Im Kampf gegen das Virus zählt jede Minute. Ein effizienter, zeitsparender Prozessablauf ist daher absolut notwendig. Entdecken Sie, wie unsere smarten Lösungen ihren Beitrag zur Eindämmung der Pandemie geleistet haben.
2020: Mitten in der Corona-Pandemie ist das Gesundheitsamt Karlsruhe zuständig für die reibungslose Verfolgung der Kontaktpersonen von Covid-19-Patienten. Da sich die Zahlen und Auflagen schnell ändern, ist die Personaleinsatzplanung besonders herausfordernd. Das Amt sah sich also mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:
Steigende oder sinkende Covid-19 Infektionszahlen sorgten für eine volatile Auslastung
Die manuellen Bearbeitungen der Kontaktverfolgungen erforderten einen immensen, administrativen Aufwand
Die Personaleinsatz- und Abwesenheitsplanung gestaltete sich in der Pandemie als äußerst schwierig
“Da wir den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit geben wollten, sich möglichst flexibel und ortsunabhängig ihre Dienstplanungen vorzunehmen, schätzen wir die Vorteile der nutzerfreundlichen App.”
Ulrich Max, Verantwortlicher Personal- und Organisationsamt, Landratsamt Karlsruhe.
Das Problem
Für die Einsatzplanung setzte das Landratsamt auf Excel-Tabellen. Das hatte den entscheidenden Nachteil, dass Schichtänderungen nur schwer in den Teams kommuniziert werden konnten. Bei kurzfristigen Ausfällen (wie etwa durch Quarantänemaßnahmen oder Krankheit) und Schichtänderungen waren viele Telefonate mit Mitarbeitern notwendig – wertvolle Zeit, die für die eigentliche Arbeit der Kontaktverfolgung fehlte. Außerdem konnten die Planer nicht sicher sein, dass alle Mitarbeiter die Änderungen auf den ausgedruckten Plänen auch mitbekamen.
Gefragt war also eine Lösung, mit der das Gesundheitsamt nicht nur die Schichten schnell planen, sondern auch die entsprechende Kommunikation rund um die Dispositionen einfach gestalten konnte.
Die Lösung
Anfang 2021 implementierte shyftplan innerhalb kürzester Zeit eine digitale, automatisierte Personaleinsatzplanung im Gesundheitsamt. Die schnelle Programmierung der Softwarelösung war dabei ein entscheidender Faktor – denn die steigenden Infektionszahlen erforderten ein schnelles Handeln.
Das Resultat
Das Gesundheitsamt kann sich nun endlich wieder auf seine Kernaufgabe konzentrieren: die Kontaktnachverfolgung und die Koordinierung von Quarantänemaßnahmen. Für das Amt war es von größter Wichtigkeit, dass die Mitarbeiter in den Planungsprozess eingebunden wurden: Denn so konnte den Nutzern eine größtmögliche Selbstbestimmung eingeräumt werden. Die Software kann zudem die verschiedenen Teams und ihre Personalanforderungen sowie Schichten in Echtzeit übersichtlich abbilden und kommunizieren, was zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit führt – und damit zu mehr Ausdauer in der Bekämpfung der Pandemie.
Folgende Features der Lösungen von shyftplan haben ihre Effizienz während der Corona-Pandemie für das Gesundheitsamt unter Beweis gestellt:
Cloudbasiertes Workforce Management in Echtzeit, das überall verfügbar ist: ob im Home Office oder unterwegs
Schnelle Implementierung der digitalen Lösung, sodass schnell auf steigende und sinkende Infektionszahlen reagiert werden kann
Personaleinsatzplanung und Abwesenheitsmanagement in Echtzeit, das den laufenden Betrieb den dynamischen Entwicklungen der Pandemie direkt angepasst
Entdecken Sie den Landratsamt Use Case im Detail
Mehr zum Thema des cloudbasierten Workforce Managements beim Landratsamt Karlsruhe mit shyftplan erfahren Sie in unserem kostenlosen Whitepaper!
