Personalprozesse

Was sind Personalprozesse?

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Personalprozesse sind alle wiederkehrenden Abläufe im Personalwesen eines Unternehmens, von der Einstellung über die Einsatzplanung bis zum Austritt. Sie umfassen administrative Aufgaben wie Zeiterfassung und Lohnabrechnung sowie planerische Aufgaben wie Personaleinsatzplanung und Urlaubsplanung.

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Klar definierte und digitalisierte Personalprozesse senken den Verwaltungsaufwand, reduzieren Fehler und sichern die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

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In der Praxis unterscheidet man zwei Gruppen:

• ‍Administrative Personalprozesse: Stammdatenpflege, Vertragsverwaltung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement, Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie das Bescheinigungswesen, etwa der Abruf der eAU
• ‍Planerische Personalprozesse: Personalbedarfsplanung, Personaleinsatzplanung, Schichtplanung, Urlaubsplanung und Qualifikationsmanagement

Im Produktionsbetrieb greifen beide Gruppen eng ineinander. Ein Schichtplan funktioniert nur, wenn Zeitkonten, Abwesenheiten und Qualifikationen aktuell gepflegt sind.

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Personalprozesse im Schichtbetrieb: ein Beispiel

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Ein Beispiel aus dem Schichtbetrieb zeigt die typische Prozesskette. Ein Anlagenführer meldet sich morgens krank. Der Schichtleiter erfasst die Abwesenheit. Die Personalabteilung ruft die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bei der Krankenkasse ab. Der Planer sucht über die Qualifikationsmatrix einen Ersatz mit passender Berechtigung. Die Zeitwirtschaft verbucht die Fehlzeit korrekt für die Entgeltabrechnung.

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Läuft diese Kette über Telefon, Papier und Excel, kostet sie viel Zeit und ist fehleranfällig. Digital abgebildet dauert derselbe Prozess wenige Minuten. Jeder Beteiligte sieht sofort den aktuellen Stand.

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Welche Vorteile bringen strukturierte Personalprozesse?

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Gut organisierte Personalprozesse bringen dem Produktionsbetrieb vier zentrale Vorteile:

• Zeitersparnis: Planer und Personalabteilung verbringen weniger Zeit mit Routineaufgaben und Rückfragen
• ‍Weniger Fehler: Einheitliche Abläufe verhindern doppelte Datenpflege und Übertragungsfehler
• ‍Rechtssicherheit: Dokumentierte Prozesse helfen, Vorgaben aus Arbeitszeitgesetz und DSGVO einzuhalten
• ‍Zufriedene Mitarbeiter: Schnelle Antworten auf Urlaubsanträge und transparente Schichtpläne stärken das Vertrauen

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Digitalisierungspotenzial in Personalprozessen

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Viele Produktionsbetriebe steuern ihre Personalprozesse noch mit Papierlisten und Excel-Tabellen. Das Digitalisierungspotenzial ist entsprechend groß. Typische Ansatzpunkte sind:

• Urlaubsanträge und Schichttausch per Employee Self Service statt Papierformular
• Digitale Zeiterfassung statt handschriftlicher Stundenzettel
• Automatischer Abgleich von Abwesenheiten mit dem Schichtplan
• Schnittstellen zur Entgeltabrechnung, etwa zu SAP

Zu beachten: Digitale Personalprozesse verarbeiten personenbezogene Daten. Die Vorgaben der DSGVO sind deshalb von Anfang an Teil eines solchen Projekts. Bei der Einführung neuer Systeme hat außerdem der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Ziehen Sie bei rechtlichen Fragen Fachexperten hinzu.

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So bündelt Workforce-Management-Software die Personalprozesse

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Eine Workforce-Management-Software bündelt die planerischen Personalprozesse in einem System. Schichtplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement und Qualifikationsverwaltung arbeiten mit denselben Daten. Das vermeidet Medienbrüche zwischen Einzellösungen.

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Konkret bedeutet das: Eine genehmigte Abwesenheit erscheint sofort im Schichtplan. Erfasste Arbeitszeiten fließen direkt in die Zeitkonten. Über Schnittstellen wandern die Daten in die Lohnabrechnung. So entsteht ein durchgängiger Prozess vom Personalbedarf bis zur Abrechnung.