Personalbedarfsplanung

Was versteht man unter Personalbedarfsplanung?

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Personalbedarfsplanung beschreibt den Prozess, mit dem ein Unternehmen seinen künftigen Personalbedarf vorausschauend berechnet und mit dem vorhandenen Personalbestand abgleicht. Das Ergebnis zeigt, ob Stellen besetzt, Schichten umgeplant oder Mitarbeitende weiterentwickelt werden müssen.

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Man unterscheidet zwei Arten des Bedarfs:

• Der quantitative Bedarf beantwortet die Frage nach der Anzahl:
  Wie viele Personen sind in einer Schicht oder einem Zeitraum nötig?
• Der qualitative Bedarf beantwortet die Frage nach dem Profil:
  Welche Fähigkeiten, Zertifizierungen oder Erfahrungen werden gebraucht, zum Beispiel eine Schweißzertifizierung oder ein Staplerschein?

Beide Dimensionen zusammen ergeben die vollständige Personalbedarfsermittlung. Sie ist der erste Schritt in jedem funktionierenden Workforce-ManagementProzess.

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Wie wird der Personalbedarf ermittelt?

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Die Personalbedarfsermittlung folgt einem klaren Ablauf:

1. ‍Bruttobedarf berechnen
   ‍Ausgehend vom geplanten Auftragsvolumen oder Produktionsplan wird festgelegt, wie viele Arbeitsstunden und welche Qualifikationen benötigt werden‍
2. Personalbestand erfassen
   ‍Der aktuelle Bestand an verfügbaren Mitarbeitern wird erfasst, inklusive geplanter Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung.‍
3. Nettobedarf ableiten
   ‍Die Differenz aus Bruttobedarf und verfügbarem Bestand ergibt den Nettopersonalbedarf. Dieser zeigt, ob Neueinstellungen, Mehrarbeit oder eine Umverteilung von Mitarbeitern notwendig sind.‍
4. Maßnahmen planen
   ‍Auf Basis des Nettobedarfs werden konkrete Maßnahmen eingeleitet: Stellenausschreibungen, Schichtanpassungen oder interne Versetzungen

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Automobilzulieferer plant für das nächste Quartal eine Produktionssteigerung von 20 Prozent.

Die Bedarfsermittlung zeigt, dass dafür in der Montage zwölf zusätzliche Schichten benötigt werden, vier davon mit zertifizierten Schweißern. Dieses Wissen ermöglicht es, rechtzeitig zu handeln, bevor ein Engpass entsteht.

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Was ist der Unterschied zwischen Personalbedarfsplanung und Personaleinsatzplanung?

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Diese beiden Begriffe werden oft verwechselt, aber bezeichnen unterschiedliche Prozesse.

• Die Personalbedarfsplanung ist strategisch und vorausschauend. Sie beantwortet die Frage: Was brauchen wir? Sie liefert eine Bedarfszahl als Planungsgrundlage.
• Die Personaleinsatzplanung ist operativ und konkret. Sie beantwortet die Frage: Wer arbeitet wann? Sie weist bestimmte Mitarbeiter konkreten Schichten und Arbeitsbereichen zu.

Vereinfacht gesagt: Zuerst wird der Bedarf ermittelt, dann wird er gedeckt. Beides bildet den Kern des Workforce Managements.

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Wie beeinflussen Schichtplanung und Personaleinsatzplanung den Personalbedarf?

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Schichtplanung und Personaleinsatzplanung sind keine nachgelagerten Prozesse, die einfach den Bedarfsplan abarbeiten. Sie liefern aktiv Daten zurück, die den Bedarf präzisieren.

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Schichtmodelle definieren die Planungseinheit

‍Wer in Acht-Stunden-Schichten denkt, berechnet den Bedarf anders als jemand mit flexiblen Arbeitszeitkorridoren. Das gewählte Schichtmodell bestimmt, wie der Bruttobedarf in konkrete Personalzahlen übersetzt wird.

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Gesetzliche Ruhezeiten reduzieren die verfügbare Kapazität

‍Das Arbeitszeitgesetz schreibt zwischen zwei Schichten eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden vor. Wer das bei der Bedarfsermittlung nicht berücksichtigt, plant mit zu optimistischen Zahlen und erzeugt reale Engpässe.

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Schichtspezifische Abwesenheitsmuster verändern den Bedarf

‍Erfahrungswerte aus der Schichtplanung zeigen, dass Krankenstandsquoten je nach Wochentag und Schichtlage stark schwanken. Eine präzise Personalbedarfsermittlung rechnet diese Muster schichtgenau ein, nicht nur als pauschalen Aufschlag.

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Qualifikationsengpässe werden durch die Einsatzplanung sichtbar

‍Wenn in der Nachtschicht zwingend ein Schichtführer anwesend sein muss, aber nur zwei qualifizierte Personen zur Verfügung stehen, offenbart die Schichtplanung einen qualitativen Personalbedarf, den eine rein zahlenbasierte Planung übersehen würde.

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Personalbedarfsplanung und Schichtplanung funktionieren deshalb am besten als geschlossener Kreislauf: Der Bedarfsplan gibt den Rahmen vor, die Einsatzplanung füllt ihn, und die dabei entstehenden Erkenntnisse fließen zurück in die nächste Bedarfsermittlung.

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Warum ist Personalbedarfsplanung wichtig?

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Unternehmen, die ihren Personalbedarf nicht kennen, reagieren anstatt zu planen. Das führt zu kurzfristigen Notlösungen, Überstunden und erhöhtem Krankenstand.

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Eine belastbare Personalbedarfsplanung schafft konkrete Vorteile:

• Sie ermöglicht wirtschaftliche Schichtplanung ohne vermeidbare Über- oder Unterbesetzung.
• Sie schafft die Basis für rechtzeitige Personalgewinnung, bevor Engpässe entstehen.
• Sie verbessert die Planungssicherheit für Mitarbeitende und steigert damit die Arbeitszufriedenheit.
• Sie erleichtert die Mitbestimmung, weil der Betriebsrat frühzeitig eingebunden werden kann.

Besonders in Branchen mit schwankender Nachfrage, etwa Lebensmittelproduktion, Automotive oder Logistik, ist die vorausschauende Bedarfsplanung ein direkter Wettbewerbsvorteil.

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Personalbedarfsplanung mit Workforce-Management-Software

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Moderne Workforce-Management-Software übernimmt die rechnerischen Teile der Bedarfsermittlung automatisch. Das System analysiert historische Auftragsdaten, saisonale Schwankungen, Krankenstandsquoten und Abwesenheitskalender, um eine fundierte Bedarfsprognose zu berechnen.

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Die Qualifikationsmatrix im System vergleicht den ermittelten Bedarf automatisch mit den Fähigkeitsprofilen der Belegschaft. So wird sofort sichtbar, ob für eine geplante Schicht ausreichend qualifiziertes Personal vorhanden ist oder ob Lücken entstehen.

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Das Ergebnis: Produktionsplaner verbringen weniger Zeit mit manuellen Berechnungen und mehr Zeit mit dem eigentlichen Planungsprozess. Qualifikationslücken und Besetzungsprobleme werden sichtbar, bevor sie in der Produktion ankommen.