa ungewöhnliche Nachfragespitzen oder kurzfristige Personalausfälle. Das reduziert Routineaufwand und schafft Zeit für strategische Entscheidungen.

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