Personalbedarfsermittlung

Was ist Personalbedarfsermittlung?

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Personalbedarfsermittlung beantwortet die Frage, wie viel Personal ein Unternehmen tatsächlich braucht, um seine Aufgaben zu erfüllen. Sie unterscheidet zwischen quantitativem Personalbedarf, also der reinen Kopfzahl, und qualitativem Personalbedarf, also den erforderlichen Qualifikationen und Fähigkeiten.

Die Personalbedarfsermittlung ist ein Teilschritt der übergreifenden Personalbedarfsplanung. Während die Personalbedarfsplanung den gesamten strategischen Prozess umfasst, liefert die Ermittlung die konkreten Rechenwerte dafür. Wer sich für den größeren Planungszusammenhang interessiert, findet dazu einen eigenen Beitrag im Glossar unter Personalbedarfsplanung.

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Bruttopersonalbedarf und Nettopersonalbedarf: die Formel

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Die Berechnung läuft in zwei Schritten. Zuerst ermittelt man den Bruttopersonalbedarf: die Anzahl der Mitarbeiter, die für die geplante Arbeitsleistung nötig sind, zuzüglich eines Zuschlags für Fehlzeiten wie Urlaub, Krankheit oder Fortbildung.

Anschließend zieht man den vorhandenen Personalbestand ab. Das Ergebnis ist der Nettopersonalbedarf, also der tatsächliche Einstellungs- oder Anpassungsbedarf. Ein einfaches Beispiel: Eine Produktionslinie braucht rechnerisch zehn Vollzeitkräfte pro Schicht. Mit einem Fehlzeitenzuschlag von 15 Prozent steigt der Bruttopersonalbedarf auf rund elf bis zwölf Personen. Stehen aktuell nur neun Mitarbeiter zur Verfügung, liegt der Nettopersonalbedarf bei zwei bis drei zusätzlichen Kräften.

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Methoden der Personalbedarfsermittlung

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In der Praxis kommen mehrere Verfahren zum Einsatz:

• Kennzahlenmethode: nutzt historische Werte wie Stückzahlen pro Mitarbeiterstunde.
• Kapazitätsrechnung: teilt die benötigte Gesamtarbeitszeit durch die effektive Arbeitszeit einer Person.
• Arbeitswissenschaftliche Verfahren: etwa REFA- oder MTM-Analysen, die Arbeitsschritte in Sekunden bewerten.
• Schätzverfahren: stützt sich auf Erfahrungswerte von Produktionsleitern, wenn genaue Daten fehlen.

Größere Werke kombinieren häufig mehrere Methoden, um sowohl kurzfristige Schichtbesetzung als auch langfristige Kapazitätsplanung abzudecken.

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Personalbedarfsermittlung in der Praxis

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Ein Produktionsplaner erhält für das kommende Quartal ein höheres Auftragsvolumen. Er berechnet zunächst, wie viele zusätzliche Maschinenstunden nötig sind. Daraus leitet er den Bruttopersonalbedarf pro Schicht ab.

Anschließend prüft er die Qualifikationsmatrix, um festzustellen, ob genug Mitarbeiter mit der passenden Maschinenberechtigung verfügbar sind. Fehlt qualifiziertes Personal, plant er rechtzeitig Schulungen oder befristete Neueinstellungen ein, statt kurzfristig Schichten unbesetzt zu lassen.

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Personalbedarfsermittlung in WFM-Software

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Eine Workforce Management Software (WFM-Software) zieht reale Auftrags- und Auslastungsdaten heran und berechnet daraus automatisch den Personalbedarf je Schicht. Sie berücksichtigt hinterlegte Fehlzeitenquoten und gleicht den Bedarf direkt mit der Qualifikationsmatrix ab.

Das ersetzt manuelle Kalkulationen in Tabellen und zeigt Engpässe frühzeitig an, oft schon Wochen im Voraus. Produktionsplaner können so gezielt nachsteuern, bevor eine Schicht tatsächlich unterbesetzt ist.

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