Kapazitätsangebot

Was wird als Kapazitätsangebot bezeichnet?

‍

Vereinfacht gesagt, beantwortet das Kapazitätsangebot die Frage: Wie viel können wir mit dem vorhandenen Personal leisten? Es setzt sich aus mehreren Faktoren zusammen, nämlich der Anzahl der Mitarbeiter, ihrer jeweiligen Arbeitszeit und ihren Fähigkeiten.

‍

Dabei zählt nicht die theoretische, sondern die tatsächlich nutzbare Kapazität. Urlaub, Krankheit, Schulungen und Pausen mindern das Angebot. Wer nur die Bruttozahl der Mitarbeiter ansetzt, plant am Bedarf vorbei.

‍

Eine wichtige Unterscheidung: Kapazität ist nicht gleich Kapazität. Zehn verfügbare Mitarbeiter nützen wenig, wenn nur zwei eine bestimmte Maschine bedienen dürfen und für diese eingeplant werden. Deshalb gehört die Qualifikation immer zum Kapazitätsangebot dazu.

‍

Wie berechne ich die Kapazität von Mitarbeitern?

‍

Ein Produktionsplaner geht in zwei Schritten vor.

Zuerst erfasst er die verfügbaren Mitarbeiter und ihre Vertragsstunden. Dann zieht er geplante Abwesenheiten ab, also Feiertage, Urlaub, bekannte Krankheitsfälle und Schulungen. Übrig bleibt die netto verfügbare Arbeitszeit.

‍

Im nächsten Schritt ordnet er die Kapazität den Qualifikationen zu. Eine Qualifikationsmatrix zeigt, wer welche Tätigkeit ausführen darf.

So entsteht ein realistisches Bild davon, welche Aufgaben in welchem Umfang abgedeckt werden können.

‍

Formel zur Berechnung der Personalkapazität mit Feiertagen

‍

Die Nettokapazität eines Mitarbeiters pro Monat berechnen Sie so:

Nettokapazität (Std.) = (Arbeitstage − Feiertage − Urlaub − Krankheit − Schulung) × tägliche Arbeitszeit

Das Kapazitätsangebot des Teams ist die Summe aller Mitarbeiter. Feiertage gehören in die Rechnung, weil sie je nach Bundesland verschieden sind. In Deutschland gibt es neun bundesweite gesetzliche Feiertage, einzelne Länder kommen auf bis zu dreizehn.

‍

Beispiel: monatliche Personalkapazität effektiv berechnen

‍

Ein Monat hat 21 Werktage. Ein Feiertag fällt auf einen Dienstag, es bleiben 20 Tage. Ein Mitarbeiter nimmt 2 Tage Urlaub und ist 1 Tag krank, es bleiben 17 Tage. Bei 8 Stunden pro Tag ergibt das 136 Stunden Nettokapazität.

Ein Team aus 10 Mitarbeitern kommt mit der gleichen Rechnung auf rund 1.360 Stunden im Monat. Genau diese Zahl, nicht die theoretischen 1.680 Stunden, ist die Basis für eine belastbare Planung.

‍

Wie erkenne ich ungenutzte Kapazitäten im Betrieb?

‍

Ungenutzte Kapazität ist die Differenz zwischen Angebot und Bedarf. Im Beispiel oben sind das 160 Stunden oder etwa 12 Prozent. Solche Leerläufe erkennen Sie, wenn Sie Angebot und Bedarf je Bereich und Schicht gegenüberstellen.

‍

Typische Hinweise sind eine dauerhaft niedrige Auslastung in einer Abteilung, häufige Wartezeiten oder Mitarbeiter, die regelmäßig unter ihrer Vertragszeit eingesetzt werden. Wer diese Lücken kennt, kann Personal gezielt umverteilen, statt teure Reserven vorzuhalten.

‍

Warum ist die Kenntnis über das Kapazitätsangebot notwendig?

Ohne ein klares Bild des Kapazitätsangebots ist verlässliche Planung kaum möglich. Wer den Bedarf kennt, aber sein Angebot überschätzt, riskiert Lieferverzug und Überlastung. Wer es unterschätzt, hält teure Reserven vor.

Für Werks- und Produktionsleiter ist der Abgleich von Angebot und Bedarf eine Kernaufgabe. Stimmt beides überein, läuft die Produktion rund. Klafft eine Lücke, braucht es Gegenmaßnahmen, etwa Mehrarbeit, Leiharbeit oder eine Verschiebung von Aufträgen.

‍

Kapazitätsangebot im Kontext von WFM-Software

Auf dem Papier ist das Kapazitätsangebot am Tag der Erstellung schon wieder veraltet, sobald sich jemand krankmeldet. Workforce-Management-Software (WFM-Software) hält es dagegen aktuell, weil sie Personalstammdaten, Arbeitszeitmodelle, Abwesenheiten und Qualifikationen laufend zusammenführt.

So zeigt das System in Echtzeit, wie viel qualifizierte Arbeitsleistung je Schicht und Bereich zur Verfügung steht, und gleicht dieses Angebot direkt mit dem prognostizierten Bedarf ab. Ungenutzte Kapazitäten und Engpässe werden sichtbar, bevor sie zum Problem werden. Fällt jemand aus, passt sich das Angebot sofort an.

‍