Dienstplan aushängen gestattet? Datenschutz in der Dienstplanung
Was haben Datenschutz und Dienstplanung miteinander zu tun? Ist der Dienstplan überhaupt ein Dokument, das unter den Datenschutz fällt? Dazu wollen wir aufklären.
Inhaltsverzeichnis
- Datenschutz und Schichtplanung
- Schichtplan aushängen verboten?
- Was regelt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)?
- Personenbezogene Daten im Schichtplan
- Rechteverwaltung
- Datenschutz in der Schichtplanung
- Schichtplan aushängen – Einwilligungserklärung
Datenschutz und Schichtplanung
Datenschutz ist ein Thema, das für Unternehmen, aber auch für Privatpersonen, in den letzten Jahren immer wichtiger geworden ist. Je mehr wir uns im Internet bewegen und unsere persönlichen Daten preisgeben, desto wichtiger ist es, sensibel mit diesen Daten umzugehen. Doch was haben Datenschutz und Schichtplanung miteinander zu tun? Ist der Dienstplan überhaupt ein Dokument, das unter den Datenschutz fällt? Dazu wollen wir heute aufklären.
Schichtplan aushängen verboten?
In vielen Betrieben ist es üblich, den Dienstplan öffentlich, das heißt für alle Mitarbeiter ersichtlich, auszuhängen. Dies kann beispielsweise in einem Besprechungs- oder Aufenthaltsraum oder auch am „Schwarzen Brett“ geschehen. Einige Unternehmen gehen mittlerweile aus Gründen des Datenschutzes jedoch auf Abstand von einer derartigen Veröffentlichung der Schichtpläne.
Für Mitarbeiter kann dies vor allem dann problematisch sein, wenn bis dahin beispielsweise Schichttausch und Urlaubsplanung oder auch die (Über-)Stundenerfassung über den aushängenden Dienstplan funktionierten. Darüber hinaus wird Mitarbeitern das Kopieren oder Abfotografieren des Schichtplans oft nicht mehr gestattet.
Ihr Leitfaden zur passenden Schichtplanungs-Software
Finden Sie die passende Schichtplanungs-Software für Ihr Unternehmen! In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Arten von Schichtplanungs-Software es gibt und welche Kriterien Sie bei der Auswahl beachten sollten. Laden Sie sich den Leitfaden jetzt kostenlos herunter.
Was regelt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)?
Greift das Bundesdatenschutzgesetz, wenn es um den Dienstplan geht? Ist es ausdrücklich verboten, einen Dienstplan öffentlich im Unternehmen auszuhängen, ihn zu kopieren oder abzufotografieren? Das Bundesdatenschutzgesetz regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und setzt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU in Deutschland um. Nach §4BDSG hat jeder Bürger das Recht, selbst zu bestimmen, wem er seine persönlichen Daten preisgibt und wie oder wann diese genutzt werden können. Bei Verstößen gegen diesen gewährten Datenschutz können Bußgelder in Höhe von bis zu 50.000 Euro drohen.
Personenbezogene Daten im Schichtplan
Grundsätzlich gehört der Schichtplan zu den Dokumenten, die personenbezogene Daten beinhalten. Zu diesen Daten gehören unter anderem der Klarname, die Adresse und das Geburtsdatum, aber auch die Arbeitszeiten, Urlaubs- und Krankheitstage sowie Überstunden. Diese Daten dürfen auch innerhalb eines Unternehmens nicht einfach veröffentlicht werden. Hat jemand böse Absichten, könnten diese Daten gegen die betreffenden Mitarbeiter verwendet werden. Dies reicht von Uneinigkeiten im Team bzgl. der Überstunden oder Urlaubstage bestimmter Mitarbeiter bis hin zur Information, dass Mitarbeiter Mustermann demnächst für 3 Wochen im Urlaub ist und seine Wohnung demnach vermutlich ein gefundenes Fressen für Einbrecher wäre. Doch selbst, wenn alle es gut meinen, bleibt es jedem Mitarbeiter selbst überlassen, ob er seine persönlichen Daten wie Überstunden, Arbeitszeiten, Urlaubstage, etc. mit allen Kollegen teilen möchte.
Rechteverwaltung
In shyftplan wird der Datenschutz durch die Rechteverwaltung, also die Vergabe und Verwaltung der einzelnen Sicht- und Bearbeitungsrechte der Mitarbeiter, gewährleistet. Dank dieser Rechteverwaltung ist es möglich, dass jeder Mitarbeiter nur das sieht und verändern kann, was er zum Arbeiten braucht während die Daten der Mitarbeiter geschützt bleiben. Eine gute Rechteverwaltung stellt den Schutz der personenbezogenen Daten sicher, ohne dass die Funktionalität des Schichtplans darunter leidet und schafft somit eine solide Grundlage für den Datenschutz innerhalb eines Unternehmens.
Datenschutz in der Schichtplanung
Die Antwort auf die Frage, ob es ausdrücklich verboten ist, den Dienstplan auszuhängen, lautet also: Jein. Möchte man den Schichtplan öffentlich aushängen, besteht die Möglichkeit der Anonymisierung oder Pseudonymisierung. Dadurch ist die Zuordnung der abgebildeten Daten zu einer bestimmten Person nicht mehr möglich bzw. stark erschwert. So kann jeder Mitarbeiter sehen, wann er oder sie gearbeitet hat bzw. arbeiten wird, weiß aber nicht auch gleichzeitig, wann die anderen Mitarbeiter eingeteilt sind. Gleiches gilt für den Urlaubsplan oder eingetragene Überstunden. In Bezug auf einen Schichttausch oder die Suche nach Ersatz, falls jemand spontan ausfällt, ist den Mitarbeitern damit leider noch nicht geholfen, hierfür muss in diesem Fall eine andere Lösung gefunden werden.
Schichtplan aushängen – Einwilligungserklärung
Eine weitere Möglichkeit, um den Aushang eines Schichtplans weiterhin zu ermöglichen, ist das Einholen einer schriftlichen Einverständniserklärung der Mitarbeiter. Stimmen ausnahmslos alle Mitarbeiter ausdrücklich einer Veröffentlichung des Dienstplans zu und es haben keine fremden Personen Zugang zu den entsprechenden Räumlichkeiten, kann der Schichtplan auch weiterhin ausgehangen werden. Dies schließt jedoch keine Erlaubnis zum Kopieren bzw. Abfotografieren des Plans ein, da der Plan auf diese Weise (auch unabsichtlich) unternehmensfremden Personen zugänglich gemacht werden könnte. Wer einen Dienstplan, der personenbezogene Daten Anderer enthält, kopiert oder abfotografiert, verstößt damit gegen das Bundesdatenschutzgesetz.
Grundsätzlich ist zu beachten, dass Mitarbeiter keinen Anspruch auf die Veröffentlichung des gesamten Dienstplans oder gar eine Kopie des Plans haben, auch nicht zwecks Schichttausch oder Urlaubsplanung. Dieser Blogpost wurde vom shyftplan-Team mit viel Arbeit und Liebe recherchiert und nach bestem Wissen und Gewissen verfasst. Er ersetzt im Zweifelsfall jedoch keine Rechtsberatung. Wenn du wichtige Fragen zum Thema Datenschutz klären möchtest, wende dich also am besten an einen Datenschutzbeauftragten oder die Anwältin deines Vertrauens.
Mit shyftplan ist der Dienstplan immer aktuell und online verfügbar
Das Thema Datenschutz und Dienstplan aushängen umgehen Sie mit unserer Software ganz elegant. Die Schichtpläne sind immer online und in unserer App für alle zugänglich. Der Datenschutz wird durch die Rechteverwaltung, also die Vergabe und Verwaltung der einzelnen Sicht- und Bearbeitungsrechte der Mitarbeiter, gewährleistet.
Da bei einem Dienstplan personenbezogene Daten benötigt werden, greift hier selbstverständlich auch der Datenschutz. So darf ein Schichtplan nicht einfach für alle sichtbar ausgehängt und schon gar nicht abfotografiert und beispielsweise per Messenger verschickt werden – was aber insbesondere bei kleineren Betrieben oft der Fall ist. Doch auch in größeren Betrieben gibt es eine problematische Beziehung zwischen Dienstplan und Datenschutz: Gibt es zum Beispiel ein Excel-Dokument, auf das alle Mitarbeiter zugreifen und somit die persönlichen Daten Dritter einsehen können, wird der Datenschutz verletzt. Daher gilt: Ein Schichtplan ist ein Dokument mit vertraulichen, persönlichen Daten und sollte auch als ein solches behandelt werden.
Beim Datenschutz ist das Gesetz für Dienstpläne eindeutig: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch darauf, den gesamten Schichttplan einzusehen. Genauso hat jeder Mitarbeiter das Recht, eine Veröffentlichung des Dienstplans zu verhindern – auch innerhalb des Unternehmens.
Hängen Sie Schichtpläne niemals öffentlich aus. Schicken Sie keine Fotos von Schichtplänen an Ihre Mitarbeiter. Beschränken Sie den Zugriff der Mitarbeiter auf Dienstplan-Dateien, etwa im Intranet. Sorgen Sie dafür, dass jeder Mitarbeiter nur seine eigenen Daten einsehen kann. Eine Dienstplanungssoftware kann dabei helfen, einen datenschutzkonformen Dienstplan zu erstellen. Damit sind vor allem größere Unternehmen auf der sicheren Seite, da intelligente Lösungen bei der Erstellung von Dienstplänen auch auf Gesetze und rechtliche Vorgaben achten.
