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Landratsamt Karlsruhe - Öffentlicher Dienst

Im Kampf gegen das Virus zählt jede Minute. Ein effizienter, zeitsparender Prozessablauf ist daher absolut notwendig. Entdecken Sie, wie unsere smarten Lösungen ihren Beitrag zur Eindämmung der Pandemie geleistet haben.

Situation

Mitten in der Corona-Pandemie ist das Gesundheitsamt Karlsruhe zuständig für die reibungslose Verfolgung der Kontaktpersonen von Covid-19-Patienten. Da sich die Zahlen und Auflagen schnell ändern, ist die Personaleinsatzplanung besonders herausfordernd. Das Amt sah sich also mit folgenden Herausforderungen konfrontiert: Steigende oder sinkende Covid-19 Infektionszahlen sorgten für eine volatile Auslastung und die manuellen Bearbeitungen der Kontaktverfolgungen erforderten einen immensen Aufwand.

Herausforderung

Für die Einsatzplanung setzte das Landratsamt auf Excel-Tabellen. Das hatte den entscheidenden Nachteil, dass Schichtänderungen nur schwer in den Teams kommuniziert werden konnten. Bei kurzfristigen Ausfällen (wie etwa durch Quarantänemaßnahmen oder Krankheit) und Schichtänderungen waren viele Telefonate mit Mitarbeitern notwendig – wertvolle Zeit, die für die eigentliche Arbeit der Kontaktverfolgung fehlte. Außerdem konnten die Planer nicht sicher sein, dass alle Mitarbeiter die Änderungen auf den ausgedruckten Plänen auch mitbekamen. Gefragt war also eine Lösung, mit der das Gesundheitsamt nicht nur die Schichten schnell planen, sondern auch die entsprechende Kommunikation rund um die Dispositionen einfach gestalten konnte.

Shyftplan landratsamt karlsruhe 01
„Da wir den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Möglichkeit geben wollten, sich möglichst flexibel ortsunabhängig ihre Dienstplanungen vorzunehmen, schätzen wir die Vorteile der nutzerfreundlichen App.“
— Ulrich Max, Verantwortlicher Personal- und Organisationsamt, Landratsamt Karlsruhe

Lösung

Anfang 2021 implementierte shyftplan eine schnelle, digitale Personaleinsatzplanung im Gesundheitsamt, um auf die steigenden Infektionszahlen zu reagieren. Die Software ermöglicht es dem Amt, sich auf die Kontaktnachverfolgung und Koordinierung von Quarantänemaßnahmen zu konzentrieren. Mitarbeiter wurden in den Planungsprozess eingebunden, um ihre Selbstbestimmung zu fördern. Die Software bietet eine Echtzeitabbildung und Kommunikation von Teams, Personalanforderungen und Schichten, was die Mitarbeiterzufriedenheit steigert. Die Lösungen von shyftplan umfassen cloudbasiertes Workforce Management in Echtzeit, schnelle Implementierung der digitalen Lösung für flexible Reaktionen auf Infektionszahlen sowie Echtzeit-Personaleinsatzplanung und Abwesenheitsmanagement, das sich dynamischen Entwicklungen anpasst.

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