Landratsamt Karlsruhe -
Öffentlicher Dienst

Im Kampf gegen das Virus zählt jede Minute. Ein effizienter, zeitsparender Prozessablauf ist daher absolut notwendig. Entdecken Sie, wie unsere smarten Lösungen ihren Beitrag zur Eindämmung der Pandemie geleistet haben.

Die Herausforderung

2020: Mitten in der Corona-Pandemie ist das Gesundheitsamt Karlsruhe zuständig für die reibungslose Verfolgung der Kontaktpersonen von Covid-19-Patienten. Da sich die Zahlen und Auflagen schnell ändern, ist die Personaleinsatzplanung besonders herausfordernd. Das Amt sah sich also mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

“Da wir den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit geben wollten, sich möglichst flexibel und ortsunabhängig ihre Dienstplanungen vorzunehmen, schätzen wir die Vorteile der nutzerfreundlichen App.” - Ulrich Max, Verantwortlicher Personal- und Organisationsamt, Landratsamt Karlsruhe.


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Das Problem

Für die Einsatzplanung setzte das Landratsamt auf Excel-Tabellen. Das hatte den entscheidenden Nachteil, dass Schichtänderungen nur schwer in den Teams kommuniziert werden konnten. Bei kurzfristigen Ausfällen (wie etwa durch Quarantänemaßnahmen oder Krankheit) und Schichtänderungen waren viele Telefonate mit Mitarbeitern notwendig – wertvolle Zeit, die für die eigentliche Arbeit der Kontaktverfolgung fehlte. Außerdem konnten die Planer nicht sicher sein, dass alle Mitarbeiter die Änderungen auf den ausgedruckten Plänen auch mitbekamen.

Gefragt war also eine Lösung, mit der das Gesundheitsamt nicht nur die Schichten schnell planen, sondern auch die entsprechende Kommunikation rund um die Dispositionen einfach gestalten konnte.

Die Lösung

Anfang 2021 implementierte shyftplan innerhalb kürzester Zeit eine digitale, automatisierte Personaleinsatzplanung im Gesundheitsamt. Die schnelle Programmierung der Softwarelösung war dabei ein entscheidender Faktor – denn die steigenden Infektionszahlen erforderten ein schnelles Handeln.

Das Resultat

Das Gesundheitsamt kann sich nun endlich wieder auf seine Kernaufgabe konzentrieren: die Kontaktnachverfolgung und die Koordinierung von Quarantänemaßnahmen. Für das Amt war es von größter Wichtigkeit, dass die Mitarbeiter in den Planungsprozess eingebunden wurden: Denn so konnte den Nutzern eine größtmögliche Selbstbestimmung eingeräumt werden. Die Software kann zudem die verschiedenen Teams und ihre Personalanforderungen sowie Schichten in Echtzeit übersichtlich abbilden und kommunizieren, was zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führt – und damit zu mehr Ausdauer in der Bekämpfung der Pandemie.

Folgende Features der Lösungen von shyftplan haben ihre Effizienz während der Corona-Pandemie für das Gesundheitsamt unter Beweis gestellt:

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Markus Stübing

Markus Stübing

Schichtplanungsexperte

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